УправлениеИТ в бизнесе

Когда технологии замедляют работу

Грубер Бенуа | 17.04.2015

Когда технологии замедляют работу

Существует ряд факторов, которые замедляют продуктивность работы сотрудника с технологическими системами
Вице-президент по корпоративным коммуникациям Sage Enterprise Market Europe & Sage ERP X3 Бенуа Грубер (Benoît Gruber) задумался над вопросом, могут ли современные технологии замедлять нашу работу, снижать ее эффективность? Г-н Грубер отвечает на свой вопрос утвердительно, попутно давая советы, как можно выйти сухим из воды и не утонуть в потоке информации. 

Добро пожаловать в эпоху цифровых технологий! Прошли времена пишущих машинок, фотокамер Polaroid и дисковых телефонов. В нашем постоянно развивающемся технологическом мире компьютеры, цифровые камеры и смартфоны не только заменили свои доисторические прототипы, но и стали для людей практически в один ряд с едой и одеждой. Почему? Простыми словами, это отличные средства для коммуникации, увеличения производительности и скорости принятия решений, как на работе, так и в личной жизни. Технологии продолжают развиваться, но параллельно нужно развивать и наше понимание того, как правильно их использовать. Заблуждения часто негативно сказываются на фактических коммуникациях и эффективности деятельности. Вот три основных признака того, что технология, которой вы доверились, не помогает вам, а, наоборот, замедляет вашу работу. А также советы по исправлению ситуации. 

1. Несмотря на использование технологий, решение рабочих задач отнимает зачастую больше времени, чем раньше. 

Программы-помощники и различное ПО для управления бизнес-задачами могут быть весьма полезными и компании часто одобряют использование подобных программ своими сотрудниками. Однако если эти системы внедрены и/или поддерживаются не корректно, они могут привести к дорогостоящим последствиям. Существует ряд факторов, которые замедляют продуктивность работы сотрудника с технологическими системами. Наиболее очевидным является отсутствие соответствующей подготовки и знаний. Эффективность ПО зависит от того, как эффективно с ним управляется пользователь. Почти в любом приложении есть множество скрытых «горячих клавиш» и их комбинаций среди вроде бы очевидных и привычных кнопок, вкладок и команд. Таким образом, обучение сотрудников, определенно, обойдется компании дешевле, чем пробелы в знаниях сотрудников и время, которое они потратят на самостоятельное обнаружение всех возможностей ПО. Постоянные тренинги по работе с ПО имеют важное значение для эффективного использования программных бизнес-решений.  

Другим, не менее важным моментом является необходимость резервного копирования. Современные технологические новинки имеют много места для хранения, почти столько же, как в старом шкафу. Как только эта память приближается к финишу, система начинает работать гораздо медленнее. Любой из нас сталкивался с этим явлением: на смартфонах, фотоаппаратах, компьютерах или даже автомобильных видеорегистраторах. Любая система или гаджет однажды начинают работать медленнее. Более того, нередко происходит это в самый неудобный момент, например, когда мы вплотную приблизились к дедлайну по сдаче важного проекта. Но этого можно избежать. Необходимо определиться с графиком создания резервных копий на резервных дисках, а также с определенной периодичностью удалять устаревшие файлы с основных рабочих дисков. По аналогии со шкафом, на цифровых устройствах нужно обязательно наводить порядок. Также желательно время от времени запускать полную проверку жестких дисков на вирусы, рекламное ПО и любые вредоносные файлы, которые могли незаметно проникнуть в систему. Лучше всего нанять технического специалиста, который будет выполнять плановые проверки и обслуживать компьютерную технику.

Наконец, необходимо убедиться, что в компании внедрено наиболее подходящее для ее деятельности ПО. Система должна соответствовать всем аспектам именно того типа бизнеса, которым занимаетесь вы, но при этом в ней не должно быть ничего лишнего, что могло бы усложнить работу ваших сотрудников. В данном случае, меньше – значит лучше. Система с широким набором настроек и возможностей для кастомизации – отличный вариант, если не получается найти стандартное ПО, которое по умолчанию соответствует вашим потребностям. 

2. Коммуникация с использованием электронных средств связи работает хуже и занимает больше времени, чем необходимо.
 
Эффективные коммуникации жизненно необходимы для любого бизнеса. Чтобы добиться успеха, нужно научиться четкому и лаконичному общению с клиентами и деловыми партнерами. В то же время, плохо отлаженный процесс коммуникации может значительно снизить продуктивность.

Смутные e-mail сообщения, нуждающиеся в дополнительных обширных разъяснениях, могут замедлить бизнес-процессы в компании. Вместо того чтобы тратить время на лишние действия, необходимо сделать усилие и начать общаться кратко и как можно более четко в любых электронных сообщениях. Чтобы сделать ваше письменное общение более эффективным, рекомендуется воспользоваться следующими советами: 

• Прежде чем нажать «Отправить», быстро прочитайте написанное и убедитесь в том, что каждое слово имеет отношение к обсуждаемому вопросу.
• Убедитесь в качестве структурного построения письма. Например, вместо длинных параграфов лучше использовать удобные списки. 
• Проверьте, что ответили на каждый вопрос, заданный автором изначального письма.
• В конце письма попросите адресата подтвердить получение письма. Также уточните, согласен ли он с вашими утверждениями, и предложите поделиться встречными мыслями. 
• Если все же чувствуете недостаточную эффективность коммуникации с помощью e-mail, просто возьмите в руки телефон или назначьте встречу, чтобы избежать временных потерь и недоразумений.  

Навыки делового общения имеют решающее значение для успешного завершения любого проекта. Общаясь четко и лаконично, вы будете более эффективным сотрудником, а значит и хорошим примером для коллег. 

3. Слишком большое число разных устройств перегружает мозг и создает трудности в работе.

Прямо перед вами стоит ноутбук, а сразу за ним - большой монитор, чуть в стороне лежит смартфон, а еще дальше расположился офисный телефон. Вы пытаетесь сосредоточиться на текущей задаче, но со всех сторон раздаются звуки: на смартфон приходят SMS, на мониторе обновляется список e-mail сообщений, а в углу звонит офисный телефон. Технологическая многозадачность особенно актуальна для молодых поколений, которые привыкли к технике с пеленок, однако сложности взаимодействия с огромным количеством разных гаджетов встречаются у людей всех возрастов и поколений. Как можно в таких условиях что-то доделать до конца? Для повышения производительности труда существует несколько хороших способов, которые помогут более эффективно использовать свое время и усилить внимательность и концентрацию на текущих задачах:

• Составьте график проверки сообщений электронной почты на весь день. Например, можно проверять почту первым делом с утра, сразу после обеда и в конце дня, прежде чем покинуть офис. Не стоит моментально реагировать на каждое всплывающее сообщение о новом письме.
• Определитесь с единственной формой коммуникации исключительно по срочным вопросам. Для этого, например, можно использовать внутреннюю (корпоративную) систему обмена мгновенными сообщениями.
• Активируйте на смартфоне режим «Не беспокоить», выключите звонок и вибрацию – это поможет ограничить уровень назойливости уведомлений и фоновый шум. В то же время, не забывайте периодически проверять пропущенные сообщения и звонки.
• Если в активной стадии выполнения проекта звонит офисный телефон, вызывающий абонент может оставить сообщение с помощью голосовой почты. Чуть позже, когда ваша голова станет более свободной от текущих задач, вы внимательно прослушаете сообщение и перезвоните.

Вскоре вы заметите, что стали работать гораздо эффективнее, так как теперь гремучая смесь из текстовых сообщений, телефонных звонков и e-mail уведомлений не так сильно отвлекает вас, позволяя сосредоточиться на более важных делах. Итогом этого станет работа, выполненная качественно и в срок. 

Перевод: Евгений Курышев 


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Мысли вслух

Мы много и часто говорим о том, что "ИТ меняют наш мир". Посмотрим, как это происходит в Китае с применением конкретных инструментов и затрагивает сотни миллионов человек.
Согласно прогнозам Gartner, к 2022 г. 75% организаций, использующих инфраструктуру как сервис (IaaS), будут реализовывать продуманную мультиоблачную стратегию, в то время как в 2017 г. доля таких компаний составляла 49%.
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

Компании сообщают

Мероприятия

Apple Tech Business Week
Санкт-Петербург, IT-пространство для бизнеса Resonance Space
22.06.2021 — 24.06.2021
VI Конференция ЦИПР-2021
Нижний Новгород, ул. Совнаркомовская, дом 13, «Нижегородская Ярмарка»
15 000 руб
23.06.2021
Выставка «EXPO-RUSSIA KAZAKHSTAN 2021»
Республика Казахстан
23.06.2021 — 25.06.2021
10:00–18:00
ЖКХ Будущего. Актуальные вопросы и решения
ОНЛАЙН
10 500 руб
24.06.2021 — 25.06.2021
10:00–18:00
XII форум инновационных технологий InfoSpace 2021
Москва, Космодамианская наб., 52/7, «Центр Цифрового Лидерства»
25.06.2021
09:00