IT ManagerИТ в бизнесеИнфраструктура

Перезапустите принтеры: как экономить на офисной печати без мелочного контроля

Тимур Гаджиев | 06.05.2019

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Перезапустите принтеры: как экономить на офисной печати без мелочного контроля

Пытались ли вы записывать, на что тратите деньги в течение дня? Каждый, кто хоть раз провел такой эксперимент, согласится, что именно небольшие, но постоянные расходы съедают на удивление значительную часть бюджета. В компаниях такие затраты часто связаны с организацией печати и обслуживанием оргтехники.

По оценке ряда аналитических агентств, компании тратят на документооборот в среднем 5% от оборота, а у юридических и маркетинговых фирм этот показатель может достигать 14%. Подсчитано, что на поиск неверно оформленных документов у сотрудников уходит около 150 часов в год. Для компании со штатом в 10 тысяч человек это 721 полный рабочий день. Интеллектуальные сервисы печати, «умеющие» не только сканировать и распознавать документы, но и распределять их по архиву, влияют и на эффективность персонала, помогая не тратить время впустую.

Скептики могут возразить, что получение такой аналитики тоже требует затрат, а вместо «экономии на скрепках» стоило бы поискать более масштабные резервы эффективности. И здесь вполне уместно обсудить такую возможность, как аутсорсинг офисной печати (managed print service) — весьма эффективный способ снизить непроизводительные расходы и принести достаточно быструю и измеряемую выгоду. Недаром рынок аутсорсинга офисной печати (managed print service) после почти двухкратного падения в кризисном 2015 году вернулся к исходным значениям меньше чем за год и продолжает расти.

Однако изменилась структура и спроса, и предложения. В 2016–2017 годах заказчики предпочитали закупать недорогие аппараты для документов формата А4. Теперь же все чаще их интересуют комплексные решения, включающие в себя не только современные МФУ, но и услуги по их техническому обслуживанию, предоставлению подменного фонда, оптимизации использования расходных материалов, интеграции в ИТ­инфраструктуру заказчика. А аутсорсеры все чаще предлагают проекты по модели «печать как сервис». Заказчик оплачивает конечный результат — возможность получить необходимый распечатанный документ в любой момент. Исполнитель отвечает за организацию процесса печати под ключ: от пересмотра расположения принтеров и перераспределения парка печатной техники до закупок расходников и предоставления подменного фонда.

Если вы планируете переводить офисную печать на аутсорсинг, стоит ожидать от подрядчика, что он возьмет на себя не только техническое обслуживание офисной техники, но и проактивный мониторинг, аналитику и рекомендации по оптимизации бизнес­-процессов и повышению производительности компании. То есть будет работать не как исполнитель «от и до», а как бизнес-­партнер в решении задачи роста эффективности.

И в числе важнейших преимуществ, которые получает от такого подхода заказчик, — предсказуемость и прозрачность. С учетом нестабильности рынков далеко не все компании готовы планировать затраты на годы вперед и инвестировать в закупки собственной техники. Аутсорсинговый партнер может провести такую целевую закупку для клиента на более выгодных условиях, так как напрямую работает с производителями офисной техники. Техника может остаться на балансе аутсорсера, и тогда заказчику не нужно платить налог на имущество. Эти и другие возможности позволяют снизить капитальные затраты в развитие бизнеса и удержать на оптимальном уровне операционные: у заказчика есть возможность регулировать объем сервисного контракта.

В целом подход «печать как сервис» позволяет сократить издержки на 10–30% как за счет снижения количества нецелевой печати, так и благодаря рациональному распределению заданий. Как это работает? Представьте, что сотруднику нужно распечатать более 50 страниц. Можно отправить документ на небольшой принтер с дорогим отпечатком, а можно настроить «роуминг» в HP Access Control — и большие задания будут автоматически переадресовываться на высокопроизводительное устройство с низкой стоимостью отпечатка. Экономия налицо. Также можно ввести ограничения на цветную печать, запретить цветную печать из приложений, где она не требуется (для карт, схем, веб­страниц и др.), разрешить цветную печать только для отдельных сотрудников или групп пользователей. Все это позволяет эффективно отслеживать и контролировать затраты на печать и обработку изображений. Как показывает практика, после установки HP AC объем печати снижается на 10–15% даже без дополнительных запретов. Выгода от решений для учета и контроля печати еще и в том, что они позволяют собирать детальную статистику: кто и сколько документов распечатал, какова загрузка оборудования. Степень детализации может быть любой — вплоть до отдельных устройств и пользователей.

HP Inc., основываясь на многолетнем глобальном опыте и лучших практиках оптимизации затрат на печать в компаниях разных отраслей, создала масштабируемые решения для всего спектра задач в области аутсорсинга печати, включая и защиту важных данных. Реальность такова, что количество утечек конфиденциальной информации год от года увеличивается на 10–20%. И немалая часть таких потерь связана с ситуациями, когда сотрудники распечатывают конфиденциальные документы на общедоступных принтерах, не сразу забирают или просто забывают их у принтера или МФУ. В итоге к информации может получить доступ тот, кому она не предназначена. Предотвратить это помогает конфиденциальная печать, когда на устройстве сначала нужно авторизоваться с помощью бесконтактной карты доступа.

Так, решение HP Access Control (HP AC), которое «Сервионика» предлагает как один из ключевых партнеров HP Inc. в России, входит в пакет решений HP JetAdvantage для обеспечения безопасности. С его помощью можно выполнять проверку подлинности, авторизацию и безопасную печать заданий с сервера, а также защищать важную информацию с помощью специальных пользовательских функций и назначения прав доступа к сетевым принтерам и МФУ HP LaserJet, HP PageWide. Например, модуль DLP (data loss prevention) позволяет контролировать, что именно печатают сотрудники. Важный нюанс: специализированные системы информационной безопасности, которые борются с утечкой данных, могут контролировать электронную почту, мобильные устройства и компьютеры, но не бумажные документы. А это серьезная зона риска: по данным опроса более чем 500 ИТ­руководителей в разных странах мира, 35% из них в 2017 году столкнулись с угрозой внутренней безопасности, источником которой были принтеры.

Данный пробел и закрывает модуль DLP в сервисе печати. В программе можно задать список ключевых слов и выражений с учетом требований заказчика: это может быть гриф «конфиденциально», персональные данные, названия проектов или заказчиков и другие понятия. В момент отправки документа на печать система сканирует содержание документа и, обнаружив в нем совпадения с контрольным списком, может выполнить ряд действий в соответствии со своими настройками. Например, сообщить сотруднику, что он печатает конфиденциальную информацию, направить сообщение в службу безопасности о попытке распечатки такого документа или вообще заблокировать печать. Стоит отметить, что у HP Inc. DPL­модуль входит в стандартный комплект поставки (другие вендоры либо не имеют подобных решений, либо предоставляют их на условиях покупки дополнительных лицензий). HP AC Print Data Loss Prevention — простое настраиваемое решение для защиты компании от риска утечек конфиденциальных данных.

Сотрудничество с HP Inc. позволяет «Сервионике» сделать доступными современные решения для управления печатью, повысить производительность труда, усилить систему безопасности и помочь заказчикам выйти на новый уровень стабильности и эффективности бизнеса с помощью лучших практик аутсорсинга печати. У «Сервионики», как крупного провайдера, есть дополнительное преимущество — универсальность предложения. Совместно с HP Inc. мы всегда можем предложить способ оптимизации затрат на имеющийся парк печатной техники, более бюджетное или даже бесплатное ПО для сбора статистики, предоставить устройства печати и сканирования в аренду. Такой подход позволяет заказчикам без значительных инвестиций усилить контроль и сократить затраты на печать.


Ключевые слова: управление печатью, Аутсорсинг печати, печать

Журнал: Журнал IT-Manager [№ 04/2019], Подписка на журналы

Компания: HP, Servionica | Сервионика

Другие материалы рубрики

Загрузка...

Компании сообщают

Мероприятия

21.08.2019
Telegram Evening

Москва, пространство Di Telegraph (ул.Тверская, д. 7)

22.08.2019
ИТ-пикник

Санкт-Петербург

23.08.2019
DISKOBALL от DataLine

Москва, Стадион "Метеор"

29.08.2019
Бизнес-завтрак

Санкт-Петербург, Генеральное консульство Швеции, Малая Конюшенная ул., 1/3

29.08.2019
Европейский опыт клиентского сервиса

Санкт-Петербург, Генеральное консульство Швеции, Малая Конюшенная ул., 1/3