Несколько советов тем, кто мечтает стать руководителем отдела ИТ
Всё, что связано с ИТ, достаточно молодо. Какие-то стандарты на государственном уровне только зарождаются. Поэтому во многих компаниях абсолютно разное отношение к информационным технологиям и самой службе. Никаких универсальных советов быть не может, можно лишь поделиться личным опытом.
Заниматься просвещением
Первая особенность, которая возникает ввиду молодости нашей профессии, – не полное понимание, чем же отдел ИТ занимается. Для многих людей, в том числе руководителей предприятий, айтишник – это супермен, который и компьютер соберет, и вирусы обнаружит, и сайт напишет, и обмен данными между приложениями организует, и против любой DDoS-атаки выстоит. А еще можно ему принести незнакомую систему видеонаблюдения или томограф и он там что-то запрограммирует.
Действительно, ИТ-специалист все вышеперечисленные задачи сможет сделать с большей вероятностью, чем не ИТ-специалист. Однако область ИТ сейчас настолько огромна, что универсальных специалистов на все случаи не может быть, и если сложную задачу нужно решить в короткие сроки и качественно, надо искать исполнителя именно в этой сфере. Если ваш руководитель этого не понимает, то это не его проблема, а ваша. Нужно в числе прочего заниматься просвещением и объяснять, как и что работает. Многие руководители не вдаются в подробности работы отдела ИТ (что очень хорошо), а ваша задача – не только делать хорошо то, что вам доверили, но и время от времени рассказывать о своей работе.
Внедрение и поддержка – существенная часть любого проекта
Вторая особенность возникает по той же причине. Как правило, в небольших предприятиях отдел ИТ занимается и поддержкой, и развитием. Предположим, на предприятии появляется какой-то новый софт или автоматизируются новые бизнес-процессы. Многие руководители предполагают, что после того, как софт приобретен или процесс автоматизирован, отдел ИТ расслабляется и целыми днями играет в танки. На самом деле процесс внедрения и последующей поддержки и развития имеет огромное значение – без его качественного выполнения проект вообще не стоит начинать. Но поддержка и последующее развитие – это большие затраты со стороны ИТ. Ваша задача – до начала работ заложить эти затраты в смету проекта. Вполне возможно, после такой информации руководство откажется от сомнительного проекта.
Баланс между поддержкой инфраструктуры и новыми разработками
Итак, мы подошли к главному. Допустим, отдел ИТ покорил некие высоты и внедрил десяток проектов, например почтовый сервер, сервер баз данных, CRM, корпоративный портал. Каждое утро отдел ИТ ждут какие-то сюрпризы вроде неработающих серверов, сервисов и т. п. Соответственно, в первую очередь логично починить все сервисы и затем заниматься разработкой новых. Однако здесь есть проблема. Когда компания внедряет новые сервисы, то обычно оговариваются сроки. А как можно уложиться в сроки, если нельзя спрогнозировать все поломки, которые произойдут, пока идет новый проект?
Таким образом, я бы так описал главную задачу ИТ-службы на уже работающем предприятии:
1. Обеспечивать работоспособность всех имеющихся сервисов и в максимально короткие сроки устранять все неисправности.
2. Если есть ресурсы или возможность делать это через аутсорсинг – внедрять новые проекты при условии, что их поддержка учтена.
Почему я акцентирую внимание на первом пункте? Каким бы замечательным проектом вы сейчас ни занимались, если закрываете глаза на неработающую почту или еще какие-то жизненно важные сервисы, то, возможно, ваш новый проект уже никому не понадобится. Вы помножили на ноль усилия других отделов, и компания просто закроется, и всё.
Выбирать только лучшее для своей компании
Несколько слов по собственно самим проектам. Каждый день в мире появляется огромное количество новых сервисов, приложений. Задача ИТ-руководителя – не проспать что-то действительно важное. При этом едва ли менее значимая задача – не впустить в компанию то, что ей не нужно. У разработчиков софта, приложений, сервисов сейчас, как правило, великолепные маркетологи. Они очень умело описывают все достоинства своих продуктов. Задача руководителя ИТ-отдела – трезво оценить предложения и ответить на два вопроса: действительно ли этот проект имеет описанную маркетологами ценность, а главное – действительно ли именно его компании нужен такой продукт? Я бы сравнил решение этих вопросов с работой брандмауэра. Ваша задача – не пропустить нежелательный трафик маркетологов и, разумеется, впустить жизненно важный трафик в свою компанию.
Семь раз отмерь, один раз отрежь
Когда вы приняли решение, что проект хороший, ваша задача – грамотно все просчитать и преподнести этот проект руководству компании. Нужно просчитать экономическую целесообразность, все возможные материальные и нематериальные затраты, обязательно продумать, кто и на каком этапе будет отвечать за проект, не забыть выделить ресурсы не только на разработку, но и на внедрение и последующую доработку.
Узнавай про дедлайн и выдерживай сроки
При выполнении какой-то задачи всегда интересуйся у бизнеса о допустимых сроках. Какие-то задачи можно задержать на несколько дней и от этого бизнес не пострадает, а какие-то и с опозданием в несколько часов уже не будут иметь смысла. Простой пример. Завтра в 10.00 руководство будет делать презентацию и вас просят подготовить оборудование (проектор, ноутбук) в новом помещении. Если не выполните работу точно к 10.00, она автоматически становится ненужной – никто не будет ждать, пока вы протянете провода, протестируете всё и т. п. Это, конечно, пример небольшого (хоть и крайне неприятного) провала, но есть ряд проектов, где часы и минуты могут поставить под угрозу работу всей компании. Если видите, что в сроки не укладываетесь, обязательно сообщите об этом заказчику. Он, возможно, сможет минимизировать свои потери, если заранее узнает о срыве.
Всегда ищем оптимальные решения
По работе внутри отдела, думаю, у всех всё индивидуально. Есть замечательная фраза, приписываемая Фердинанду Порше: «Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай сам». На очень маленьком предприятии это то, что надо. Однако по мере роста предприятия такой навык уже не требуется – теперь руководитель должен оптимальным образом решать все поставленные задачи. А оптимально и самостоятельно – это совсем не одно и то же.
Создавайте атмосферу
Готовьтесь самостоятельно набирать персонал в отдел или работать с теми, кто есть. Готовьтесь думать о мотивации ваших сотрудников и построении отношений внутри отдела и с другими отделами. На работе мы проводим большую часть жизни, и то, в какой атмосфере вы будете работать, во многом зависит от вас.
Установите правила игры и требуйте их соблюдения
По задачам, поступающим от пользователей и других отделов. Если на предприятии еще не установлены правила игры, то установите их. Это нужно сделать обязательно, согласовать и донести до всех. Этим вы снимете большое количество проблем. Представим ситуацию, что у рядового пользователя вышел из строя компьютер и вам нужно предоставить замену. Вы выдаете ему обычный компьютер с офисными приложениями, «1С», антивирусом и установленными принтерами. И тут пользователь говорит: «А еще у меня стояла программа по конвертации видео, редактированию pdf, переводчик, кодеки и т. п., и я привык, что они есть». Вы только что столкнулись с проблемой, которую сами себе создали: если бы у вас была подготовлена и доведена до всех политика работы в корпоративной сети или политика использования корпоративных ресурсов, то можно было там прописать, что «установка стороннего ПО, которое не требуется для выполнения непосредственных должностных обязанностей, не производится. Любое ПО приобретается только по письменному распоряжению руководителя отдела и с визой руководителя предприятия, а установка производится только силами отдела ИТ». Сделаете единожды такой документ и избавите себя от головной боли.
Немного о бюрократии и совместной работе
Не забывайте о бюрократии в хорошем значении этого слова. Всё, что касается ИТ, стоит дорого. Вы сами возьмете на себя ответственность за все расходы и будете отвечать перед собственниками? Зачем? Большинство проектов делается не для отдела ИТ, а для других отделов силами отдела ИТ. Вот и подключите руководителей этих отделов к разработке и утверждению затрат.
Просчитывайте, как лучше: своими силами или на аутсорсинг
Любую задачу можно решать своими силами или привлечь помощь со стороны. Купить сервер или арендовать в облаке? Делать интернет-магазин своими силами или привлечь профессионалов? Держать свой call-центр или отдать подрядчику? Я считаю, стремиться нужно к следующему. У вас должен быть пул проверенных подрядчиков на все случаи жизни. По любой поступившей задаче устраивайте конкурс между сотрудниками своего отдела и подрядчиками. Кто предложит лучшие условия, тот и получает задачу.
Выборочно применяйте AGILE
Есть некоторые вещи в методологии AGILE, с которыми я не согласен, однако ряд советов, безусловно, полезны. А именно:
• люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов;
• работающий продукт важнее исчерпывающей документации;
• сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта.
Будьте готовы к тому, что проект будет постоянно перерабатываться, чаще общайтесь с заказчиками. Если проект претерпевает изменения, не надо думать, что виноват заказчик, – виноваты обе стороны. Если бы с самого начала вы нашли оптимальное решение и убедили заказчика делать именно так, то никаких изменений не было бы. Помните: заказчик повторно обратится не к тому, кто отказался изменять условия проекта «поскольку так было прописано в договоре», а к тому, кто всегда качественно решает задачи, несмотря ни на какие открывшиеся обстоятельства.
Не забывайте учиться
У нашей профессии много плюсов. Однако есть и особенности. Издательства не успевают опубликовать книги, а технология или продукт уже устарели. Пожалуй, ни в одной другой области знания не устаревают так быстро. Законы Ньютона за прошедшее время не изменились, таблица Менделеева претерпела минимальные изменения, а вот кому сейчас требуется специалист, знающий MS DOS? Но ведь вы, возможно, прочитали массу книг по этой тематике, имели много практики и опыта. Никогда не останавливайтесь, продолжайте учиться.
Не надо пытаться знать всё
В силу того что область ИТ безгранична, вы никогда не будете знать абсолютно всего. В какой-то момент вы не сможете быть лучшим системным администратором, чем ваш системный администратор, лучшим программистом, чем ваши программисты, и т. д. Поэтому делайте фокус на следующих задачах:
1. В первую очередь отслеживайте технологии и решения, которые потенциально могут иметь применение в вашей сфере.
2. Следите за теми, кто работает с этими технологиями, и, когда примете решение что-то внедрять, постарайтесь воспользоваться чужим опытом, чтобы не проходить весь путь с нуля.
3. Оттачивайте именно навыки руководителя. Успешные руководители далеко не всегда гуру в своей предметной области, но за счет лидерских, ораторских качеств, харизмы добиваются отличных результатов.
Если вы в состоянии качественно выполнить все вышеперечисленные пункты, то поздравляю, вы отличный ИТ-руководитель.
Опубликовано 29.06.2017