УправлениеИТ в бизнесе

Юлия Петрук: «Время независимых систем прошло»

| 13.05.2014

Юлия Петрук: «Время независимых систем прошло»

С конца 2012-го и до конца 2013 го барнаульская компания «КС-Консалтинг» реализовала интересный проект в Томской области, который среди подобных внедрений на муниципальном уровне, пожалуй, не имеет аналогов. Администрация городского округа Стрежевой интегрировала используемые в организации системы электронного документооборота «ДЕЛО» и eDocLib с модернизированным официальным сайтом муниципалитета. О проекте и первых результатах работы в интегрированных системах рассказала Юлия Викторовна Петрук, главный специалист управления делами администрации ГО Стрежевой.

В чем уникальность проекта в вашем муниципалитете? Ведь системы документооборота есть уже практически в каждой организации, да и сайтом городского округа тоже сегодня не удивишь. 

Уникальность этого проекта, конечно, не в наличии сайта или нескольких обособленных систем автоматизации работы с документами, а в том, что мы отказались от принципа «независимости» и интегрировали наши информационные системы, тем самым решив ряд новых задач. До начала проекта у нас уже работали системы «ДЕЛО», eDocLib и сайт. В «ДЕЛЕ» еще с 2003 года мы регистрируем входящие и исходящие письма, правовые акты, ведем контроль исполнения документов и поручений руководства. Работа с обращениями граждан тоже организована в СЭД «ДЕЛО». В системе eDocLib мы ведем базу муниципальных правовых актов. А сайт выполнял стандартные функции официальных интернет-ресурсов муниципальных образований: предоставление гражданам контактной информации и сведений об органах муниципальной власти, публикация данных о вакансиях, условиях и результатах конкурсов и многое другое. А самый большой блок – «Муниципальные правовые акты» – необходимо поддерживать в актуальном состоянии.

Как возникла идея проекта? Как он развивался?

Все началось с осознания необходимости модернизации сайта. Мы живем в соответствии с требованиями Федерального закона 8-ФЗ, который гласит, что органы местного самоуправления обязаны раскрывать информацию о своей деятельности, в том числе путем ее опубликования на страницах официальных интернет-ресурсов. Законодатель установил довольно обширный перечень сведений, обязательных для размещения в Интернете, и получилось так, что движок нашего сайта, разработанный одной томской компанией, уже не мог удовлетворить всех потребностей и справиться с размещаемыми объемами. Теперь нам потребовалась «промышленная» CMS. Когда же стали продумывать концепцию нового сайта, сразу решили, что нам необходима интернет-приемная. Не секрет, что у населения формат интернет-обращений в органы власти очень популярен. Жители нашего города должны иметь возможность обращаться через Интернет к местным властям, поэтому на новом сайте и появилась интернет-приемная. В ходе проекта мы автоматизировали выгрузку в СЭД «ДЕЛО» обращений, поступающих в интернет-приемную. А чтобы авторы могли оперативно отслеживать ход рассмотрения своих писем, предусмотрели обратную связь: пересылку из СЭД «ДЕЛО» в «Личные кабинеты» заявителей (доступные через интернет-приемную) сведений обо всех этапах работы с обращением и о том, как вопрос решен в итоге.

А как удалось автоматизировать публикации на сайте нормативных актов? 

Процесс правотворчества у нас был организован в системе eDocLib. Для обеспечения публикации документов была применена схема обмена пакетами по e-mail. В eDocLib создается специальный тип документа – «Публикация». Объект «Публикация» автоматически копирует из регистрационной карты (РК) нормативного акта всю информацию, которая требуется для опубликования. Сформированные карточки «Публикации» далее попадают к оператору, который проверяет краткое описание публикуемого документа и при необходимости  укомплектовывает карточку файлами документа в формате PDF и отправляет пакет на публикацию. Документ помещается в соответствующий раздел исходя из группы документов в eDocLib. Если в связках к публикуемому документу указаны другие документы, ранее опубликованные на сайте («в отмену» – «отменен» и т. п.), то в публикации на сайте автоматически формируется гиперссылка на первичный документ. Администратору сайта остается проконтролировать корректность данных и одним кликом опубликовать документ.

Вы довольны результатами проекта? Уже есть задумки по его расширению?

Да, первые результаты уже есть, и они заметны. Сайт стал работать быстрее, наполнять его информацией стало проще, увеличилась посещаемость. ECM-система eDocLib активно используется в качестве базы данных правовых актов. Особенно полезна она оказалась для юристов и экономической службы: вместо долгого поиска нужного документа и выяснения его статуса у них появилась простая возможность посмотреть всю информацию в базе или на сайте. О более масштабных планах пока не говорим, развиваемся постепенно. В 2013 году, например, протестировали несколько новых функций интернет-приемной: возможность прикрепить к обращению файлы документов, а также выбрать способ получения ответа на обращение – обычной почтой и/или электронной, по e-mail. Подумываем о налаживании обмена документами между СЭД «ДЕЛО» и eDocLib, чтобы интеграция всех наших систем стала полной. Одно могу сказать: время «изолированных» систем прошло, хотя их внедрение, конечно, тоже дает позитивный эффект.

Электронный документооборот

Журнал: Журнал IT-Manager [№ 04/2014], Подписка на журналы


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Мысли вслух

Их важность «всплыла» именно во время первой волны пандемии, когда оказалось, что часть сотрудников должна получать удаленный доступ к достаточно критичным элементам инфраструктуры организации
К намекам Gartner о том, что пора бы AI перестать тратить и начать зарабатывать, добавляются требования суровой действительности о необходимости быстрой адаптации к изменениям и скорости принятия решений в условиях растущей конкуренции.
Так что же получается, умение через туман будущего увидеть сверкающий маяк желанной цели и показать его другим, чтобы зажечь их сердца и направить их в нужном направлении, – это и есть самый полезный навык, который неподвластен ни времени, ни новым технологиям?

Компании сообщают

Мероприятия