IT ManagerИТ в бизнесеИнфраструктура

Юлия Петрук: «Время независимых систем прошло»

| 13.05.2014

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Юлия Петрук: «Время независимых систем прошло»

С конца 2012-го и до конца 2013 го барнаульская компания «КС-Консалтинг» реализовала интересный проект в Томской области, который среди подобных внедрений на муниципальном уровне, пожалуй, не имеет аналогов. Администрация городского округа Стрежевой интегрировала используемые в организации системы электронного документооборота «ДЕЛО» и eDocLib с модернизированным официальным сайтом муниципалитета. О проекте и первых результатах работы в интегрированных системах рассказала Юлия Викторовна Петрук, главный специалист управления делами администрации ГО Стрежевой.

В чем уникальность проекта в вашем муниципалитете? Ведь системы документооборота есть уже практически в каждой организации, да и сайтом городского округа тоже сегодня не удивишь. 

Уникальность этого проекта, конечно, не в наличии сайта или нескольких обособленных систем автоматизации работы с документами, а в том, что мы отказались от принципа «независимости» и интегрировали наши информационные системы, тем самым решив ряд новых задач. До начала проекта у нас уже работали системы «ДЕЛО», eDocLib и сайт. В «ДЕЛЕ» еще с 2003 года мы регистрируем входящие и исходящие письма, правовые акты, ведем контроль исполнения документов и поручений руководства. Работа с обращениями граждан тоже организована в СЭД «ДЕЛО». В системе eDocLib мы ведем базу муниципальных правовых актов. А сайт выполнял стандартные функции официальных интернет-ресурсов муниципальных образований: предоставление гражданам контактной информации и сведений об органах муниципальной власти, публикация данных о вакансиях, условиях и результатах конкурсов и многое другое. А самый большой блок – «Муниципальные правовые акты» – необходимо поддерживать в актуальном состоянии.

Как возникла идея проекта? Как он развивался?

Все началось с осознания необходимости модернизации сайта. Мы живем в соответствии с требованиями Федерального закона 8-ФЗ, который гласит, что органы местного самоуправления обязаны раскрывать информацию о своей деятельности, в том числе путем ее опубликования на страницах официальных интернет-ресурсов. Законодатель установил довольно обширный перечень сведений, обязательных для размещения в Интернете, и получилось так, что движок нашего сайта, разработанный одной томской компанией, уже не мог удовлетворить всех потребностей и справиться с размещаемыми объемами. Теперь нам потребовалась «промышленная» CMS. Когда же стали продумывать концепцию нового сайта, сразу решили, что нам необходима интернет-приемная. Не секрет, что у населения формат интернет-обращений в органы власти очень популярен. Жители нашего города должны иметь возможность обращаться через Интернет к местным властям, поэтому на новом сайте и появилась интернет-приемная. В ходе проекта мы автоматизировали выгрузку в СЭД «ДЕЛО» обращений, поступающих в интернет-приемную. А чтобы авторы могли оперативно отслеживать ход рассмотрения своих писем, предусмотрели обратную связь: пересылку из СЭД «ДЕЛО» в «Личные кабинеты» заявителей (доступные через интернет-приемную) сведений обо всех этапах работы с обращением и о том, как вопрос решен в итоге.

А как удалось автоматизировать публикации на сайте нормативных актов? 

Процесс правотворчества у нас был организован в системе eDocLib. Для обеспечения публикации документов была применена схема обмена пакетами по e-mail. В eDocLib создается специальный тип документа – «Публикация». Объект «Публикация» автоматически копирует из регистрационной карты (РК) нормативного акта всю информацию, которая требуется для опубликования. Сформированные карточки «Публикации» далее попадают к оператору, который проверяет краткое описание публикуемого документа и при необходимости  укомплектовывает карточку файлами документа в формате PDF и отправляет пакет на публикацию. Документ помещается в соответствующий раздел исходя из группы документов в eDocLib. Если в связках к публикуемому документу указаны другие документы, ранее опубликованные на сайте («в отмену» – «отменен» и т. п.), то в публикации на сайте автоматически формируется гиперссылка на первичный документ. Администратору сайта остается проконтролировать корректность данных и одним кликом опубликовать документ.

Вы довольны результатами проекта? Уже есть задумки по его расширению?

Да, первые результаты уже есть, и они заметны. Сайт стал работать быстрее, наполнять его информацией стало проще, увеличилась посещаемость. ECM-система eDocLib активно используется в качестве базы данных правовых актов. Особенно полезна она оказалась для юристов и экономической службы: вместо долгого поиска нужного документа и выяснения его статуса у них появилась простая возможность посмотреть всю информацию в базе или на сайте. О более масштабных планах пока не говорим, развиваемся постепенно. В 2013 году, например, протестировали несколько новых функций интернет-приемной: возможность прикрепить к обращению файлы документов, а также выбрать способ получения ответа на обращение – обычной почтой и/или электронной, по e-mail. Подумываем о налаживании обмена документами между СЭД «ДЕЛО» и eDocLib, чтобы интеграция всех наших систем стала полной. Одно могу сказать: время «изолированных» систем прошло, хотя их внедрение, конечно, тоже дает позитивный эффект.

Ключевые слова: электронный документооборот

Журнал IT-Manager № 04/2014    [ PDF ]    [ Подписка на журнал ]


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Другие материалы рубрики

Компании сообщают

Мероприятия

23.09.2018 — 25.09.2018
XII Конгресс "Подмосковные вечера"

Москва, Атлас Парк Отель. Домодедово, Судаково, 92,

26.09.2018
Loginom Day 2018: продвинутая аналитика, легкая в приготовлении

Москва, event-холл «Инфопространство»

02.10.2018 — 03.10.2018
Открытая конференция для бизнеса и ИТ «ACCELERATE»

Москва, Краснопресненская набережная, 14 Экспоцентр

02.10.2018
Практики построения современного трейдинга

Москва, Арарат Парк Хаятт, зал Саргсян

04.10.2018 — 05.10.2018
БИТ Санкт-Петербург 2018

Санкт-Петербург, проспект Медиков, дом 3, Конгресс-центр «ЛПМ»