УправлениеИТ в бизнесе

Первые семь дней CIO, или Обо всем понемногу. Часть I

Антон Думин | 11.02.2015

Первые семь дней CIO, или Обо всем понемногу. Часть I

Сегодня важно не только обращать внимание на системщиков и программистов, но и иметь в штате работников, обеспечивающих поддержку всех основных внедренных систем.

Первые семь дней CIO

  1. Цели, роли, сервисы, функции

  2. Эволюция, сети, сервисы, BackUP, рабочие станции, оргтехника

  3. Бизнес-процессы, регламенты, инструкции, инструменты

  4. Внутренние и внутрикорпоративные, средства коммуникации, ОРД и НСИ, шина данных

  5. Бюджеты, сопровождение ПО, лицензирование ПО, услуги связи, компьютерное оборудование и оргтехника, обслуживание оборудования и расходные материалы, серверное оборудование, расширение ЛВС, внедрение информационных систем, информационная безопасность

  6. Закупки

Мы редко задумываемся о том, что именно нужно сделать ИТ-директору в первые дни его вступления в должность. Чаще всего это происходит плавно, обязанности передаются от предшественника, а команда продолжает выполнять свою работу по обслуживанию сервисов и систем. В такой момент ИТ-директор нередко получает не только внушительное хозяйство, некоторое количество пользователей, но и незавершенные проекты в разной стадии реализации. Иногда бывает, что повезет и удается устроиться в новую, стремительно растущую компанию, где еще ничего нет, но планируется осуществить много задач, а руководство предлагает карт-бланш на дальнейшее развитие.

К слову, со мной именно так и происходило: каждая из организаций, где я работал, в период моего прихода еще не имела ни высокоэффективной инфраструктуры, ни внедренных сложных программных продуктов и систем. Мне посчастливилось быть у истоков довольно крупных предприятий, и сейчас, оглядываясь назад, могу с уверенностью сказать, что не все сделанное мной было верно и своевременно. А в условиях зрелой компании и достаточно развитого ИТ необходимо правильно расставить приоритеты, сосредоточиться на главном и приносящем ценность. Сегодня я хочу обратить внимание на важные вопросы, которые, по моему мнению, должен задать ИТ-директор в первые семь дней своей работы в новой компании. Признаться, труд получился достаточно объемный, поэтому будем делить его на части. Итак, часть первая.

День первый. Цели

В любой деятельности особое место при расстановке приоритетов отводится целям. Я не говорю о целях собственных, таких как карьерный рост, повышение заработной платы, получение знаний, накопление опыта, а имею в виду цели компании. Очень повезет, если они сформулированы в документе, формализованы и действительно используются при принятии стратегических решений. И просто отлично, если подобным документом окажется стратегия развития бизнеса. Однако так бывает не всегда: формализованной стратегии или нет, или она уже не соответствует действительности. А если цели и сформулированы, то не все решения обоснованны.

Возьмем, к примеру, коммерческую организацию по производству мебели. Какие цели могут быть у данной компании? Уверен, каждый из нас сформулирует десяток. Но какова главная? Наиболее важная цель для любой коммерческой организации — извлечение прибыли. Но каким способом? Можно, скажем, увеличивать производительность и за счет этого объемы выпускаемой продукции или сокращать издержки и, соответственно, повышать рентабельность. Есть путь инноваций и увеличения добавленной стоимости за счет эксклюзивности продукта. Можно поставить все эти цели, но очень трудно достичь их одновременно. На своем жизненном пути компания проходит все стадии развития, и для каждой из них характерна своя цель. Цель по увеличению объема выпускаемой продукции свойственна молодой организации, переживающей бурный рост; привнесение инноваций отличает более зрелую компанию, получившую свою долю рынка и обратившую взор на другие сегменты; сокращение издержек — цель для периода кризиса, причем не только внутреннего, но и внешнего.

Для развития ИТ очень важно понять, в какой стадии сегодня находится бизнес, чему необходимо уделить внимание именно сейчас, чтобы привнести больше ценности и (даже может быть и такое!) не нанести вред компании. Так, для нашей мебельной компании, у которой цель — увеличение производительности, и в ИТ появятся свои задачи. Это прежде всего автоматизация производства, развитие инфраструктуры ИТ для сопровождения всех процессов, развитие систем планирования и учета хода производства. Если организация находится в стадии инновационного развития, надо заняться совершенствованием систем инжиниринга, конструкторской проработкой, внедрением систем имитационного моделирования. Соответственно, для сокращения издержек следует реализовать автоматизацию складского учета, систему планирования для поставок материалов точно в срок и сокращение складских запасов. Нелишне уделить время и финансовым системам, предназначенным для формирования бюджетов и аналитики. Конечно же, все перечисленное важно и ценно. Но главное, нужно понять, в какое время и каким ИТ-сервисам уделять больше внимания, какие развивать сейчас, какие просто поддерживать, а может, и отложить внедрение до «лучших времен».

Мы рассмотрели только один вид бизнеса. Для других направлений деятельности, например для сферы услуг или торговли, будут совершенно иные цели, а значит, и задачи в ИТ. Но для того, чтобы их определить, обязательно стоит потратить свой первый день в компании.

День второй. Роли

Первый день прошел, цели поставлены, задачи уже оформляются, и пора устремить свой взор на ресурсы. Как известно, самый ценный ресурс — это кадры. В ИТ профессионализм сотрудников имеет особое значение. Сегодня важно не только обращать внимание на системщиков и программистов, но и иметь в штате работников, обеспечивающих поддержку всех основных внедренных систем. Безусловно, возможен и аутсорсинг функции поддержки, но это лишь другой вариант оплаты услуг тех же специалистов.

ИТ-сервисы

Прежде чем разбираться, что делать самостоятельно, а что отдать сторонней организации, необходимо понять, а какие именно сервисы и системы требуется обслуживать. Причем лучше рассматривать их с точки зрения не серверов и программных продуктов, а сервиса, предоставляемого пользователю. То есть если у вас в компании установлен SAP ERP, расположенный на некоем сервере и для него развернута база данных Oracle, то, по идее, мы говорим о двух, а то и о трех программных продуктах — системе серверной виртуализации, базе данных Oracle и непосредственно SAP. Для пользователя это единый сервис. Описанные таким способом сервисы и будут каталогом услуг ИТ.

В идеальном случае вы получите его от предшественника, оформленным в установленном в компании порядке и введенным приказом по предприятиям. Один или несколько, если они отличаются, например, для головной компании и ее филиалов. Но это в идеале. В реальности часто подобный список существует, но неформализованный, с подмененными понятиями сервиса и системы. Можно начать с простой матрицы — перечисления. Пока без описания и ответственных от бизнеса и ИТ. Вот тут важное замечание: со стороны бизнеса тоже должен быть владелец. Если система, скажем, тот же SAP ERP, внедрялась в ходе сложного, длительного процесса, то, скорее всего, у данного проекта был куратор, спонсор и заказчик — чаще всего руководители и обязательно представители бизнеса. Так, для ERP-систем это либо директор по методологии (если он есть в компании), либо финансовый директор, (должности могут называться по-разному, но имеется в виду руководитель, выполняющий роль CFO). В процессе передачи системы в промышленную эксплуатацию создается сервис, и для него назначается владелец — или заказчик проекта внедрения, или другой руководитель, отвечающий за целостность и достоверность информации в системе.

Не у всех ИТ-сервисов есть владелец от бизнеса. Например, корпоративная электронная почта, мобильная или стационарная связь могут иметь только одного ответственного от ИТ.

ИТ-функции

Итак, у нас готов список сервисов, пора приступить к описанию функций. Как любое подразделение компании, есть свои функции и у ИТ. Мы для себя сформулировали всего 14 основных задач — создание и реализация стратегии ИТ, комплекс мер безопасности, предотвращающих утечку информации или ее повреждение, разработка стандартов и регламентов использования средств вычислительной техники и связи, программного обеспечения, планирование и бюджетирование деятельности отдела и другие. Скорее всего, они мало отличаются от существующих в других компаниях. Разница лишь в размере компании или виде ее деятельности, но главное будет совпадать. Особенно важно «не мельчить» и не слишком укрупнять. Все должно происходить по принципу разделения ответственных, чтобы в дальнейшем каждая функция имела только одного владельца.

Для чего все это? ИТ-директору необходимо определится с тем, чем именно занимается его подразделение. А самое интересное, в ходе данного процесса станет понятно, что вроде как не должно делать его подразделение, но все равно делает. Такое часто происходит на крупных предприятиях или у ИТ-директоров с «активной» жизненной позицией. Но гораздо существеннее не только с точностью установить количество и важность функций, но и кто именно исполняет каждую из них, кто поддерживает все сервисы в работоспособном состоянии. И тогда, имея полный перечень, можно приниматься за положение о подразделении и должностные инструкции.

Разумеется, я немного утрирую и все это нельзя сделать за один день. Скорее после такого обследования возникнет необходимость в реструктуризации ИТ-подразделения или в сокращении численности (такое тоже не исключено). Хочу отметить, что не зря упомянул об этих документах. Положение очень точно должно разъяснить сотрудникам смежных департаментов вашу ответственность и ее границы, а должностные инструкции закрепляют эту ответственность для ваших подчиненных. По закону иметь должностные инструкции необязательно, достаточно трудового договора с работником. Но все же, чтобы точно структурировать ответственность и руководителей отделов, и специалистов создание таких документов, по моему мнению, необходимо. Ведь любая, даже самая незначительная реструктуризация или перераспределение обязанностей влечет за собой изменение должностных инструкций. А они, как это часто бывает, не должны быть формальными. Каждая из функций должна найти отражение в документах своим функционалом и степенью ответственности. И тогда вам не только не будет страшен внезапный аудит руководства вышестоящей организации или органа, подтверждающего ваш сертификат ISO 9001, но и в случае разногласий с вашими сотрудниками о его правах и обязанностях вы будете чувствовать себя гораздо увереннее. В следующей части мы расскажем вам о третьем, инфраструктурном дне ИТ-директора и всех задачах, который ему предстоит решить.

Продолжение следует

Журнал: Журнал IT-Manager [№ 01/2015], Подписка на журналы


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Мысли вслух

Мы много и часто говорим о том, что "ИТ меняют наш мир". Посмотрим, как это происходит в Китае с применением конкретных инструментов и затрагивает сотни миллионов человек.
Согласно прогнозам Gartner, к 2022 г. 75% организаций, использующих инфраструктуру как сервис (IaaS), будут реализовывать продуманную мультиоблачную стратегию, в то время как в 2017 г. доля таких компаний составляла 49%.
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

Компании сообщают

Мероприятия

Apple Tech Business Week
Санкт-Петербург, IT-пространство для бизнеса Resonance Space
22.06.2021 — 24.06.2021
VI Конференция ЦИПР-2021
Нижний Новгород, ул. Совнаркомовская, дом 13, «Нижегородская Ярмарка»
15 000 руб
23.06.2021
Выставка «EXPO-RUSSIA KAZAKHSTAN 2021»
Республика Казахстан
23.06.2021 — 25.06.2021
10:00–18:00
ЖКХ Будущего. Актуальные вопросы и решения
ОНЛАЙН
10 500 руб
24.06.2021 — 25.06.2021
10:00–18:00
XII форум инновационных технологий InfoSpace 2021
Москва, Космодамианская наб., 52/7, «Центр Цифрового Лидерства»
25.06.2021
09:00