УправлениеИТ в бизнесе

Большое поражение: почему проект внедрения ECM может провалиться

Владимир Шахов | 09.10.2016

Большое поражение: почему проект внедрения ECM может провалиться

Любое технологическое внедрение в компании похоже на хождение по канату над пропастью, сделал неверный шаг — и ты разбился

В прессе, интернете и просто в разговорах с коллегами часто встречаются фразы о неудачных внедрениях ECM-систем. Мировая статистика показывает, что 50% всех проектов в сфере ECM заранее обречены на провал, а еще часть проектов бросят на полпути.

Многие эксперты акцентируют внимание на этапе внедрения, они считают, что от успеха именно этого момента зависит удачный ввод в эксплуатацию проекта. Но, с другой стороны, нет никакой гарантии, что после успешного внедрения работа будет протекать гладко и не возникнет никаких проблем. Если этап имплементации прошел без шероховатостей, но ЕСМ так и не перешла в полномасштабную эксплуатацию — это провал.

Любое технологическое внедрение в компании похоже на хождение по канату над пропастью, сделал неверный шаг — и ты разбился.  Вот почему так важно обращать внимание на все точки риска. Если вы узнали себя в этих пунктах, знайте — ваш ECM-проект летит в тартарары.

1.     Вы не понимаете своих бизнес-задач

Управление электронными документами подразумевает не только сканирование и хранение файлов, но и связь со сложными бизнес-процессами и аналитикой данных. Прежде чем внедрять ECM-систему «потому что у всех она есть», ответьте на вопрос: что же нам действительно нужно? Без понимания бизнес-задач разрабатывается заведомо ложный сценарий использования ЕСМ-системы.

Например, если вам действительно кроме объединения всех данных нужна еще аналитика, начните с основ и поделите свой контент на две части: хранящийся и не хранящийся в ECM. Многие компании загружают в систему все без исключения, начиная с электронных деловых переписок и заканчивая частными письмами. Все это обеспечит информационный хаос. Четкое понимание, какую информацию нужно хранить, приходит при плотной совместной работе ИТ-отдела и бизнеса. Только после этого можно говорить про аналитику и бизнес-процессы.

Вывод: мыслите глобально и ставьте четкую задачу.

2.     Вы игнорируете мнение конечных пользователей

В первую очередь ECM-система нужна вашим сотрудникам, поэтому их мнение и пожелания намного ценнее, чем заверения разработчика. Прислушаться к нему или нет — решать вам, но если пользователи бойкотируют ECM или откажутся с ней работать, все ваши усилия и расходы окажутся напрасными. Степень принятия напрямую зависит от удобства работы с системой. Если взаимодействие с решением будет интуитивно понятным и избавит сотрудников от повседневных рутинных операций, вы сделали все правильно. При выборе решения или разработке концепта обязательно включайте в рабочую группу конечных пользователей. Они лучше знают слабые места внутреннего устройства компании, так как ежедневно с ними сталкиваются, и смогут объективно оценить, что из предложенного ускорит рабочий процесс, а что наоборот добавит дополнительных шагов.

Вывод: конечный пользователь — ключ к успешному внедрению ECM.

3.     Вы «клюете» на низкую цену решения

На рынке любой отрасли всегда будут одна-две компании, решения, услуги или товары которых будут стоить значительно дешевле, чем у конкурентов. Это то, чем они пытаются привлечь клиентов, при этом уверяя их, что качество ничуть не пострадало. В каждом из нас сидит внутренний голос, который шепчет: «А если не видно разницы, зачем платить больше?». Мы и в обычной жизни не всегда понимаем, почему практически аналогичные товары имеют разную цену, а когда разница считается в десятках или сотнях тысяч, соблазн сэкономить на решении велик как никогда. Ключевое слово в таких ситуациях — «практически аналогичные». Наглядный пример — история авиакомпании «Трансаэро». Предлагая такие заманчивые цены на билеты своим клиентам, им приходилось снижать расходы в других сферах. В конце концов это привело ее к банкротству. 

Вывод: цена и качество всегда соотносятся.

4.     Вы забываете об остальной инфраструктуре

Цифровой век увеличил количество программного обеспечения, используемого компанией ежедневно,  в несколько раз. CRM, ERP, MS Office — без этих систем не обходится сейчас ни одна компания. Опыт показывает, что каждый сотрудник работает как минимум в пяти окнах одновременно, и дополнительное окно ECM-системы для него лишняя головная боль.

ЕСМ-решение должно обладать расширенными интеграционными возможностями, а не просто передавать данные. Наличие таких протоколов как CMIS и REST API — обязательная черта любого качественного решения. Также советую обратить внимание на уже готовые универсальные модули, например, интеграцию с ERP (1C, SAP), CRM (MS Dynamics, Siebel) и т.д.

Вывод: успех ЕСМ зависит от ее возможности интегрироваться с процессами, которые удобны конечному пользователю. ECM 4.0: от электронной революции до умного производства.

5.     Вы пренебрегаете мобильностью

Темп современной жизни меняет рабочие процессы: половина сотрудников отвечает на письма или согласовывает тексты на ходу с помощью смартфонов, а треть из них вообще не имеет компьютера и работает с корпоративных гаджетов. Понимая это, все ведущие ИТ-компании адаптируют выпускаемые приложения для работы на мобильных устройствах. ECM-система не должна быть исключением из правила. Наша ежедневная работа тесно переплетена с корпоративными данными. От их актуальности, своевременного доступа, зависит скорость и эффективность нашей работы, поэтому важно, чтобы ECM была всегда под рукой и готова к работе.

Вывод: При выборе ЕСМ платформы, важно убедится, что в ее функциональность входит полноценный мобильный клиент, с которого можно осуществлять все те же операции, что и в офисе со стационарного рабочего места.

6.     Вы изобретаете велосипед

Индивидуальная разработка, пожалуй, самый горячий тренд на российском рынке. Несмотря на широкий выбор платформ, на базе которых можно выстроить собственную ECM-инфраструктуру, многие компании отдают предпочтение решениям, написанным с нуля специально под их нужды. Одни считают, что это дешевле, другие — что это дает независимость, третьи — что это позволит расширить функционал. На самом деле все эти аргументы не выдерживают никакой критики.

Разработка с нуля имеет смысл, только если вы действительно придумали что-то уникальное. Во всех остальных случаях процесс будет похож на езду с квадратными колесами. В управление контентом (ЕСМ) ничего уникального нет. У каждой компании есть свои аспекты и особенности, но в разряд уникальных я бы не стал их вносить. Намного проще взять готовый набор сценариев и модулей, которые предлагает ЕСМ решение, и заточить их под внутренние процессы.

Печальный опыт многих компаний показывает, что на индивидуальную разработку уходит от трех до пяти(!) лет. А теперь представьте, сколько зарплат вы выплатите команде разработчиков за это время. Кроме того, отдавая будущее проекта в одни руки, вы подвергаете свой бизнес серьезным рискам и попадаете в ситуацию «lock-in». В условиях современной конъюнктуры рынка это просто недопустимо.

Вывод: чрезмерное внимание к деталям приводит к провалам при внедрении ECM-решений. 

Уделите значительное время планированию, если вы хотите гарантированно успешно запустить ЕСМ-проект. Обсудите с коллегами все критерии и будьте уверены, что все требования к поставщику и функциональности решения учтены. Если правильно реализовать каждый из этих пунктов, то, как показывает мировая практика, возрастут и шансы на успех ЕСМ-проекта.




Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Мысли вслух

Десять лет назад мы говорили о будущем цифры и управления с Пеккой Вильякайненом - технологическим предпринимателем и опытным инноватором. То будущее, о котором мы говорили тогда, наступило. День за днем, со скоростью времени.
Согласно прогнозам Gartner, к 2022 г. 75% организаций, использующих инфраструктуру как сервис (IaaS), будут реализовывать продуманную мультиоблачную стратегию, в то время как в 2017 г. доля таких компаний составляла 49%.
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

Компании сообщают

Мероприятия

ТехноКлуб «Дефицит чипов: как выжить в новой реальности?»
Зеленоград, конгресс-центр ОЭЗ «Технополис Москва»
Бесплатно
04.08.2021
10:30
У лояльных хмурый день светлей.
ОНЛАЙН
09.08.2021 — 10.08.2021
19:00
Международная конференция по информационной безопасности ZeroNights
Санкт-Петербург, Кожевенная линия, 40, «Севкабель Порт»
3 490 руб
25.08.2021
09:00–23:00
Конференция «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»
Москва, отель Метрополь, Театральный проезд, 2
25.08.2021
09:30–17:00