УправлениеИТ Директор

Выездные конференции

Рустэм Хайретдинов | 28.06.2013

Выездные конференции

Из всех маркетинговых мероприятий наиболее полезны для маленького вендора выездные мероприятия, где можно пообщаться с заказчиками.
Из всех маркетинговых мероприятий наиболее полезны для маленького вендора выездные мероприятия, где можно пообщаться с заказчиками. Иногда они бывают практически индивидуальными — только ты, заказчик и какая-нибудь зарубежная выставка. 

Или многотысячными, чем обычно грешат американские вендоры, собирающие VIP-клиентов в огромных гостиницах где-нибудь в Вегасе. При всем разнообразии тем подобных конференций, развлекательных программ и совместных активностей, всем от таких встреч всем нужно одно — в свободной обстановке за обедом, а лучше вечерком в баре, спокойно поговорить с потенциальным клиентом.

Зачем вендоры ездят на конференции

Даже небольшой неторопливый разговор полузнакомых людей дает больше, чем часовая презентация в офисе у заказчика. Речь вовсе не об обсуждении способов коррупции, как любят фантазировать те, кого на такие выезды не берут. Если после совместной поездки куда-то один человек купил продукт или услугу у другого человека, это означает, что они всего-то нашли общий язык. Зачастую разговоры не только о ценах, но и продуктах на таких встречах не ведутся — на первой встрече два человека решают, стоит ли продолжать общаться. Такой разговор не может состояться в офисе одного из участников беседы — не тот регламент, есть формальный повод для встречи (это даже и встречей не называется, а переговорами или презентацией). Да и в ресторане в городе, в котором работает один из участников разговора, такой разговор вряд ли случится. Должно быть приглашение на встречу, а согласие «пообщаться в неформальной обстановке на нейтральной территории» там, где можно встретиться и в офисе, — не полезно для репутации. 

Поэтому только так должно начинаться идеальное первое знакомство продавца и покупателя — два уставших от дневной суеты профессионала «случайно» оказались в одном месте в одно время. Оба знают правила игры и могут в любой момент отказаться от продолжения беседы. Если есть несколько дней, то в первый день вообще можно о делах не говорить — просто познакомиться. 

Идеально, чтобы о тебе, твоей компании и твоем решении сказал кто-то третий, лучше всего — общий знакомый. Это придает доверие информации — приличный человек не будет хвастаться о себе, а похвалить товарища — всегда не зазорно. И такое представление сразу же ставится референсом, рекомендацией иметь с тобой дело. Если доверенный информационный канал налажен, то рано или поздно он превратится в финансовый.

Знакомство в неформальной обстановке — это единственное, за чем отправляются на выездные конференции. Возможность позвонить на мобильный, назвать по имени, вспомнить поездку. Что бы ни говорили организаторы и участники, все остальные цели проездки — посещение новых мест, получение информации о каких-то решениях — сопутствующие. 

На этом закончим описание поставленных задач и начнем выбирать критерии хороших выездных конференций, за которые стоит платить деньги. Итак, в порядке убывания важности.

Ключевые участники

Первое, на что обращает внимание маленький вендор, — какие люди из каких компаний приглашены. Если нет интересных для бизнеса заказчиков — деловая поездка превращается просто в турпоездку. Надо внимательно смотреть списки участников и не путать «приглашенных» с «согласившимися» — часто бывает так, что в аэропорту вы встретите совсем не тех людей, за общение с которыми заплатили деньги. Если организатор приличный, то, скорее всего, вас честно проинформируют, кто не сможет поехать даже после того, как вы дали согласие участвовать — и предоставят возможность отказаться. При планировании таких мероприятий сложно со стопроцентной вероятностью гарантировать участие конкретных людей: есть визы, которые могут не дать, есть начальство, которое может не отпустить в последний момент, есть семейные обстоятельства и здоровье — важно лишь, чтобы вам вовремя давали информацию об актуальном статусе.

Не так давно мне пришлось участвовать в конференции, на которой не было ни одного заказчика — ни одному не дали визу. Поэтому вся программа проходила с участием интергатора и нескольких вендоров-спонсоров. Но это, как говорят математики, «предельный случай», единственный в моей двадцатилетней практике поездок. Гораздо хуже бывает, когда в списке указан один человек из компании, например CIO, а в конференции участвует совсем другой, скажем, программист. Приглашение, пришедшее на имя босса, отдается заместителю, тот передает еще ниже по иерархии — и вот уже вместо того, чтобы выписать программисту премию, его непосредственный начальник награждает его поездкой. Организаторы не внакладе — «уважили» большого начальника приглашением, будет помнить. Приглашенный тоже доволен, сэкономил премиальные. И только спонсор везет за свой счет наверняка приятного человека, к бизнесу никакого отношения не имеющего.

Этот пункт самый важный, можно сказать — единственно важный. Мне приходилось ездить на неделю на другой конец света ради получасового разговора с будущим заказчиком, но это окупает затраченные время и деньги.

Остальные участники

Хорошо, чтобы с нужными заказчиками поехали и текущие заказчики, которые скажут добрые слова о тебе и о продукте. И чтобы такой заказчик был не в одиночестве — три довольных заказчика создадут у «незаказчика» ощущение типа «все давно пользуются, а я один, как дурак, про это ничего не знаю». Идеальное соотношение заказчиков к «незаказчикам» — 1:2, это позволяет и передать референс, не разговаривая с каждым новым заказчиком с самого начала, и набрать новых лидов.

Важно смотреть не только на заказчиков, но и на других спонсоров. Идеально, когда нет конкурентов, тогда есть возможность представлять на конференции всю свою продуктовую группу. Если конкуренты или те, кто считает себя твоими конкурентами (это не одно и то же), все же есть, то надо переходить к изучению программы конференции.

Количество участников тоже важно — иногда интеграторы любят вывозить всех своих заказчиков и половину сотрудников, почти сотню. Это значит, что поговорить и даже познакомиться с каждым за три-четыре дня не удастся. Идеальное количество участников ограничено размерами автобуса — как только появляется, условно говоря, «второй автобус», компания распадается и командный дух исчезает.  

Также важно смотреть, чтобы компания была однородной и «с общими жизненными ценностями», иначе она быстро распадется на группы: одни будут искать приключений в злачных местах, а другие — распивать привезенную с собой водку и петь комсомольские песни.  

Деловая программа

Исходя из описанной концепции завязывания отношений, выступление с презентацией вовсе не обязательно. Во-первых, не факт, что ее придут слушать — обычно дисциплина посещений деловой части хромает, особенно в других часовых поясах, и организаторы, понимая, что основная работа идет в кулуарах, не слишком заботятся о посещаемости деловой части. Во-вторых, деловая часть на таких конференциях редко занимает больше одного дня, гораздо чаще — полдня, с утра и до обеда. В это время надо «уложить» всех споносоров и пяток докладов от организатора, так что каждому достается 10–20 минут, за которые ничего важного сказать не успеваешь. Поскольку мы всегда платим по минимуму, лишь бы взяли, нас запихивают в самый конец деловой программы, докладчиков из ИБ и ИТ никто не учит укладываться в регламент выступления, поэтому больше 10 минут на таких конференциях мне ни разу не доставалось. Последним выступать даже хорошо — можно подытожить, сослаться на предыдущих ораторов и покритиковать конкурента — он уже не успеет во время деловой части оправдаться. Главное ведь — поставить на презентации вопросы, отвечать на которые придется в кулуарах.

Важно, когда именно начнется деловая программа. Раньше я считал, что чем раньше, тем лучше — после твоего выступления в первый же день все уже будут знать, кто ты и чем занимаешься. Потом понял, что в первый день еще не все друг друга знают и поэтому довольно скованы, не задают вопросов. Вот почему сейчас для нас идеальным является выступление на второй или третий день — еще и удается «нагнать» людей на презентацию посылом «давайте об этом не сейчас, я как раз тему затрону на выступлении».

Место и способ проведения конференции

Если в начале 90-х выезд на неделю в Карловы Вары или Турцию воспринимался участниками на ура, то сейчас, когда все везде побывали, организаторы конференций ломают головы, как бы сделать поездку поэкзотичнее. Ведь главная задача — привлечь участников-заказчиков, и что-то мне подсказывает, что в Турцию они могут поехать только за эксклюзивным контентом, который организаторы обычно предложить не могут — будут обычные презентации «про продукты». Поэтому участников «ловят» не на контент, а на «место», причем не обязательно на другой стороне глобуса. Сейчас очень патриотично ездить и по России — у нас есть что посмотреть. Просто маршруты выбираются не «заезженные», такие, что сам, без конференции, не соберешься.

Не важно, где именно будет конференция, важно, предусмотрена ли в программе возможность не спеша пообщаться. Поэтому желание организаторов сделать поездку «интереснее», запланировать как можно больше экскурсий, идет вразрез с основной целью конференции — пообщаться. А потому гостиница на берегу моря предпочтительнее длительных автобусных экскурсий даже по самым красивым местам. Идеальна длительная поездка на пароходе, не важно где — Байкал, Волга или Карибы — и пейзаж меняется, и люди не торопясь общаются.

Организовать удачное выездное мероприятие — тяжелая работа. Участники — занятые люди с разными интересами. Главное понимать, что цель конференции — дать профессионалам пообщаться в комфортной обстановке. Всего остального — и информации о продуктах, и интересных мест — в их жизни и так хватает.

Журнал: Журнал IT-Manager [№ 06/2013], Подписка на журналы

Об авторах

Рустэм Хайретдинов

Рустэм Хайретдинов

Генеральный директор компании "Атак Киллер". VP ИнфоВотч.


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Другие материалы рубрики

Мысли вслух

Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.
Сейчас мы вступаем в следующую фазу выздоровления и восстановления, но гибридный мир никуда не денется
В России опрос показал: 48% составляют технооптимисты, а больше половины – технофобы и техноскептики.

Компании сообщают

Мероприятия