Управленческая отчетность «на кончиках пальцев»
Для принятия управленческих решений бизнесу нужна информация, в том числе финансовая. Чем быстрее она будет предоставлена, чем детальнее, прозрачнее и достовернее подготовлена, тем больше вероятность принятия правильного и своевременного решения. В АО «Группа компаний «Медси», крупнейшей в стране федеральной частной сети лечебно-профилактических учреждений, реализован проект по консолидации финансовой управленческой отчетности на базе системы «1С: Управление холдингом», позволяющей бизнес-пользователям получать финансовую информацию любой степени детализации. Мы попросили рассказать об этом проекте начальника управления учета и отчетности департамента бюджетирования и контроллинга АО «Группа компаний «Медси» Дениса Черненко.
Чем занимается ваше управление?
Важная часть деятельности подразделения — подготовка управленческой отчетности в части финансовых показателей для менеджмента компании. Стандартизированная управленческая отчетность позволяет видеть ситуацию в компании в целом и сопоставлять один бизнес-актив с другим. Без средств автоматизации консолидация информации очень затруднительна, т.к. требуется свести данные из разнородных учетных систем и привести их к единому формату представления. А требования к управленческой отчетности высоки: она должна поддерживать множество различных срезов и обладать глубиной детализации вплоть до единичной бухгалтерской проводки, чтобы любой менеджер или финансовый контролер мог увидеть результаты работы в тех аспектах, которые ему необходимы. Без автоматизации процесса консолидации сделать это возможно, однако подобный способ будет слишком затратным и неэффективным. Поэтому в компании было принято решение автоматизировать процесс консолидации данных и подготовки управленческой отчетности в части финансовых показателей.
Является ли проект по консолидации управленческой отчетности реакцией бизнеса на кризисную ситуацию, когда приходится считать каждый рубль и экономить везде, где только возможно?
Со своей стороны могу сказать, что в связи с кризисной ситуацией в экономике повышаются требования к управленческой отчетности, чтобы дать возможность руководству компании более тонко управлять бизнесом. Ведь когда все стабильно и дела идут отлично, достаточно просмотреть ситуацию «по верхам», но если положение в стране и в бизнесе осложняется, возникает необходимость анализировать внимательно и скрупулезно, в большем количестве разрезов. В этом случае управленческая отчетность должна готовиться в более сжатые сроки, поскольку бизнес не может затягивать принятие решений. В определенный момент становится невозможным оперативно контролировать ситуацию старыми средствами, с помощью таблиц Excel. Собственно говоря, с этим мы и столкнулись. Но это не единственные предпосылки для реализации нашего проекта. Любой проект подобного масштаба запускается для решения множества задач. Какие-то из них были поставлены изначально, какие-то появились с течением времени, уже в процессе работ. Проект стартовал еще до ухудшения экономической ситуации в стране, и мы ставили целью унифицировать и углубить потенциальные возможности по реконсиляции показателей управленческой отчетности, сократить трудозатраты и сроки ее подготовки, а также оптимизировать процессы и количество сотрудников, участвующих в этом.
Всегда приходится что-то «ломать», особенно когда речь идет о бизнес-процессах в различных организациях, объединенных в рамках группы или холдинга. Насколько серьезными были изменения?
В том, что касается непосредственно бизнеса, процессы практически не изменились. В области учетных операций произошли перемены, но они напрямую не касались бизнес-процессов, а имели отношение именно к учету. Например, потребовалась углубленная детализация при формировании резервов расходов. Поскольку система не трансформирует отчетность, а осуществляет проводочную трансляцию, был введен новый регламент для исходных бухгалтерских данных — сейчас они должны содержать больше аналитики чем это требовалось раньше.
Потребовалось ли дорабатывать систему в соответствии с особенностями учета в вашей компании?
Основная доработка касалась возможности трансляции данных на самом низком уровне детализации «проводка в проводку», автоматического сбора информации из баз «1С» различных версий, а также наших специфических потребностей в учете. Например, это относилось к механизмам распределения затрат и корректировки прочих доходов и расходов. Эти аспекты и были доработаны с учетом наших пожеланий, также были незначительные доработки интерфейса некоторых блоков базовой функциональности для удобства пользователей.
У вас для учета используются только продукты «1С» или есть системы и от других производителей?
Управленческий учет работает на «1С» и на Excel. Но вообще в компании сейчас используются системы и от других поставщиков, как правило, это специализированные медицинские приложения. В проекте 2015г. необходимость интеграции с ними была вынесена за рамки проекта. Управленческий учет базируется прежде всего на бухгалтерском, и именно потому оптимизация интеграции с бухгалтерскими системами обеспечила наши потребности практически на 95%.
В какой последовательности осуществлялся проект? Какие сложности возникали при его реализации?
К началу проекта все процессы у нас уже были отлажены. Мы решили сами бизнес-процессы не менять, а взять все «как есть». В связи с этим был создан дизайн, описывающий, что и где мы храним и в какой последовательности действуем. Далее мы вместе с подрядчиком сформулировали правила трансляции бухгалтерских данных, а параллельно велось проектирование автоматизированных рабочих мест пользователей. Одновременно разрабатывался необходимый пакет отчетов. Самым сложным этапом проекта можно назвать формирование единых правил трансляции из бухгалтерского учета в управленческий, поскольку следовало принять во внимание разнородность баз данных. Но эту задачу мы решили, поскольку, я уже говорил, были сделаны рекомендации по расширению списка минимально необходимых аналитик бухгалтерских записей, по большей части технического характера.
Как сами сотрудники бухгалтерских подразделений восприняли проект? Ведь в их работе произошли некоторые изменения?
Сотрудники смежных подразделений, участвующие в процессах подготовки финансовой управленческой отчетности, восприняли проект положительно, поскольку раньше им приходилось помимо регламентированной бухгалтерской отчетности заполнять дополнительные формы, необходимые для консолидации финансового управленческого учета. Фактически они выполняли часть функций по подготовке «управленки», хотя это и не входит в их обязанности. Теперь потребность в столь трудоемких процессах отпала. Новые регламенты не расходятся с правилами бухгалтерского учета, разве что предусматривают ввод некоторой дополнительной аналитики, но эти трудозатраты намного меньше, чем подготовка промежуточного слоя для управленческой отчетности — то, что раньше выполняли специалисты смежных подразделений.
Те же сотрудники, которые занимаются финансовым управленческим учетом, не только приняли проект с энтузиазмом, но и принимали активное участие в его реализации, поскольку когда ты работаешь одновременно с десятью таблицами Excel, нужно быть предельно внимательным, чтобы не допустить ошибок при репликации корректировок от файла к файлу, а это очень тяжело, да еще и Excel-программы нередко "тормозят" или дают сбои. Сейчас вся информация находится буквально «на кончиках пальцев», ты можешь «дотянуться» до любой проводки, увидеть исходник, сделать одновременно идентичные корректировки, проверить эффект и итог. Теперь подготовка финансовой управленческой отчетности акцентируется на бизнесе: за счет минимизации трудозатрат на выполнение технической работы у сотрудников появилась возможность более тщательно анализировать данные, приходящие из бухгалтерских систем, уделять больше внимания корректной классификации затрат, что в конечном итоге ведет к повышению качества отчетности в целом.
Какие финансовые выгоды для вашей компании принес проект по консолидации управленческой отчетности?
Если говорить о финансовой выгоде, то это оптимизация персонала, занятого в подготовке отчетности. Сама отчетность стала более прозрачной и детализированной, можно в сжатые сроки делать срезы данных «здесь и сейчас», столь необходимые бизнесу. Раньше это было очень затратно как по времени, так и по ресурсам, а сейчас такая возможность появилась.
Опубликовано 25.05.2016