Как управляют временем 27 топ-менеджеров
Профессор Гарварда Майкл Портер (Michael Porter) и декан Гарвардской школы бизнеса Нитин Норхиа (Nitin Norhia) еще в 2006 году начали собирать данные о том, как руководители крупных компаний управляют своим временем, и недавно опубликовали краткое резюме своего исследования в журнале Harvard Business Review.
Как рассказывает портал Business Insider, Портер и Норхиа попросили 27 руководителей компаний со средним объемом годовой выручки $13,1 млрд в течение трех месяцев вести учет рабочего времени, делая записи каждые 15 минут. По словам профессора Портера, одной из отличительных черт всех эффективных управленцев оказалось четкое планирование времени. «Личное время руководителя компании расписано на три – шесть месяцев вперед», - рассказывает Портер.
Тем не менее, как отмечается в исследовании, все топ-менеджеры тратят в среднем около 36% рабочего времени, реагируя на непредвиденные события. По мнению авторов статьи, руководителям необходимо своевременно и оперативно решать подобные ситуации, которые в противном случае могут заполнить собой весь рабочий график. Профессор Портер подчеркнул, что результаты исследования касаются не только директоров крупных компаний, но и всех руководителей вообще.
Одним из лучших решений для оптимального управления временем может быть планирование «реактивной работы». Как советует руководителям Ребекка Ньютон (Rebecca Newton), профессор London School of Economics: «Реалистично оценивайте время, необходимое для решения сиюминутных задач. Например, если вы знаете, что около 40% своего дня тратите, реагируя на запросы сотрудников и вновь возникшие обстоятельства, распланируйте лишь оставшиеся 60%». Как правило, руководители планируют все рабочее время до последней секунды, и вновь появляющиеся задачи рушат установленный график, рассказывает Ньютон.
Профессор информатики из Университета Джорджтауна Кэл Ньюпорт (Cal Newport), автор книги «В работу с головой», в своем блоге советует расписывать каждую минуту рабочего дня, включая время на «реагирование». Этот специалист также советует назначать на подобные блоки непредвиденной работы запасные задачи, например, «отвечаю на запросы клиентов, если появится свободное время в этом промежутке, поработать над проектом Х».
Все исследователи сходятся на том, что ключ к адекватному управлению временем для руководителей любого уровня – спланированная гибкость графика. Как минимум, она поможет меньше расстраиваться из-за нарушенных планов.