Как приготовить успешный проект
Последние несколько лет моей профессиональной деятельности были посвящены проектному управлению. Недавно меня попросили рассказать об успешных проектах. Я крепко задумалась, задала себе вопрос: что такое успешный проект, на мой взгляд?
И оказалось, я не смогу точно ответить без дополнительной информации и уточняющих вопросов. В этой статье для спецвыпуска мне захотелось подумать вслух и порассуждать о том, что такое успешный проект, как его приготовить и какие факторы предопределяют его признание.
Коротко говоря, интересно, что мешает и что помогает проекту стать удачным. Для меня размышления — это в первую очередь вопросы, а ответы каждый найдет для себя сам. Вот почему у меня нет для вас ответов. У меня есть только вопросы. И мои собственные мысли и опыт.
Мысль первая. Кому нужен проект?
Разговор двух топ-менеджеров:
— У нас такая большая компания, что я понятия не имею, откуда мы берем деньги.
Кажется, с офшоров или откуда-то оттуда.
- Говорят, нам платят клиенты.
— Неужели? Может быть, и так, хотя мне бы этого не хотелось.
Не люблю себя чувствовать обязанным.
Из комиксов
Если открывается проект, то это кому-нибудь нужно. Интересно подумать о том, кому и для чего нужен этот проект?
Вспоминается фраза Терри Уайта: «Не бывает внутренних заказчиков. Заказчик может быть только внешний. Он же платит деньги компании». На мой взгляд, очень важное уточнение, которое имеет смысл взять за аксиому.
У нас часто идет речь про так называемые внутренние проекты и внутренних заказчиков. Ярлык можно привесить любой, хоть «спецпроект». Главное — понять, что данный проект принесет нового нашему внешнему заказчику? Какие параметры взаимодействия изменятся в результате выполнения проекта?
Если никакие параметры не меняются или появляется ответ: «Причем тут заказчик? Это наше внутреннее дело» — то самое время взять паузу и подумать, что же происходит на самом деле.
Мысль вторая. Цели проекта
— А как ты попала в консерваторию?
— Я в селе выросла. Пела. Как-то мне наш повар говорит:
«У нас певец заболел. Ты бы поехала поучилась петь,
а потом вернулась бы и нам концерты давала».
— У вас такие вопросы повар решает?
— А кто?..
Из одного хорошего фильма
Известно, что цели должны быть поставлены, «отсмартованы», согласованы... Вспоминаем про истинные и декларируемые цели и задаемся вопросом: о каких именно целях идет речь в данном случае? Интересно, как часто и насколько качественно истинные цели проектов совпадают с декларируемыми?
Опять же вопрос: о чьих целях речь? Кто формулирует и ставит цели проекта?
Я иногда слышу, как говорят «цели компании», и мне хочется улыбнуться. Компания сама поставила себе эти цели? Нет? Кто же тогда? О чьих все-таки целях речь?
На мой взгляд, при постановке задачи в проекте часто речь идет о дерево целей, которые проект должен достичь. Интересный для меня вопрос: цели осознанные или нет? И насколько осознанные? Скажем, по шкале от 1 до 10, где 1 — совсем не осознанные.
Мысль третья. Участники проекта
— Что ты можешь делать?
— Могу копать.
— А еще?
— Могу не копать.
Почти анекдот
Обычно в проекте есть сторона, которая осуществляет поставленные цели и задачи. Недавно участвовала в дискуссии с коллегами руководителями, многие из них делились опытом и говорили, что подрядчики или другие исполнители проекта относились к нему формально. Или наоборот, проявляли рвение там, где заказчик этого не хотел. Налицо был явный конфликт целей, что осложняло всю работу, безусловно, не в лучшую сторону влияя на успешность проекта.
Мысль четвертая. Роли в проекте. Люди
— Кто тут... Я вас спрашиваю, кто тут, к примеру, в цари крайний?
Никого? Так я первый буду!!!
Из мультфильма «Падал прошлогодний снег»
Я иногда слышу фразу: «Хороший человек — это не профессия». Следом за ней обычно идет другая фраза: «Мы ищем подходящего человека на роль РП».
Часто у нас РП назначается по принципу «ты больше всех про это знаешь. Будешь руководить». И редко кто задумывается, есть ли у нашего эксперта управленческие компетенции или хотя бы предпосылки для их формирования. Может быть, человек органически не способен проявить качества, необходимые для того, чтобы добиться блестящего результата. Ведь руководитель очень сильно влияет на весь процесс, поэтому к его выбору следует относиться чрезвычайно внимательно. Если, конечно, цель в том, чтобы реализовать успешный проект.
Мысль пятая. Методология
— Все побежали, и я побежал.
Из фильма «Джентльмены удачи»
Наличие формализованных правил реализации проектов способно оказать немалую помощь в достижении итогового успеха. Если подобной методологии нет, то помогут утвержденные в компании регламенты, в которых описаны правила управления проектами: полномочия, ответственность, задачи, ресурсы, Порядок открытия, отчетности и закрытия проектов. Формирования рабочей группы и решения конфликтов в случае дефицита ресурсов или приоритетов между проектами.
Весьма эффективно помогут избежать изобретения велосипеда стандартные документы, шаблоны, инструкции. Их можно брать за основу и дорабатывать в каждом конкретном случае.
Если методика и правила не сформулированы, то руководителю и рабочей группе будет трудно самим пробиваться сквозь неопределенность. Все, конечно же, зависит от конкретной компании, где реализуется проект. И если нет целостной методологии, то может быть формировать эти правила по частям? Создали, утвердили, приняли в работу. Взяли следующий раздел и начали определять его правила.
В методологии имеет смысл учесть также зоны ответственности подрядчиков и всех участников проекта, не только собственную компанию.
Мысль шестая. Инструменты и процессы
— Скажите, почему все обезьяны не пускают никого к бананам
и так агрессивно себя ведут при попытке к бананам подойти?
— Никто не знает, но здесь так принято
Из эксперимента над обезьянами
Немаловажную роль в осуществлении проектов играет программный продукт, в котором ведется проект, и автоматизация самого процесса проектного управления. ПО может или помогать руководителю в управлении проектом, предоставляя инструментарий для ведения план-графиков, актуализации информации и отчетности для принятия решений, или стать камнем преткновения, создавая ненужную работу и вызывая раздражение и сопротивление участников проектной группы.
Кроме того, если говорить о разработке продуктов, то важна интеграция между проектным и продуктовыми системами.
Идеальный случай для проектов с распределенными командами или множеством подрядчиков — общий доступ и обязанность работать в единой системе.
Мысль седьмая. Окружающая среда (swot) и «черные лебеди»
— Скажите, почему вы пытаетесь ловить рыбу на катке?
— Ой!!! Кто здесь?!
Анекдот
Любой проект выполняется в некой среде. Интересно бывает подумать об ответах на следующие вопросы: что за среда является окружением реализации и исполнения проекта? Как проект влияет на эту среду и как среда влияет/может повлиять на проект?
SWOT- и PEST(EL)-анализ могут помочь лучше понять среду, так сказать? «разметить поляну» окружения проекта.
На мой взгляд, имеет смысл подумать и о том, какие «черные лебеди» (см. Н. Талеб) способны оказать влияние на окружение и судьбу проекта.
Мысль восьмая. Управление сопутствующими изменениями
По своему определению проект — уникальная деятельность, направленная на достижение конкретного результата с учетом треугольника ограничений. И естественным образом проект изменяет среду, в которой он реализуется. Становятся иными бизнес-процессы, компетенции, возможно, даже организационная структура. Естественным образом возникает и сопротивление изменениям.
Мысль девятая. Продукт
— Но позвольте, пиджак же ужасен и криво сшит!
— Я отвечаю за пуговицы. К пуговицам претензии есть?
Из выступлений юмористов
Известно, что проект и продукт — разные вещи. Критически важно, чтобы все участники проекта это понимали. В продукте свой жизненный цикл, своя экспертиза, свои ограничения и правила принятия решений.
Часто заказчика интересует не проект, а именно продукт. Нередко в проекте есть два руководителя — проекта и продукта. Как обычно бывает, большинство конфликтов находится на стыке зон ответственности. Проект может быть успешным, а продукт — провальным. И наоборот. Как определить в таких ситуациях, кто виноват и кто молодец? Хороший вопрос.
Для успеха проекта необходимо управлять связью между проектом и продуктом, как минимум признавать их различие и однозначно определять зоны ответственности.
Как это все совместить и приготовить?
На мой взгляд, это далеко не полный перечень вопросов, ответы на которые помогают найти способ сделать проект успешным.
Пока я думала над ними, мне пришел в голову еще один хороший вопрос: можно ли обеспечить успех проекта или только повысить вероятность его успешной реализации?
Какой из этих факиров влияет на успех проекта больше всего? Каким пренебречь и можно ли пренебречь хоть одним? Я не знаю. Мне кажется, тут — как в математике: все эти факторы сами по себе и даже вместе необходимы, но не достаточны для того, чтобы обеспечить успех проекта.
Каждый из этих факторов способен повлиять на итог проекта как в положительную, так и в отрицательную сторону. Какому из них уделять внимание, уделять ли вообще и — сколько — каждый решает сам.
Успешных вам проектов!
Опубликовано 17.02.2015
