IT ManagerИТ в бизнесеИнфраструктура

Большое поражение: почему проект внедрения ECM может провалиться

Владимир Шахов | 09.10.2016

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Большое поражение: почему проект внедрения ECM может провалиться

В прессе, интернете и просто в разговорах с коллегами часто встречаются фразы о неудачных внедрениях ECM-систем. Мировая статистика показывает, что 50% всех проектов в сфере ECM заранее обречены на провал, а еще часть проектов бросят на полпути.

Многие эксперты акцентируют внимание на этапе внедрения, они считают, что от успеха именно этого момента зависит удачный ввод в эксплуатацию проекта. Но, с другой стороны, нет никакой гарантии, что после успешного внедрения работа будет протекать гладко и не возникнет никаких проблем. Если этап имплементации прошел без шероховатостей, но ЕСМ так и не перешла в полномасштабную эксплуатацию — это провал.

Любое технологическое внедрение в компании похоже на хождение по канату над пропастью, сделал неверный шаг — и ты разбился.  Вот почему так важно обращать внимание на все точки риска. Если вы узнали себя в этих пунктах, знайте — ваш ECM-проект летит в тартарары.

1.     Вы не понимаете своих бизнес-задач

Управление электронными документами подразумевает не только сканирование и хранение файлов, но и связь со сложными бизнес-процессами и аналитикой данных. Прежде чем внедрять ECM-систему «потому что у всех она есть», ответьте на вопрос: что же нам действительно нужно? Без понимания бизнес-задач разрабатывается заведомо ложный сценарий использования ЕСМ-системы.

Например, если вам действительно кроме объединения всех данных нужна еще аналитика, начните с основ и поделите свой контент на две части: хранящийся и не хранящийся в ECM. Многие компании загружают в систему все без исключения, начиная с электронных деловых переписок и заканчивая частными письмами. Все это обеспечит информационный хаос. Четкое понимание, какую информацию нужно хранить, приходит при плотной совместной работе ИТ-отдела и бизнеса. Только после этого можно говорить про аналитику и бизнес-процессы.

Вывод: мыслите глобально и ставьте четкую задачу.

2.     Вы игнорируете мнение конечных пользователей

В первую очередь ECM-система нужна вашим сотрудникам, поэтому их мнение и пожелания намного ценнее, чем заверения разработчика. Прислушаться к нему или нет — решать вам, но если пользователи бойкотируют ECM или откажутся с ней работать, все ваши усилия и расходы окажутся напрасными. Степень принятия напрямую зависит от удобства работы с системой. Если взаимодействие с решением будет интуитивно понятным и избавит сотрудников от повседневных рутинных операций, вы сделали все правильно. При выборе решения или разработке концепта обязательно включайте в рабочую группу конечных пользователей. Они лучше знают слабые места внутреннего устройства компании, так как ежедневно с ними сталкиваются, и смогут объективно оценить, что из предложенного ускорит рабочий процесс, а что наоборот добавит дополнительных шагов.

Вывод: конечный пользователь — ключ к успешному внедрению ECM.

3.     Вы «клюете» на низкую цену решения

На рынке любой отрасли всегда будут одна-две компании, решения, услуги или товары которых будут стоить значительно дешевле, чем у конкурентов. Это то, чем они пытаются привлечь клиентов, при этом уверяя их, что качество ничуть не пострадало. В каждом из нас сидит внутренний голос, который шепчет: «А если не видно разницы, зачем платить больше?». Мы и в обычной жизни не всегда понимаем, почему практически аналогичные товары имеют разную цену, а когда разница считается в десятках или сотнях тысяч, соблазн сэкономить на решении велик как никогда. Ключевое слово в таких ситуациях — «практически аналогичные». Наглядный пример — история авиакомпании «Трансаэро». Предлагая такие заманчивые цены на билеты своим клиентам, им приходилось снижать расходы в других сферах. В конце концов это привело ее к банкротству. 

Вывод: цена и качество всегда соотносятся.

4.     Вы забываете об остальной инфраструктуре

Цифровой век увеличил количество программного обеспечения, используемого компанией ежедневно,  в несколько раз. CRM, ERP, MS Office — без этих систем не обходится сейчас ни одна компания. Опыт показывает, что каждый сотрудник работает как минимум в пяти окнах одновременно, и дополнительное окно ECM-системы для него лишняя головная боль.

ЕСМ-решение должно обладать расширенными интеграционными возможностями, а не просто передавать данные. Наличие таких протоколов как CMIS и REST API — обязательная черта любого качественного решения. Также советую обратить внимание на уже готовые универсальные модули, например, интеграцию с ERP (1C, SAP), CRM (MS Dynamics, Siebel) и т.д.

Вывод: успех ЕСМ зависит от ее возможности интегрироваться с процессами, которые удобны конечному пользователю. ECM 4.0: от электронной революции до умного производства.

5.     Вы пренебрегаете мобильностью

Темп современной жизни меняет рабочие процессы: половина сотрудников отвечает на письма или согласовывает тексты на ходу с помощью смартфонов, а треть из них вообще не имеет компьютера и работает с корпоративных гаджетов. Понимая это, все ведущие ИТ-компании адаптируют выпускаемые приложения для работы на мобильных устройствах. ECM-система не должна быть исключением из правила. Наша ежедневная работа тесно переплетена с корпоративными данными. От их актуальности, своевременного доступа, зависит скорость и эффективность нашей работы, поэтому важно, чтобы ECM была всегда под рукой и готова к работе.

Вывод: При выборе ЕСМ платформы, важно убедится, что в ее функциональность входит полноценный мобильный клиент, с которого можно осуществлять все те же операции, что и в офисе со стационарного рабочего места.

6.     Вы изобретаете велосипед

Индивидуальная разработка, пожалуй, самый горячий тренд на российском рынке. Несмотря на широкий выбор платформ, на базе которых можно выстроить собственную ECM-инфраструктуру, многие компании отдают предпочтение решениям, написанным с нуля специально под их нужды. Одни считают, что это дешевле, другие — что это дает независимость, третьи — что это позволит расширить функционал. На самом деле все эти аргументы не выдерживают никакой критики.

Разработка с нуля имеет смысл, только если вы действительно придумали что-то уникальное. Во всех остальных случаях процесс будет похож на езду с квадратными колесами. В управление контентом (ЕСМ) ничего уникального нет. У каждой компании есть свои аспекты и особенности, но в разряд уникальных я бы не стал их вносить. Намного проще взять готовый набор сценариев и модулей, которые предлагает ЕСМ решение, и заточить их под внутренние процессы.

Печальный опыт многих компаний показывает, что на индивидуальную разработку уходит от трех до пяти(!) лет. А теперь представьте, сколько зарплат вы выплатите команде разработчиков за это время. Кроме того, отдавая будущее проекта в одни руки, вы подвергаете свой бизнес серьезным рискам и попадаете в ситуацию «lock-in». В условиях современной конъюнктуры рынка это просто недопустимо.

Вывод: чрезмерное внимание к деталям приводит к провалам при внедрении ECM-решений. 

Уделите значительное время планированию, если вы хотите гарантированно успешно запустить ЕСМ-проект. Обсудите с коллегами все критерии и будьте уверены, что все требования к поставщику и функциональности решения учтены. Если правильно реализовать каждый из этих пунктов, то, как показывает мировая практика, возрастут и шансы на успех ЕСМ-проекта.



Об авторах

Владимир Шахов

Владимир Шахов

руководитель представительства компании SER Solutions в России и СНГ


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Другие материалы рубрики

Компании сообщают

Мероприятия

22.11.2018
Передача Audio, Video и KVM по IP: решения, опыт, истории успеха

Казань, пр. Фатыха Амирхана, 1A, комплекс «Казанская Ривьера».

07.12.2018
ИТ в Ритейле

Конгресс-центр «ЛЕНПОЛИГРАФМАШ»