IT ManagerИТ в бизнесеУправление

Шаблонный подход и шаблонные решения

Алексей Часников | 24.12.2014

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Шаблонный подход и шаблонные решения

Правильные идеи не умирают, они терпеливо ждут своего часа…

В апреле 2008 года на конференции IBM по SOA в Лас-Вегасе я беседовал с Джимом Баррекчиа (Jim Barrecchia), в то время старшим директором по бизнес-приложениям и корпоративной архитектуре компании Atlas Air Worldwide Holdings. Его компания — один из крупнейших игроков на рынке транспортной авиации — эксплуатирует более 180 бизнес-приложений, интегрированных с помощью решения IBM Web Sphere. Речь в первую очередь шла о том, как такой проект обеспечивал осуществление задач «выравнивания» бизнес-процессов, повышение производительности и оптимизацию затрат. Отвечая на мои вопросы о том, какие подводные камни возникали в ходе реализации этого проекта, и какие задачи остались на будущее, собеседник делал акцент на важности стандартизации бизнес-процессов, обеспечения межпроцессной интеграции, соглашался с необходимостью проведения работ по синхронизации мастер-данных в уже интегрированных системах и процессах. 

По результатам нашего разговора я еще раз отметил для себя, что успех внедрения новых технологий в крупных холдингах с зоопарком информационных систем в существенной мере зависит от того, до какой степени проработаны бизнес-стратегии и стратегии развития информационных систем, учтены вопросы слияния модели процессов компании и архитектуры бизнес-приложений. Не менее важно понимать, насколько тщательно в такой компании стандартизованы процессы и справочники для различных функций и видов бизнеса, как выстроено взаимодействие и взаимопонимание между теми, кто заказывает и использует ИТ-сервисы, и теми, кто эти сервисы предоставляет. 

Выбор пути для построения оптимальной архитектуры информационного пространства компании, обеспечивающего необходимые ИТ-сервисы достойного качества в условиях общего ухудшения инвестиционного климата, становится одной из важных задач ИТ-руководителя. Не секрет, что многие компании, оптимизируя расходы, сворачивают ИТ-проекты. И при обсуждении альтернатив чаша весов — купить новую производственную линию или внедрить новую информационную систему взамен той, которая снимается с поддержки вендором, — в большинстве случаев склонится в сторону первого варианта.

Но при этом кризис заставляет руководителей функциональных бизнес-направлений быстро изменять и совершенствовать свои процессы, что, в свою очередь, требует оперативных реформ в информационных системах. И чем крупнее компания и больше количество поддерживаемых бизнес-приложений, тем сложнее быстро удовлетворить потребности бизнеса в новых и обновленных сервисах, обеспечить их многократное использование. 

Говоря о многократном использовании ИТ-сервисов применительно к информационным системам, мы почти однозначно приходим к необходимости создания и тиражирования шаблонных решений. Что же в данном случае мы имеем виду под шаблонным подходом, шаблонным решением (далее — шаблон) и каковы особенности подготовки, реализации таких проектов и последующего сопровождения шаблонов?

Шаблоны и шаблонный подход к внедрению ИС

К сожалению, в российской литературе практически нет однозначного определения, что такое шаблонный подход при внедрении и эксплуатации информационных систем. Поэтому в рамках статьи обозначим такой подход как способ внедрения, тиражирования и сопровождения информационных систем, основанный на договоренностях между бизнесом и ИТ. Для построения и эксплуатации шаблона ИС необходимо использовать:

  • Общие процессы и мастер-данные. В том числе, применение единой учетной политики для бухгалтерий всех предприятий холдинга, единого плана счетов, регламентов, обеспечивающих единые сроки закрытия операционных и учетных систем и предоставления управленческой и корпоративной отчетности, единые правила формирования  НСИ. 
  • Общий дизайн бизнес-приложения, используемого для автоматизации бизнес-функций. Например, единая конфигурация системы, учитывающая особенности нескольких видов бизнеса или особенности законодательства различных стран, в которых ведется бизнес.
  • Общую архитектуру создания и развертывания шаблона. В первую очередь это единые принципы разработки, обеспечения качества, построения ландшафта, а также единые правила управления жизненным циклом программного обеспечения.
  • Общее управление, руководящие принципы и процедуры, которые включают, как минимум: единые стандарты управления шаблоном; централизацию разработок и изменений шаблона; стандартное обучение и единую документацию; принципы создания, тиражирования и сопровождения шаблона.

Можно сказать, что шаблон представляет собой симбиоз многократно используемых стандартизированных бизнес-процессов и применяемых для их автоматизации ИТ-решений, удовлетворяющих потребности бизнеса на глобальном, дивизионном и локальном уровнях. Проще говоря, это мастер-система, заранее настроенная в головной организации, в которой предварительно заданные настройки должны служить в дочерних подразделениях компании в качестве шаблона для внедрения и последующего применения. 

При подготовке одного из проектов для крупного российского холдинга шаблонный подход был определен как «способ создания единой учетной системы ОАО «ABCD», принятый в качестве основной методологии разработки внедрения корпоративного и дивизионных шаблонных решений. Корпоративный и дивизионные шаблоны создаются на платформе ПО ХХХ для пилотных предприятий в рамках первого этапа проекта и на последующих этапах проекта предполагают дальнейшее развитие и тиражирование таких решений на другие ключевые предприятия, входящие в группу ОАО «ABCD». Благодаря стандартным решениям для автоматизации процессов и нормативно-справочной информации данный подход обеспечивает создание единого информационного пространства всей группы». 

При этом шаблон был определен как «централизовано настроенное и дорабатываемое прикладное решение, обеспечивающее реализацию технических, функциональных и учетных требований корпоративного, дивизионного и локального уровней с автоматизированными рабочими местами (АРМ) для всех основных видов бизнес-процессов и категорий пользователей, включаемых в функциональный объем проекта».

Корпоративный шаблон является ядром системы, тогда как  дивизионный шаблон — решение для автоматизации бизнес-процессов предприятий конкретного дивизиона. При этом, дивизионный шаблон включает корпоративное ядро и дополнительно настроенный/доработанный функционал для автоматизации специфичных бизнес-процессов конкретного дивизиона.

В частности для упомянутого проекта были даны определения: «Корпоративный шаблон — базовое решение на платформе ПО ХХХ для автоматизации бизнес-процессов ключевых предприятий, входящих в группу ОАО «ABCD», которые должны являются общими для всех предприятий, использующих единую учетную систему XXX ERP ABCD.» Дивизионный шаблон — базовое решение на платформе ПО ХХХ для автоматизации производственных бизнес-процессов предприятий конкретного дивизиона ОАО «ABCD».

Вариант общей схемы построения шаблонного решения, учитывающий корпоративные и дивизионные требования, может быть таким, как на рис. 1.
img


Вместо дивизионного шаблона может применяться шаблон для страны. В этом случае при создании корпоративного ядра шаблона должны быть предусмотрены задачи ведения параллельного учета по общекорпоративным стандартам и их соответствие законодательству в области ведения бухгалтерского учета и налоговой отчетности для предприятий в каждой из стран, а также применение обязательных форм первичных документов.

Сложно учесть все и вся. В любом случае понадобятся локальные доработки шаблонов, для удовлетворения требований конкретного предприятия. Но они должны ограничиваться модулями для формирования локальной управленческой отчетности и интеграции с другими системами. Эту задачу могут решать дивизионные центры экспертизы. Однако интеграция с другими корпоративными системами штаб-квартиры, должна сначала настраиваться проектной командой по разработке шаблона и затем поддерживаться корпоративным центром экспертизы шаблона. В частности, на рис. 1. стрелками к корпоративному ядру показана интеграция с другими корпоративными системами штаб-квартиры, которая должна настраиваться проектной командой по разработке шаблона и поддерживаться корпоративным центром экспертизы шаблона.

Институты управления шаблоном 

Что представляют собой центры экспертизы шаблона? Корпоративный центр экспертизы шаблона — это выделенное ИТ-подразделение, организованное в рамках проекта создания шаблона и несущее основную ответственность за формирование и поддержание общей архитектуры шаблонного решения, его развертывания и общих стандартов управления, руководящих принципов и процедур. Основной задачей корпоративного центра экспертизы должно быть обеспечение целостности корпоративных и дивизионных шаблонов (в части их интеграции с корпоративным шаблоном). Он также осуществляет координацию всех доработок и сопровождение корпоративного ядра шаблона, его интеграцию с другими корпоративными ИС.  В обязанности корпоративного центра входит обновление функционала с эталонных баз на рабочие серверы предприятий, как это схематично показано на рис. 2. 

img

Рис. 2. Логическая схема архитектуры шаблонного решения 

Специалисты дивизионных центров экспертизы участвуют в проектах тиражирования шаблона на предприятиях своего дивизиона и отвечают за работу с пользователями. Они также обеспечивают разработку функционала дивизионных шаблонов и решение задач интеграции шаблонного решения с локальными ИС на предприятиях своего дивизиона (не нарушая при этом целостность корпоративного и дивизионных шаблонов).  В их задачу входит автоматизация производственной отчетности по специфическим локальным требованиям предприятия или дивизиона. 

При организации центров экспертизы разумно рассмотреть вариант, когда основная группа разработчиков корпоративного и дивизионных шаблонов может полностью входить в состав одного из дивизионных центров, обеспечивая снижение совокупных затрат на ИТ-специалистов за счет стоимости FTE в регионе. Но при этом может возрасти нагрузка на экспертов корпоративного центра, которые должны обеспечивать контроль качества разработок и настроек, прежде чем они будут перенесены в среду тестирования, а затем поступят в эталонную базу для формирования очередного релиза.

Если количество предприятий, входящих в дивизионы невелико, а бизнес-процессы отличаются незначительно, то создание дополнительных дивизионных центров экспертизы может лишь усложнить управление шаблонами. Но если виды бизнеса дивизионов холдинга различаются, а размер предприятий и в рамках дивизиона их число существенно, в таком случае именно дивизионные центры экспертизы смогут обеспечивать надлежащий уровень сопровождения и доработки своих шаблонов, поддержку пользователей корпоративных и дивизионных шаблонов. 

Важной задачей является разграничение зон ответственности корпоративного и дивизионных центров экспертизы. Должны быть определены общие правила внесения изменений в шаблонные решения. При этом решение о необходимости каких-либо изменений должно приниматься комитетом по управлению изменениями шаблонов. Такой комитет представляет собой внеструктурный орган для принятия коллегиальных решений по шаблону. В него должны входить владельцы автоматизируемых бизнес-процессов и мастер-данных, методологи, ведущие специалисты бизнеса и ИТ, которые будут определять стратегию развития корпоративных и дивизионных шаблонов, целесообразность и приоритеты изменений. 

В общем виде разграничение зон ответственности между комитетом по управлению изменениями и корпоративным и дивизионными центрами экспертизы показано в таблице 1.


Комитет по управлению изменениями Корпоративный центр экспертизы Дивизионные центры экспертизы
  • Обеспечение целостности используемых шаблонов 1С ERP
  • Утверждение запросов на изменение шаблонов в соответствии требованиями законодательства и изменениями бизнес-процессов и НСИ
  • Расстановка приоритетов выполнения утвержденных изменений
  • Контроль  исполнения планов развития, модернизации шаблонов и автоматизации новых процессов

  • Подготовка планов развития и тиражирования
  • Регистрация ошибок и изменений
  • Настройки процессов корпоративного шаблона 
  • Интеграция с корпоративными ИС
  • Распределение задач кодирования и контроль качества программирования/настроек
  • Формирование релизов и установка обновлений на продуктивные сервера
  • Контроль тиражирования 
  • Настройки процессов дивизионных шаблонов
  • Интеграция с локальными ИС
  • Настройка дивизионных отчетов
  • Обеспечение тиражирования шаблонов
  • Обучение и поддержка пользователей
  • Предоставление ресурсов программистов для доработок

Еще одним важным элементом общей системы сопровождения/модернизации бизнес-приложения, создаваемого на основе шаблонного подхода, и поддержки пользователей такой информационной системы должен стать институт ключевых пользователей. На роль ключевых пользователей информационной системы назначаются наиболее опытные сотрудники бизнес-подразделений, принимавшие участие в проекте внедрения шаблонов. Ключевые пользователи обеспечивают первичное сотрудников обучение на рабочих местах и поддержку пользователей в  их ежедневной работе по бизнес-процессам. Они также выступают посредниками между рядовыми пользователями системы, владельцами процессов и специалистами в дивизионных и корпоративных центрах по вопросам внесения изменений, которые они направляют в комитет по изменениям для согласования и утверждения. Ключевые пользователи производят тестирование всех обновлений шаблона, прежде чем они могут быть перенесены в эталонную базу.

Итак, мы определили три основные группы участников, которые формируются в процессе создания шаблонного решения и обеспечивают его последующее использование. 

И прежде чем переходить к другим основным отличиям проекта с использованием шаблонного подхода, нужно ответить еще на один вопрос: что не может считаться шаблоном и не отвечает шаблонному подходу?  Во-первых, шаблонный подход не подразумевает создание  решения на базе программного обеспечения одного вендора. Ни одно известное ПО на это не претендует. Шаблон может быть создан на базе нескольких программных продуктов.  Во-вторых, не может быть шаблоном настроенное головным ИТ пакетное решение, которое поддерживается на локальном уровне и дорабатывается ИТ-службой предприятия в соответствии с пожеланиями руководителей подразделений. Здесь есть очень высокая вероятность того, что в течение короткого промежутка времени  такие «преднастроенные шаблоны» будут существенно различаться на разных предприятиях.

Схема шаблонного подхода и разработка модели бизнес-процессов

За прототип общей схемы шаблонного подхода (рис. 3) были взяты рекомендации для проектов SAP, которые были скорректированы с учетом уроков, извлеченных в ходе подготовки и выполнения аналогичных проектов в других компаниях, и с использованием другого ПО. 

img

Рис. 3. Прототип общей схемы шаблонного подхода

Шаблонный подход требует тщательной проработки концепции и программы внедрения и развития шаблонного решения для корпоративной информационной системы. С одной стороны, концепция — это документ, который требуется по ГОСТ 34. С другой, если подходить к подготовке концепции неформально, должен быть подготовлен документ, подробно описывающий бизнес-цели проекта и ожидаемые результаты, соответствующие выбранной бизнес-стратегии и стратегии информатизации, а также аргументированное указание причин, по которым необходимо выполнение такого проекта. В нем должны быть четко определены требования к функциональному объему, видение архитектуры, структура финансирования, принципы последующей поддержки и сопровождения шаблона, должна быть проработана долгосрочная программа его создания, тиражирования и развития. Концепция отвечает на вопрос: «Что бизнес ожидает от проекта?» и является мерилом, относительно которого спонсор и акционеры будут давать оценку полученным результатам. 

Второй важный шаг — разработка модели бизнес-процессов компании и выделение из нее процессов, которые должны и могут быть автоматизированы при создании шаблона в соответствии с требованиями к функциональному объему. Для того чтобы определить основные направления для создания шаблона, необходимо структурировать деятельность компании в терминах ключевых бизнес-процессов. Такая характеристика включает описание групп бизнес-процессов, иерархическую классификацию бизнес-процессов по этим группам и определение бизнес-процессов для шаблона. Для этого имеет смысл выделить две основные группы: производственные и функциональные бизнес-процессы. Производственные бизнес-процессы направлены на получение конечной продукции или на создание и поддержание необходимой для этого технологической инфраструктуры. Функциональные бизнес-процессы - на управление производственными бизнес-процессами, обеспечение их ресурсами или на взаимодействие с внешней средой. При этом производственные процессы могут быть также систематизированы по уровню организационной структуры, как это схематично показано на рис. 4.

img

Рис. 4. Систематизация  бизнес-процессов холдинга по уровням организационной структуры 

Кроме того, производственные процессы можно сгруппировать по видам бизнеса в рамках дивизионов, для каждого из которых затраты, выручка и налоги могут быть обособлены, но формироваться по единым правилам в составе общекорпоративных функциональных процессов, что позволяет использовать единые справочники в рамках шаблонного решения. 

В терминах описания шаблонного решения общекорпоративные функциональные процессы (группа 1) и отдельные общекорпоративные процессы (группа 2) могут входить в состав корпоративного ядра шаблона. Эти процессы общие для всех дивизионов и головного офиса (Д1, Д2, Д3 и ШК), и за их автоматизацию полностью отвечает корпоративный центр экспертизы шаблона.

Дивизионные производственные процессы (группа 3) являются общими для вида деятельности дивизиона (например, Д1 — нефтедобыча; Д2 — транспортировка нефтепродуктов, а Д3 — переработка). Соответственно, для автоматизации процессов каждого из этих дивизионов может быть сформирован собственный шаблон, который включает корпоративное ядро и модули для автоматизации дивизионных производственных процессов. 

Процессы, специфические для отдельных предприятий каждого из дивизионов, могут предусматривать как производственные процессы (например, отражающие особенность производственных технологий), так и функциональные (в частности, порядок расчета сдельной оплаты труда с учетом требований коллективного договора). При этом специфические локальные процессы для дивизионных или корпоративного шаблонов должны быть определены уже в ходе проекта создания шаблона. И, по возможности, должны быть учтены требования предприятий, которые будут автоматизироваться в рамках последующих траншей тиражирования шаблона. При выявлении новых требований по таким процессам на постпилотных стадиях решение об их автоматизации (в составе или вне шаблона) принимается с обязательным участием комитета по управлению изменениями шаблона.

Особенности проектов с использованием шаблонного подхода

Необходимо отметить еще две особенности проектов внедрения информационных систем с использованием шаблонного подхода.

Первое — структуры, обеспечивающие сопровождение шаблонов и поддержку пользователей, в первую очередь корпоративный и дивизионные центры экспертизы шаблона, должны быть созданы до начала опытно-промышленной эксплуатации на пилотных предприятиях. Это делается для обеспечения поддержки пользователей и отработки процессов сопровождения шаблона на пилотных предприятиях, а также своевременного реагирования на возможные ошибки, возникающие в ходе опытной эксплуатации (красные стрелки обратной связи на рис. 3.) 

Кроме того, помимо ключевых пользователей для пилотных предприятий должны быть определены ключевые пользователи с предприятий, участвующих в следующем транше тиражирования. Они должны принимать участие в проекте создания шаблона с момента начала обучения сотрудников пилотных предприятий. Это позволяет снизить уровень сопротивления работников в ходе последующего тиражирования шаблона. И точно так же для следующего транша тиражирования.  

Тиражирование — организованный процесс последовательного внедрения шаблонных решений на предприятиях, который позволяет сократить сроки и затраты на внедрение отдельных решений на каждом дочернем предприятии холдинга или отдельного дивизиона. Транш тиражирования — законченный этап работ по внедрению ранее созданных корпоративного и дивизионного шаблона на двух или более предприятиях, включенных в общую программу внедрения и развития шаблонных решений. 

Второе — обязательное проведение аудита результатов создания шаблона по итогам опытной эксплуатации на пилотных предприятиях. С учетом заключения такого аудита принимается решение о старте второго этапа и начале тиражирования.

Что дает применение шаблонного подхода

Что же в итоге дает применение шаблонного подхода диверсифицированному холдингу или другой крупной компании с большим количеством филиалов. Во-первых, повышение прозрачности бизнеса и увеличение производительности для руководства и собственников за счет улучшения корпоративного управления и своевременности предоставления консистентных данных;

Во-вторых, снижение сложности управления операциями компании, а также повышение качества предоставления ИТ-сервисов в результате стандартизации процессов снижения избыточности данных, а также сокращения различий в уровне сервисов для разных дочерних компаний;

Третья выгода – это большая гибкость в управлении бизнес-приложениями за счет  стандартизованных ИТ-решений и улучшения взаимодействия между бизнесом и ИТ; 

За счет унифицированного подхода к развертыванию бизнес-приложений, возможности многократного предоставления ИТ-сервисов, обеспечивается снижение затрат на ИТ-проекты, в том числе: снижение усилий и времени на внедрение тиражируемых решений и общего подхода к обучению. Кроме того, учитывая уроки, извлеченные из предыдущего опыта создания и тиражирования шаблона, становится возможным минимизировать риски таких проектов.

И наконец, обеспечивается снижение стоимости сопровождения и поддержки за счет общих руководящих принципов развития шаблона и единых правил обработки ошибок и процедур технического обслуживания.

Для того чтобы  реализовать шаблонный подход в холдинге, у руководства и собственников должен быть высокий кредит доверия к тем людям, которым они поручают эту задачу. Помимо кредита доверия на другую чашу весов необходимо положить существенный объем времени и сил, которые команда проекта должна инвестировать для получения результата. А результат того стоит. 

Сокращенная версия статьи опубликована в журнале IT Manager №12,2014


Источник: IT Manager №12, 2014

Ключевые слова: бизнес-аналитика, управление проектами

Журнал IT-Manager № 12/2014    [ PDF ]    [ Подписка на журнал ]

Об авторах

Алексей Часников

Алексей Часников

Физик по образованию. Работал в области радиационного материаловедения и научного приборостроения. После получения в 1994 году степени МВА работал на проектах USAID, в российских и международных консалтинговых компаниях, крупных российских холдингах. Профессиональные интересы: управление крупными  ИТ-программами и проектами, построение эффективного взаимодействия Бизнеса и ИТ, разработка Бизнес - и ИТ-стратегий, построение центров экспертизы, офисов управления программами,   внедрение Shared Service, модели бизнес-процессов.

Мероприятия

23.09.2018 — 25.09.2018
XII Конгресс "Подмосковные вечера"

Москва, Атлас Парк Отель. Домодедово, Судаково, 92,

26.09.2018
Loginom Day 2018: продвинутая аналитика, легкая в приготовлении

Москва, event-холл «Инфопространство»

02.10.2018 — 03.10.2018
Открытая конференция для бизнеса и ИТ «ACCELERATE»

Москва, Краснопресненская набережная, 14 Экспоцентр

02.10.2018
Практики построения современного трейдинга

Москва, Арарат Парк Хаятт, зал Саргсян

04.10.2018 — 05.10.2018
БИТ Санкт-Петербург 2018

Санкт-Петербург, проспект Медиков, дом 3, Конгресс-центр «ЛПМ»