Сила коллективной независимости
Автор
Алексей Максимачев
Корпоративный портал или социальная сеть — это зеркало компании
Давайте помечтаем. Представьте себе огромную компанию, работающую почти во всех странах мира. Компания устроена как социальная сеть. Каждый офис самостоятельно решает задачи, которые сам себе ставит. Каждый офис пользуется инструментами, которые сам себе выбирает. В этой структуре нет какого-либо центра, руководящего работой по всему миру. Точнее центр есть, но только административный, а не руководящий. Центр, который помогает сети жить и развиваться. Центр, который собирает аналитику по всему миру, обрабатывает ее и презентует офисам. В различных форматах проводит обучение сотрудников, приглашает экспертов не только своей, но и смежных отраслей и организует их выступления для участников сети. Внедряет ИТ-инструменты для упрощения, облегчения и прозрачности работы офисов.
Какая информационная система может оказаться наиболее полезной для деятельности такой сети? Логично, что принципы общей организации предприятия транслируются в инструменты, используемые компанией и ее сотрудниками. И вот самым распространенным инструментом в этой сети компаний становится корпоративная социальная сеть. Пользуясь ею, сотрудники из разных уголков мира делятся опытом, дают советы друг другу, лайкают сделки и достижения коллег по всему миру. Задают вопросы и получают ответы от своих коллег из других стран. Конечно же, они объединяются в группы и общаются не только на рабочие темы (все-таки социальная сеть, хотя и корпоративная).
Сеть развивается, в нее включаются инструменты для ведения проектов, а затем и экстранет-модуль, чтобы пользователи могли приглашать в проекты своих клиентов. Трудно придумать лучшего контролера по сделке, чем клиент, который больше всех заинтересован в ее результате. Появляются некие выдержки общедоступной информации о проектах и сделках. Начинают работать инструменты датамайнинга.
При этом, несмотря на изначальную глобальность идеи, не теряется самое ценное — локальность и точность каждой оказываемой услуги в каждой стране и в каждом городе. Сделки по-прежнему совершают местные продавцы и специалисты. Просто теперь они могут использовать опыт коллег всего мира.
Может ли существовать такая сеть компаний в нашем мире? Она существует. Мне даже посчастливилось там работать несколько лет назад. Хотя, конечно, в реальности не все происходит так гладко, как пишется на бумаге. Не удалось полностью вовлечь российские офисы в сеть. Мешала разница в менталитетах людей из разных стран, традиционная закрытость наших соотечественников, незнание языка. Юзабилити этой сети оставляло желать лучшего, да и качество разработки инструмента не всегда оказывалось высоким. Но если проект развивается и совершенствуется, технические недоработки и кривые интерфейсы должны уйти в прошлое.
Кто не знает, куда направляется,
очень удивится, попав не туда.
Марк Твен
Слова «корпоративный портал» стали модными, и как часто бывает с модой, цели начали уходить на второй план. Но, как и в любом проекте, здесь необходимо четко и ясно сформулировать, зачем компании нужен портал или корпоративная социальная сеть, зачем начинать внедрение. При этом нужно понимать, что портал чаще всего является очень широким продуктом, при помощи которого можно выполнить практически любую задачу. В крайнем случае, можно доработать дополнительные модули, если типовой функциональности окажется недостаточно. Но каждый инструмент хорош для достижения определенных целей. Портал и корпоративная социальная сеть, как и любой ИТ-продукт, могут, но не должны решать любые задачи. Если вы захотите автоматизировать документооборот в компании, то портал чаще всего будет способен реализовать подобную задачу, но это станет лишь одним из вероятных решений. Кроме того, это будет только одной из возможностей портала, часто не самой главной. А в некоторых случаях выбор портального решения для документооборота совершенно необоснован и даже вреден. Допустим, нам необходим серьезный уровень авторизации. Для идентификации сотрудников мы применяем электронно-цифровые подписи. Любой документ, да что там документ — любое сообщение должно быть подписано ЭЦП. Наверное, портальное решение можно доработать до такого уровня, но скорее здесь понадобится иной инструмент. Для этого существуют другие ИТ-продукты. Порталы изначально предполагают открытость и простоту взаимодействия между сотрудниками.
Чем больше компания, тем слабее внутренние коммуникации. Люди общаются в основном в границах одного подразделения. А если еще добавить плохую осведомленность о целях и задачах «чужого» отдела и отсутствие описания процессов — компания разбивается на отдельные «княжества» со своими правилами и процессами. Работа в компании начинает дублироваться. Один отдел, перед тем как передать информацию другому, контролирует ее правильность, а второй первым делом повторно проводит проверку корректности только что полученной информации. Одни и те же цифры добываются несколько раз разными отделами. Подчас разные департаменты создают абсолютно одинаковые отчеты. И здесь портал может послужить хорошим толчком для более простого взаимодействия сотрудников разных подразделений.
Попутно, можно решить огромное множество более мелких проблем и задач. Например, задачу информирования сотрудников. Причем информирования совершенно разного уровня — от оповещения коллектива об изменениях в компании или стратегических решений уровня высшего руководства до списка ближайших дней рождения сотрудников или изменения меню в столовой. Кроме того, портал может вобрать в себя мелкие задачи хозяйственной жизни компании — заказ визитных карточек, покупку канцелярских товаров и т. д. Вплоть до согласования и обсуждения документов, планирования проектов и распределения задач, отчетов сотрудников о проделанной работе. Но это все попутные, неосновные задачи внедрения портала.
Нет смысла нанимать толковых людей,
а затем указывать, что им делать.
Мы нанимаем людей, чтобы они говорили, что делать нам.
Стив Джобс
Помимо целей, необходимо учитывать готовность руководства компании к открытости во взаимоотношениях со своими подчиненными. Руководитель должен стать одним из равных. Рядовые сотрудники не смогут полноценно использовать портал или корпоративную социальную сеть в своей работе, если будет существовать возможность наказания за мнение, высказанное в диалоге на портале. Если это хотя бы однажды произойдет, можно признать внедрение провалившимся и закрывать проект. Социальная сеть — территория свободы, и неважно, общественная она, как Facebook, или корпоративная. Если руководитель не понимает этого или не готов уважать мнение сотрудников, в том числе своих подчиненных, лучше не допускать его в разделы обсуждения, или оставлять такие обсуждения в закрытых группах.
Готовность руководителей — очень важная составляющая внедрения корпоративных сетей и порталов. Руководитель, принимая решение о внедрении портала, должен понимать, что если он хочет изменять коммуникации в компании, то корпоративная культура будет меняться. Вероятно, следует внедрять именно не портальные решения, а менее современные, но проверенные временем и хорошо управляемые продукты.
Создание корпоративного портала нельзя проводить распоряжениями и приказами. Основная движущая сила действующего портала или корпоративной социальной сети — рядовые сотрудники, которые должны быть вовлечены в работу с использованием данного инструмента. Если они не хотят им пользоваться или пользуются, подчиняясь приказу, — корпоративный портал не сможет нормально и полноценно существовать в компании. Кроме непосредственного участия руководителей на равных с рядовыми сотрудниками, есть и необходимые требования к самому порталу.
Портал должен помогать решению основных рабочих задач сотрудников. Этот инструмент должен стать необходимым, без него должно быть сложнее работать. В крайнем случае, он может быть единой точкой входа для используемых сотрудником информационных систем. Но в любом случае сотрудник должен ощущать полезность этого инструмента в своей работе и потребность в нем.
Очень высоки требования к юзабилити портала. Сотрудник не должен искать, как при помощи портала выполнить ту или иную задачу. Самые необходимые ему разделы и страницы портала должны быть доступны, а интерфейсы и формы — удобны и просты для заполнения и не содержать лишней информации и ненужных вопросов. Интерфейсы доступа к одним и тем же таблицам базы данных портала должны быть оптимизированы как минимум для роли сотрудника, а может, и для каждого работника индивидуально.
Портал должен решать насущные организационные вопросы сотрудника. Пусть они появляются редко, но при необходимости бронировать переговорную, получить какую-либо полезную информацию, например о расписании автобуса, или об устранении инцидента в какой-нибудь используемой им ИТ-системе, или для получения справки из бухгалтерии, сотрудник не задумываясь должен обращаться на портал. Единственный вопрос, который может при этом возникнуть: «А куда же еще обратиться, как не на портал?»
Еще одно из свойств портала или корпоративной социальной сети — коммуникация по нерабочим вопросам. Другими словами, некая замена курилки. Обсуждение отпуска, просмотр фотографий с корпоративного праздника или обсуждение политических новостей может проходить на портале и рассматриваться как дополнение к основной функциональности инструмента. Главное — не увлекаться «нерабочим» блоком.
Никакая теория, программа или правительственная политика
не могут сделать предприятие успешным,
это могут сделать только люди.
Акио Морита, основатель корпорации Sony
Корпоративный портал или социальная сеть — это зеркало компании. Именно в нем, если, конечно, данный инструмент реально работает в компании, до мельчайших подробностей отражаются люди, их отношения и взаимодействие. Именно здесь можно увидеть структуру компании со всей ее оптимальностью или, наоборот, неэффективностью. Именно в корпоративной социальной сети люди могут поделиться знанием, которое не вписывается в жесткие рамки стандартов, четко очерченные границы ERP или других трехбуквенных систем. Не исключено, что компетенции ваших сотрудников выше, чем вы предполагали, или лежат вообще не в плоскости выполняемых ими обязанностей. Социальные инструменты позволяют выявить потенциал коллег и подчиненных.
Портал и социальная сеть может оказаться мощнейшим инструментом, если руководители, оставаясь лидерами и в этом процессе, готовы активно использовать на равных правах со своими подчиненными данный инструмент. Если рядовые сотрудники вовлечены в работу и готовы делиться своими «тайными знаниями» не только в курилке, но и оставляя след в корпоративной социальной сети. Если корпоративная культура позволяет открыто высказывать свое мнение. Если компания достаточно сильна, чтобы уважать и открыто принимать мнение своих сотрудников.
Опубликовано 28.03.2014
