Таск-трекер, который заботится о пользователях: как Kaiten помог компании «Фикус» за 2 дня перенести 400 проектов из Trello
Весной 2022 года у компании по озеленению «Фикус» осложнилась работа с частью иностранных инструментов для ведения проектов. Однако команде удалось найти альтернативную платформу, которая не только позволила систематизировать необходимый для работы функционал зарубежных систем, но и воплотила миссию бренда – заботу о пользователях.
Топ-менеджеры компании осознанного озеленения «Фикус» рассказали, как большая часть компании всего за пару недель перешла с Trello на Kaiten и продолжила вести проекты без потери данных.
В чем особенность ведения бизнеса в компании «Фикус»
Компания «Фикус» с 2008 года занимается офисным, промышленным и производственным озеленением. Начиналось все с маленького бюро, которому пришлось стартовать с нуля – тогда в России еще не было рынка коммерческого озеленения.
Создавая, по сути, одновременно рынок и спрос, к 2015 году компания стала лидером в своей нише. «Фикус» озеленял по всей стране крупнейшие объекты. Например, в аэропорту Симферополя компания создала самую большую «зеленую» стену в Европе. Сегодня клиенты компании осознанного озеленения – солидные заказчики, вроде Шереметьево, Газпрома, Сбербанка, банка «Открытие».
Особый акцент компания делает на осознанном подходе к реализации каждого проекта. Для этого за последние два года «Фикус» внедрил в свои проекты умные технологии. ИИ рассчитывает не просто количество растений и их расположение, но и влияние на людей. Например, если нужно озеленить офис, компания продумывает, как сделать так, чтобы озеленение повысило эффективность работы сотрудников и снизило стресс.
Как «Фикус» использовал осознанность для управления проектами
По мере накопления успешных проектов в портфолио команда компании разрасталась, а процессы в ней усложнялись. В этих условиях руководству необходимо было найти оптимальную модель управления командой и работами над проектами. Постепенно стало ясно, что жесткие конструкции, вроде строгих KPI, графиков работ и общих отчетных совещаний, работают неэффективно.
Так руководство пришло к двум ключевым задачам:
-
Выстроить прозрачные бизнес-процессы и столь же прозрачное распространение информации в командах.
-
Повысить осознанность и профессионализм сотрудников.
Александр Двоеглазов, CEO:
"Я определил и устранил те зоны и позиции, которые мешали развитию и заслоняли собой конечную цель. Например, мы убрали обязательное ежедневное присутствие в офисе, еженедельные совещания, избыточную отчетность. Вместо этого мы решили строить управление на доверии и просто не мешать сотрудникам выполнять их работу. Роль руководства же состояла в том, чтобы давать стратегическое видение и обеспечивать людей ресурсами".
От множества инструментов к единому решению
Долгое время бэк-офис «Фикуса» использовал в работе два инструмента для управления проектами – «Мегаплан» и Pipedrive.
Исходя из принципа осознанности возникла задача – систематизировать все технические решения и внедрить единую систему управления проектами вместо двух разрозненных. Компании нужен был один универсальный инструмент, который бы:
-
объединял необходимые для работы команд опции нескольких систем;
-
решал проблему затрат времени на перескакивание с одного инструмента на другой;
-
был сквозным настолько, чтобы весь офис понимал, из каких этапов состоит проект, какие задачи нужно выполнить.
Кирилл Казаков, COO, консультант по операционному менеджменту:
"Мы проделали серьезную работу по систематизации всех внутренних процессов в компании: управляющих и поддерживающих. С помощью декомпозиции систем построили диаграмму, в основу которой лег сквозной принцип из двух составляющих:
1. Есть клиент компании и этапы работы над его проектом.
2. Есть отделы внутри компании – задачи внутри компании постепенно перетекают от одного к другому по мере движения по этапам проекта.
Соответственно, нам понадобилась информационная система, которая будет поддерживать эту логику".
В компании рассматривали разные варианты, вроде Bitrix24 и Zoho CRM. Но с точки зрения логики соединения наглядного управления проектами с процессами и каскадной модели с гибкими настройками подошли только две платформы – Trello и Kaiten. Канбан-принцип этих продуктов отвечал логике рабочих процессов, принятых в «Фикусе».
От Trello к Kaiten
С американским таск-трекером Trello команда бэк-офиса начала работать в 2021 году. Тогда же компания узнала о Kaiten. Однако на тот момент в отечественном таск-трекере не хватало необходимого сотрудникам функционала.
В Trello «Фикус» работал почти год. Не без нюансов, но команду в платформе почти все устраивало. Сотрудники особенно отмечали гибкую настройку инструмента и возможность структурировать проект – одна колонка для каждого этапа.
А в начале весны 2022 разразился кризис.
Когда запускались первые пакеты санкций, стали очевидными два процесса.
-
Во-первых, курс рубля вел себя непредсказуемо.
-
Во-вторых, начался отток зарубежных компаний из России. Отключение Trello, который принадлежит американской компании Atlassian, был вопросом времени.
Кроме того, расчеты в Trello были привязаны к доллару. Когда доллар подскочил до 140 рублей, оплата подписки на иностранный сервис слишком нагружала бюджет компании. Да, курс доллара постепенно вернулся к докризисным значениям. Но риск очередных скачков остался.
Какие требования предъявлялись к таск-трекеру
На основе указанных факторов появилась задача – найти отечественную платформу ведения проектов, которая отвечала бы двум категориям требований: техническим и ценностным.
Технические:
-
систематизация всех необходимых функций в едином интерфейсе;
-
быстрая миграция без потери данных;
-
возможность глубокой аналитики рабочих процессов;
-
оплата, привязанная к рублю;
-
отсутствие риска блокировки доступа и резкого повышения стоимости.
Ценностные:
-
Наглядность. Важно, чтобы весь объем работ был представлен в простом и понятном виде.
-
Прозрачность. Когда каждый видит работу всех отделов компании, не нужны лишние планерки и директивное управление.
-
Возможность кастомизации. У каждого сотрудника есть возможность проявить индивидуальность и отойти от формализованных типовых решений.
-
Быстрая адаптация. Всем участникам команды должно быть спокойно и комфортно переходить на новый инструмент.
-
Поддержка каскадной, последовательной модели решения задач. Это позволяет четко видеть общую цель и находить время на творческую работу.
-
Возможность поделиться собранными данными о проекте с сотрудниками. Так членам команды гораздо легче находить необходимые сведения по любой теме. Это помогает структурировать собственные процессы: когда делишься информацией с коллегами, ее приходится упорядочивать.
-
Делегирование задач и отслеживание результатов без лишнего вмешательства в рабочий процесс. Каждый участник команды может сосредоточиться на своих обязанностях без давления со стороны руководства.
Тогда в «Фикусе» вспомнили про Kaiten. Технические специалисты проанализировали текущий функционал таск-трекера, за две недели протестировали платформу и приняли решение о «переезде».
Почему Kaiten?
В первую очередь в «Фикусе» отметили возможность быстрого экспорта данных из Trello. В обороте компании на тот момент находилось около 400 проектов с огромным количеством данных. Переносить такой объем вручную из одной системы в другую – сложная задача.
При этом необходимо было не только перенести задачи и сохранить их логику. Также важно было не вызвать у сотрудников чувство отторжения от незнакомого интерфейса.
Kaiten со своей задачей справился отлично. С помощью функции быстрого экспорта все проекты из Trello в Kaiten перенесли за выходные. Уже в понедельник сотрудники приступили к работе в новом таск-трекере.
Первые отзывы показали – офис получил отличный инструмент для управления проектами.
Как Kaiten соответствовал ценностям компании
Кроме быстрого переноса данных, сотрудники отметили, что отечественный таск-трекер полностью отвечает принципам осознанности с точки зрения простоты, отзывчивости, наглядности, удобства и функциональности.
В Kaiten оптимально продумана система коммуникаций и обмена информаций в карточках
Так, в таск-трекере есть возможность настраивать обмен данными: слева – раздел с вложениями, справа – раздел с коммуникациями. Презентации, фотографии, документы прикрепляются вложениями к проектам. За счет этого не возникает путаницы — каждый участник команды видит все нужные ему аттачи. В Trello же система обмена информацией выстраивалась в одно полотно, что не обеспечивало наглядность.
В Kaiten просто и удобно реализована функция ответа на сообщение
В Trello не было нативных способов отвечать на комментарии – приходилось использовать сложные «костыли».
В Kaiten гибкая фильтрация по проектам
В Kaiten можно найти любую информацию по любым параметрам.
В Kaiten есть возможность кастомизации важных данных
Этой опцией команда привыкла пользоваться еще во время работы в Trello. В Kaiten можно настроить обязательные поля для каждого типа карточек и для каждой доски, чтобы не тратить время на дополнение важной информации. Достаточно один раз настроить обязательные поля в карточках каждого типа или конкретной доски, и исполнители будут сразу указывать все необходимые данные по задаче.
Для каждой карточки в Kaiten можно задать визуальные настройки, которые облегчат работу с ней
Мария Романова, Head of Communications:
"Мне важно было понять, чем занимаются команды, какие проекты они ведут. Раньше нужно было вытаскивать эту информацию из каждого человека. Я тоже пользовалась Trello, но когда я пришла в Kaiten, только тогда я наконец поняла, что происходит, как связаны все процессы, кто и за что отвечает".
Первые итоги работы с Kaiten
За две недели использования Kaiten на отечественный таск-трекер перешел весь бэк-офис «Фикуса» – это около 40 человек. В компании отмечают, что сотрудники в целом быстро привыкли к новой платформе. В первую очередь – за счет сохранения логики ведения рабочих процессов и интуитивного интерфейса.
Сотрудники получили самые главные функции:
-
завели проект;
-
добавили в него информацию;
-
обменялись данными внутри проекта;
-
увидели все уведомления о происходящем;
-
отследили движение проекта по этапам.
Команда быстро разобралась с ядром платформы. В детали сотрудники глубоко не забирались, но отмечали – функционал и возможности таск-трекера видны невооруженным взглядом.
Без технических проблем, к сожалению, не обошлось. Так, при переезде данные перенеслись в полном объеме, однако комментарии стали общими. Из-за этого сотрудникам первое время было непросто найти, кто, что и кому писал. Случались и небольшие огрехи, вроде дублирования контактов.
Впрочем, критических ошибок в работе таск-трекера не было. А все замеченные недочеты быстро решались с помощью отзывчивой службы техподдержки Kaiten.
Кирилл Казаков, COO, консультант по операционному менеджменту
«Trello – платформа, с которой работают десятки миллионов пользователей. Такая высокая нагрузка порой приводила к тому, что сервис подвисал. При этом все технические вопросы адресовались мне, после чего мне же приходилось отправлять запросы в Atlassian. И отвечали там только через неделю. Иногда приходилось разбираться самому, что здорово съедало рабочее время. Kaiten тоже иногда подвисает, но «глюки» быстро чинят. Особенно для нашей компании важно, что любой сотрудник может отправить запрос в техподдержку и быстро получить ответ, минуя неудобную бюрократическую цепочку».
Таким образом, Kaiten стал для «Фикуса» отличным инструментом, который позволяет управлять сложными проектами. Отечественный продукт не только обеспечил весь необходимый набор функций. Kaiten полностью отражает миссию компании – заботу о пользователях. В ближайшее время бюро фитодизайна не планирует искать что-то новое – в этом попросту нет смысла.
Если вы ищете инструмент для прозрачного и эффективного управления проектами и командой, присмотритесь к
Kaiten. Полную функциональность таск-трекера можно оценить бесплатно и без привязки карты.
На заглавном фото - офис Joom после озеленения.
Авторы проекта: OFFCON Architectural Bureau. Автор фото: Илья Иванов
Опубликовано 07.06.2022
Кирилл Казаков, COO, консультант по операционному менеджменту
«Мы видим, что Kaiten совмещает в себе CRM-функцию в плане воронки продаж с методологией управления проектами waterfall. Эта каскадная модель позволяет последовательно переходить от одного этапа к другому в сложно организованных проектах с длинными циклами заключения сделки. Канбан-логика Kaiten в этом смысле очень помогает».