Чем ИТ-служба может помочь в бизнес-проектах?
На страницах этого журнала много раз говорили о проектах. Говорили о проектной работе. Но вот о том, как и в чем ИТ могут помочь бизнесу в реализации его – бизнесовых – проектов, если и сказано, то довольно мало. Попробуем заполнить этот пробел.
База
Для начала разберемся в базовых понятиях. Есть проекты, связанные с ИТ, то есть проекты, которые делаются в ИТ-подразделении и в его интересах. Есть проекты, которые реализуются силами ИТ-службы в интересах бизнеса. Есть проекты, которые реализуются силами бизнес-подразделений в интересах бизнес-подразделений. Есть различные методики ведения проектов. И есть системы, так или иначе автоматизирующие эту деятельность. Причем это необязательно может быть система управления проектами (они, как правило, завязаны на ту или иную методологию), а вполне себе невинные системы управления задачами или вообще большие текстовые файлы (электронные таблицы). Потому что важно не то, при помощи чего осуществляется управление. Важно – как оно осуществляется, как в компании выстроена система проектной работы. И очень важно, чтобы в результате проектной работы присутствовал ощутимый эффект. Который можно измерить и оценить в конкретных показателях.
Чем в таком случае ИТ могут помочь бизнесу? По сути, двумя важными вещами: компетенциями и поддержкой.
Самое простое и понятное – это поддержка. Поддержка, которая представляет собой некие ИТ-ресурсы, предназначенные для цели ведения проекта. К ресурсам относятся как собственно система работы с проектами, так и вспомогательные (но от этого не менее важные) вещи. Во-первых, это общее файловое хранилище. Во-вторых, ресурс коммуникации. В-третьих, организация информации (базы знаний, консолидирующие сайты, информационных хабы и т. д.). Поддержка призвана создать режим «зеленой улицы», то есть максимального комфорта для всех участников проекта, с одной стороны. С другой стороны, поддержка призвана обеспечить автоматизированный контроль соблюдения регламентов и план-графиков, выдачи поручений, контроля исполнения поручений, проведения эскалаций и т. д. Кроме того, поддержка обеспечивает функцию хранения. Хранить на проекте можно многое. Например, итоги работы (в виде чертежей, схем, план-графиков, положений и т. д., то есть итоговую проектную документацию). Можно хранить промежуточные итоги. Можно – рабочие файлы. И так далее. Вообще, смысл функции хранения на проекте – обеспечить удобный пользователю интерфейс для работы с файлами. При этом прозрачно для пользователя обеспечить их защиту, резервное копирование, антивирусную проверку. В отдельных случаях – еще и выполнить требования государства или компании по обеспечению режима конфиденциальности документов, переданных на хранение.
Следующий аспект, который могут обеспечить ИТ в процессе работы над проектами, это поддержка преемственности знаний. В общем, ни для кого не секрет, что знания, связанные с тем или иным проектом, это то, что действительно уникально, то, что обладает ценностью, зачастую превышающей цену серверов и программного обеспечения в разы, если не в десятки раз. Что примечательно, в ИТ почти наверняка найдутся наработки на эту тему: системы контроля версий, wiki, возможно – порталы и что-то еще. Нужно лишь взять, причесать и внедрить в бизнес-подразделения.
Инструментарий
Тут, правда, возникает еще одна задача. напрямую к ИТ не относящаяся. Она в том, чтобы обеспечить использование этих инструментов со стороны бизнес-пользователей. На самом деле просто это задача не решается. Зачастую недостаточно дать инструмент. Нужно еще как минимум обучение. А как максимум – система, обеспечивающая работу с инструментом, и требуемое качество работы. Это уже задача бизнес-руководителей, и порой достаточно высокого ранга. Как мотивировать сотрудников работать в системе управления проектами? Как заставить их заполнять хранилище знаний? Однозначного ответа нет, рецепт в каждом случае свой. Где-то действуют материальные стимулы. Где-то работает чувство локтя (информацией необходимо делиться с коллегами, например для осуществления совместной деятельности). Где-то работают регламент и приказ. Где-то система контроля и наказания. Повторюсь, что однозначного рецепта «как» – нет. Разве что самый общий, методом кнута и пряника.
Рассмотрим пример: как может выглядеть ИТ-поддержка бизнес-проекта в минимальном варианте? Очевидно, что должна быть некая система, которая позволяет осуществлять хотя бы минимальное планирование. Например, на уровне план-графиков. Это необязательно должен быть Project Server – есть и более простые бесплатные аналоги. Строго говоря, это вообще может быть система управления задачами, поддерживающая каскадирование и последовательную зависимость задач. Это может быть файловое хранилище с «прикрученным» веб-интерфейсом. Это может быть wiki-система с «нормальным» редактором (особенностью многих вики-систем является то, что они работает на «своем» языке, неудобном неподготовленному пользователю). Как вариант, возможно использование системы контроля версий (при необходимости). И все это может быть использовано как по отдельности, так и в одном интерфейсе (понятное дело, после небольшой доработки). В целом получается достаточно быстро, бюджетно и решает основные задачи.
Второй пример – более «взрослое» решение. Основа – Project Server, к нему – портал с организованными сайтами проектов. Сайты интегрированы с системой контроля версий, все это хозяйство бэкапится, контролируется доступ, распределяются роли пользователей… Отличие от предыдущего примера в том, что используется ПО другого уровня, имеющее б?льшие возможности при внешнем сходстве. Организация групп по интересам, сообществ, гибкие роли доступа к файлам, организация автоматизированного контроля, широкий спектр возможностей по интеграции с различными системами – далеко не полный перечень того, что можно построить на базе ПО такого класса. Правда, стоит отметить, что далеко не всегда необходимы все возможности, иногда стоит продумать перспективы вложения средств именно в это ПО: на рынке, как правило, почти всегда можно найти более дешевые и менее функциональные аналоги.
Правда, системы, которые используются на проекте, сильно зависят от того, по какой методологии ведется проект. Тот же Project Server может запросто не подойти под конкретные задачи конкретного предприятия. Зачастую в больших компаниях можно встретить ситуацию, когда проекты ведутся на основе встроенных средств ERP или любых других систем, которые позволяют развернуть такой функционал.
Методология
Теперь поговорим о методологии. Так или иначе, но в ИТ проект – это понятие, которое обкатано, знакомо и близко. В этом смысле ИТ вполне могут выступать драйвером внедрения проектного управления в компании.
Тут, правда, есть очень важный вопрос о предпосылках внедрения проектного управления. В чьих интересах внедряется проектное управление? В чем цель внедрения? Кто будет использовать результат? И самое главное – как проводится внедрение? В смысле, учитываются ли при внедрении особенности конкретной организации или же во главе угла безусловное следование стандартам? И насколько методология работы с проектами в ИТ в действительности соответствует методологии работы с проектами в организации в целом?
Исходя из всего сказанного, можно сделать вывод, что отдавать функцию проектного управления в ИТ-подразделение неправильно. Правильнее, как вариант, выделить из его штата часть сотрудников, осуществляющих функции методологов, и на их базе создать проектное объединение, оно же проектный офис. Не исключен вариант, когда функции проектного офиса лежат внутри ИТ-подразделения, в этому случае оно начинает предоставлять бизнесу еще один сервис. Также возможен вариант, при котором бизнес организует проектный офис своими силами, а айтишники работают там «по совместительству», на правах экспертов или консультантов.
Вообще, организуя проектный офис, следует фокусироваться на его целях, задачах и функциях. Например, все, что сказано выше относительно проектного офиса в ИТ-подразделении, верно для случая, когда проектный офис рассматривается в первую очередь как источник методологии. Ну и, возможно, как некий агрегатор-контролер проектов. (В этом случае проектный офис будет немного оторван от жизни, но такая модель при необходимости также может иметь право на существование.)
Если же проектный офис включает в себя функцию непосредственно управления проектами, то все становится намного интереснее. Понятно, что бывают ситуации, когда проектный офис бизнеса может располагаться в ИТ-подразделении, но это скорее исключение, чем правило. И связно это исключение, скорее всего, с личностью ИТ-лидера, имеющего не только и не столько ИТ-компетенции. Но, как правило, проектный офис, работающий в интересах бизнеса, – это одно из бизнес-подразделений. Почему? Да потому, что, с одной стороны, он учитывает уникальные особенности конкретной организации, уникальные проекты, уникальные задачи. А с другой – он работает в интересах бизнеса. В нем ведутся проекты, основной потребитель которых – бизнес-подразделения. Более того, эти проекты также ведутся силами сотрудников бизнес-подразделений. Таким образом, если проектный офис решает задачи управления бизнес-проектами, то помощь от ИТ может быть в двух направлениях: во-первых, на старте (методологией и ИТ-ресурсами), и во-вторых, в процессе (ресурсами и консультацией).
Вроде бы ситуация выглядит достаточно прозрачно, по крайней мере с позиции айтишника. Но, как говорится, если в целом все понятно, осталось утонуть в мелочах. «Мелочи» в данном случае состоят в требованиях, которые так или иначе будут предъявляться к ресурсам ИТ. Поясню. Например, запустили пилотный проект через проектный офис. Дальше оказалось, что для реализации всех бизнес-требований к производству проекта необходимо серьезно доработать систему автоматизации: часть интерфейсов упростить, часть доработать, часть удалить. Заодно немного изменить логику и полностью заменить, например, модель бронирования ресурсов. И все это в сжатые сроки. То есть, оказывается, чтобы учесть все особенности конкретной организации, необходимо проделать достаточно большую работу. Далее аппетит приходит во время еды. То есть в процессе работы неизбежно возникнут доработки, новые требования, которые также потребуют реализации. И этот процесс если не вечен, то достаточно протяжен, так как процессы имеют тенденцию меняться со временем. А вместе с процессами изменениям подвергаются и обеспечивающие их ресурсы. Кроме того, ИТ-служба может взять на себя, например, обеспечение поддержки методологии. Для этого, как вариант, сами ИТ-проекты могут быть заведены в проектный офис наравне с бизнес-проектами – тогда информация о потребностях будет поступать, что называется, из первых рук.
И что в итоге?
Обобщая, можно сказать, что организация проектного офиса или просто поддержка проектной работы в организации – задача, где ИТ-подразделение вполне может играть если не ведущую, то точно ключевую роль. А партнерство с бизнесом в этом процессе – это определенный залог успеха использования проектного управления. При этом действительно важно выстроить такой формат общения, при котором были бы учтены особенности конкретной организации и на их основании выстроены процессы и внедрены средства их автоматизации, позволяющие работать во благо, а не вопреки.
Опубликовано 14.10.2015