Мобильные решения: свобода и удобство

Когда, более десяти лет назад ведущие мировые ИТ-вендоры говорили о доступе к нужной информации в любое удобное время с любого устройства и в любой точке мира, на тот момент это звучало скорее красивым лозунгом и на практике было слишком много условий и ограничений. К примеру, находясь в большом городе с корпоративным ноутбуком, вы действительно могли по VPN получить доступ к ключевым информационным системам компании. Но стоило забыть рабочий ноутбук или уехать подальше, где Интернета не было вообще либо он был медленный и дорогой, с доступом к корпоративным данным начинались серьезные проблемы.

Настоящая мобильность и воплощение упомянутого выше лозунга пришли к нам в последние несколько лет с увеличением доступности и скорости выхода в Интернет и, конечно, с подключением все большего числа смартфонов и планшетов к корпоративным ресурсам. Обычно корпоративная мобильность начинается с доступа с мобильных устройств к электронной почте, календарю, нередко еще адресной книге и списку задач. Но, к сожалению, даже сейчас для многих компаний мобильность на этом и заканчивается. Давайте обсудим, какую еще пользу может извлечь компания из активного использования мобильных решений.

Использование смартфонов и планшетов: бизнес-выгоды

Не секрет, что многие экономисты считают, что эффективность труда в России в среднем намного ниже, чем в развитых странах. Мобильные решения вряд ли искоренят эту проблему кардинально, но при умелом использовании вполне могут повысить эффективность работы сотрудников. В первую очередь это возможно за счет следующих факторов.

• Оперативный ввод и обработка информации «в полях».

• Быстрая реакция на запросы клиентов, изменения рынка, срочные вопросы коллег.

• Демонстрация клиентам электронных буклетов о товарах или услугах компании, доступ к дополнительной информации за считаные секунды.

• Возможность работы (почти) из любой точки мира.

• Использование «потерянного» времени (в такси, застрявшем в пробке, при ожидании самолета в аэропорту, в очередях и т. д.).

• Удобство использования любимых личных устройств, если в компании поддерживается возможность Bring Your Own Device (BYOD), когда личные устройства интегрируются в корпоративную ИТ-инфраструктуру, или же Choose Your Own Device (CYOD), когда сотрудник выбирает модель, а само устройство ему предоставит для работы компания.

К более активному использованию смарт-устройств в компании ИТ-департамент подталкивают не только топ-менеджеры, которые не представляют своей жизни без последних новинок на базе iOS и Android, но и все большее число представителей «поколения Y» среди сотрудников компании. Обычно к этому поколению относят людей 1988–1999 года рождения.

Бизнес-риски мобильности

Вероятность кражи ноутбука в разы больше, чем стационарного компьютера или сервера из офиса. В свою очередь кражи смартфонов и планшетов случаются еще чаще. Также нередко их теряют, роняют, ломают и т. д. Все это неприятно, но некритично для сохранности данных при соблюдении элементарных мер защиты, таких как автоматическая блокировка устройства через несколько минут неиспользования, установка пароля как минимум из пяти символов (код из четырех цифр недостаточно защищает устройство), стирание данных при многократном вводе неправильного пароля или удаленно в случае утраты устройства. Но при составлении бюджета «на мобильность» нужно прогнозировать такие дополнительные расходы, а также не забывать, что мобильные устройства устаревают существенно быстрее, чем персональные компьютеры.

На мобильном устройстве (особенно принадлежащем сотруднику, а не компании) не так просто провести четкую границу между личной и корпоративной информацией. Например, кому принадлежит адресная книга на смартфоне, где есть как личные, так и рабочие контакты. Также есть риск, что корпоративные данные или программное обеспечение останутся на устройстве после того, как сотрудник покинет компанию. И такой риск действительно срабатывает, поскольку в ряде компаний для ИТ-департаментов управление доступом для мобильных устройств еще недостаточно автоматизировано.

В операционных системах мобильных устройств нередко находят дыры в системе безопасности, смарт-устройства заражаются вирусами – в первую очередь это касается систем на базе Android. Еще одна проблема для ИБ – устройства с джейлбрейк/jailbreak, в которых как у пользователей, так и у вредоносного программного обеспечения есть полный доступ к системным функциям и файловой системе устройства. Для корпоративного использования такие устройства не годятся, стоит запретить их как организационно, так и технически.

К счастью, большинство перечисленных рисков можно серьезно снизить путем развертывания в компании решений для управления корпоративными мобильными устройствами — Enterprise Mobility Management (EMM). Подклассом таких решений являются системы Mobile Device Management (MDM), предназначенные для управления жизненным циклом мобильных устройств. К примеру, при помощи таких систем можно удаленно стереть с устройства корпоративные данные или изменить его настройки. Вот несколько примеров таких систем: Good For Enterprise, MobileIron Mobile@Work, SAP Afaria, Citrix XenMobile, Symantec Mobile Management, Check Point Capsule, AirWatch Workspace. Они удаленно управляют настройками безопасности и самим устройством, многие из них создают внутри устройства защищенный контейнер для корпоративных данных.

Не стоит забывать, что на мобильных устройствах, скорее всего, есть немало ценных для пользователя личных данных, и нужно быть крайне осторожными с такими мерами, как полное стирание или блокировка устройства.

BYOD и другие «звери»

На практике далеко не все компании готовы одновременно инвестировать и в решения по управлению мобильными устройствами, и в массовую закупку самих устройств для сотрудников компании. В этом случае стоит обратить внимание на подход Bring Your Own Device, когда сотрудники получают возможность доступа к данным и приложениям с личных устройств. К счастью, при помощи EMM/MDM можно управлять как личным, так и корпоративными устройствами. Поэтому, когда менеджмент выделит деньги на покупку устройств за счет компании, в системе управления не потребуется ничего кардинально переделывать. К тому же MDM может поддерживать устройства разных типов.

Один из практических вопросов – какие мобильные операционные системы будет поддерживать ваше решение. Базовый функционал типа корпоративной почты и календаря легко реализовать на любой известной мобильной платформе (iOS, Android, Windows phone, BlackBerry). Но даже с VPN-клиентом для доступа к корпоративным веб-приложениям все может оказаться не так просто. При выборе платформы можно обратить внимание на то, что Android и iOS вместе занимают львиную долю рынка. ОС Android более популярна, но имеет огромное количество модификаций и менее защищена по сравнению с iOS. Имеет смысл выяснить, под какую платформу написаны приложения, которые сотрудники вашей компании будут использовать. Если идти по пути BYOD, то также стоит учесть, какие устройства более популярны среди сотрудников вашей компании. На первый взгляд может показаться, что BYOD – это намного дешевле, чем покупать сотрудникам смартфоны или планшеты за счет компании. Да, обычно это так, но не стоит забывать про расходы на техническую поддержку и сопровождение, лицензии на EMM/MDM-решения, расходы на трафик передачи данных (если SIM-карты предоставляет компания). То есть BYOD все-таки стоит денег. Часть расходов на обслуживание можно избежать, если снабдить сотрудников инструкциями по подключению и использованию смарт-устройства, внедрить портал самообслуживания (self-service portal), на котором пользователи смогут самостоятельно подключить или отключить личное устройство от программы BYOD.

Пользователи будут вам благодарны, если их BYOD-устройства будут автоматически подключаться к корпоративному Wi-Fi в вашем офисе. Также имеет смысл провести переговоры или организовать тендер на мобильную связь, чтобы обеспечить для сотрудников безлимитный тарифный план передачи данных. Это позволит избежать неконтролируемого роста ИТ-бюджета на трафик передачи данных. Если в вашей компании в рамках BYOD сотрудники используют не только личные устройства, но и личные SIM-карты, они скажут вам спасибо за возможность приобрести специальные недорогие пакеты по передаче данных, о которых вы договоритесь с провайдером.

Желательно еще на берегу решить связанные с BYOD организационные вопросы. К примеру, в каких объемах сотрудники Service Desk будут помогать с решением проблем, связанных с личными мобильными устройствами: только с доступом к корпоративным ресурсам или также с общими вопросами настройки и использования.

Мобильные приложения

Обычно корпоративные мобильные приложения скачиваются сотрудниками из внутреннего каталога приложений, а некоторые даже автоматически устанавливаются на устройства, подключенные к EMM-решению (на все или на устройства сотрудников определенных отделов). Для удобства использования каталога стоит разбить приложения на группы или категории и добавить краткое описание. В сами приложения целесообразно добавлять небольшие подсказки, как их эффективно использовать.

Необязательно начинать «мобилизацию» с организации доступа к вашим крупным информационным системам (ERP, CRM и т. д.). К тому же, если вы будете делать такой доступ через веб-интерфейс, нужно иметь в виду, что даже с планшета работать с такой системой может быть не очень комфортно, а уж со смартфона совсем неудобно. Можно посоветовать начать с достаточно простых, но полезных мобильных приложений – к примеру «Корпоративной адресной книги» с возможностью поиска по имени, номеру телефона и т. д. Для большой компании такое приложение будет очень востребовано теми, кто регулярно ездит в командировки и общается с большим количеством сотрудников. Могут быть полезны мобильные приложения по резервированию переговорных, поиску корпоративной информации, dashboards (панели индикаторов и показателей эффективности).

Все больше компаний добавляют инструменты мобильного обучения сотрудников (e-learning) с возможностью скачать учебные материалы, чтобы потом их изучить в удобное время – к примеру, в аэропорту или в самолете. Еще одна популярная категория – это приложения для коммуникаций (в первую очередь WebEx), мгновенных сообщений и внутренней социальной сети. В сервисных компаниях будет востребована возможность заполнения с мобильных устройств табелей учета рабочего времени.

Продвигать мобильные приложения можно не только через каталог, но и через пример топ-менеджеров, анонсы на корпоративном портале и т. д. Кстати, в каталоге мобильных приложений имеет смысл помещать не только специально разработанные для вашей компании программы. Это могут быть и публично доступные приложения, которые, с вашей точки зрения, будут полезны: к примеру, для контроля пользователем своего ежемесячного мобильного трафика, для распознавания визиток и т. п.

Имейте в виду, что чаще всего создатели мобильных приложений сначала запускают их для iOS, и только после этого для Android. Либо используют сайты и web-приложения на базе HTML5, которые работают практически под любой мобильной платформой, но обычно проигрывают по скорости и качеству графики приложениям, написанным под конкретную систему.

Для многих компаний также может оказаться полезным использование смартфонов в качестве портативных сканеров для документов. Камеры современных устройств позволяют получить изображения высокого разрешения. Мобильное приложение позволит автоматически скорректировать фотографию, распознать на ней текст, объединить, если нужно, несколько страниц в один документ, проверить, не пропущены ли страницы в процессе, и т. д. В итоге будут получены «легкие» PDF-файлы с дополнительным текстовым слоем, которые по VPN будут переданы в корпоративную систему документооборота, на портал или на электронную почту сотрудника.

“Show must go on!”

В целом мобильные решения, и в частности BYOD, – это хорошая возможность предоставить сотрудникам большую свободу и удобство. Промежуточной целью может быть такая: все обязательные для повседневной работы бизнес-приложения доступны сотрудникам с мобильных устройств. Каждый год в каталоге мобильных приложений обычно появляется несколько новых приложений, добавляется доступ ко все большему числу корпоративных систем. Можно на этом не останавливаться и предлагать новые приложения. К примеру, многие руководители скажут вам спасибо, если вы сможете интегрировать все многочисленные входящие запросы по утверждению/отклонению решений, закупок и договоров в рамках одного мобильного приложения. Я думаю, что «мобилизация» будет развиваться и дальше. Как пел Фредди Меркьюри, “Show must go on!”.