УправлениеИТ в бизнесе

Шаблонный подход и шаблонные решения

Алексей Часников | 24.12.2014

Шаблонный подход и шаблонные решения

Успех внедрения новых технологий в крупных холдингах с зоопарком информационных систем в существенной мере зависит от того, до какой степени проработаны бизнес-стратегии и стратегии развития информационных систем, учтены вопросы слияния модели процессов компании и архитектуры бизнес-приложений. Не менее важно понимать, насколько тщательно в такой компании стандартизованы процессы и справочники для различных функций и видов бизнеса, как выстроено взаимодействие и взаимопонимание между теми, кто заказывает и использует ИТ-сервисы, и теми, кто эти сервисы предоставляет
Правильные идеи не умирают, они терпеливо ждут своего часа…

В апреле 2008 года на конференции IBM по SOA в Лас-Вегасе я беседовал с Джимом Баррекчиа (Jim Barrecchia), в то время старшим директором по бизнес-приложениям и корпоративной архитектуре компании Atlas Air Worldwide Holdings. Его компания — один из крупнейших игроков на рынке транспортной авиации — эксплуатирует более 180 бизнес-приложений, интегрированных с помощью решения IBM Web Sphere. Речь в первую очередь шла о том, как такой проект обеспечивал осуществление задач «выравнивания» бизнес-процессов, повышение производительности и оптимизацию затрат. Отвечая на мои вопросы о том, какие подводные камни возникали в ходе реализации этого проекта, и какие задачи остались на будущее, собеседник делал акцент на важности стандартизации бизнес-процессов, обеспечения межпроцессной интеграции, соглашался с необходимостью проведения работ по синхронизации мастер-данных в уже интегрированных системах и процессах. 

По результатам нашего разговора я еще раз отметил для себя, что успех внедрения новых технологий в крупных холдингах с зоопарком информационных систем в существенной мере зависит от того, до какой степени проработаны бизнес-стратегии и стратегии развития информационных систем, учтены вопросы слияния модели процессов компании и архитектуры бизнес-приложений. Не менее важно понимать, насколько тщательно в такой компании стандартизованы процессы и справочники для различных функций и видов бизнеса, как выстроено взаимодействие и взаимопонимание между теми, кто заказывает и использует ИТ-сервисы, и теми, кто эти сервисы предоставляет. 

Выбор пути для построения оптимальной архитектуры информационного пространства компании, обеспечивающего необходимые ИТ-сервисы достойного качества в условиях общего ухудшения инвестиционного климата, становится одной из важных задач ИТ-руководителя. Не секрет, что многие компании, оптимизируя расходы, сворачивают ИТ-проекты. И при обсуждении альтернатив чаша весов — купить новую производственную линию или внедрить новую информационную систему взамен той, которая снимается с поддержки вендором, — в большинстве случаев склонится в сторону первого варианта.

Но при этом кризис заставляет руководителей функциональных бизнес-направлений быстро изменять и совершенствовать свои процессы, что, в свою очередь, требует оперативных реформ в информационных системах. И чем крупнее компания и больше количество поддерживаемых бизнес-приложений, тем сложнее быстро удовлетворить потребности бизнеса в новых и обновленных сервисах, обеспечить их многократное использование. 

Говоря о многократном использовании ИТ-сервисов применительно к информационным системам, мы почти однозначно приходим к необходимости создания и тиражирования шаблонных решений. Что же в данном случае мы имеем виду под шаблонным подходом, шаблонным решением (далее — шаблон) и каковы особенности подготовки, реализации таких проектов и последующего сопровождения шаблонов?

Шаблоны и шаблонный подход к внедрению ИС

К сожалению, в российской литературе практически нет однозначного определения, что такое шаблонный подход при внедрении и эксплуатации информационных систем. Поэтому в рамках статьи обозначим такой подход как способ внедрения, тиражирования и сопровождения информационных систем, основанный на договоренностях между бизнесом и ИТ. Для построения и эксплуатации шаблона ИС необходимо использовать:

  • Общие процессы и мастер-данные. В том числе, применение единой учетной политики для бухгалтерий всех предприятий холдинга, единого плана счетов, регламентов, обеспечивающих единые сроки закрытия операционных и учетных систем и предоставления управленческой и корпоративной отчетности, единые правила формирования  НСИ. 
  • Общий дизайн бизнес-приложения, используемого для автоматизации бизнес-функций. Например, единая конфигурация системы, учитывающая особенности нескольких видов бизнеса или особенности законодательства различных стран, в которых ведется бизнес.
  • Общую архитектуру создания и развертывания шаблона. В первую очередь это единые принципы разработки, обеспечения качества, построения ландшафта, а также единые правила управления жизненным циклом программного обеспечения.
  • Общее управление, руководящие принципы и процедуры, которые включают, как минимум: единые стандарты управления шаблоном; централизацию разработок и изменений шаблона; стандартное обучение и единую документацию; принципы создания, тиражирования и сопровождения шаблона.

Можно сказать, что шаблон представляет собой симбиоз многократно используемых стандартизированных бизнес-процессов и применяемых для их автоматизации ИТ-решений, удовлетворяющих потребности бизнеса на глобальном, дивизионном и локальном уровнях. Проще говоря, это мастер-система, заранее настроенная в головной организации, в которой предварительно заданные настройки должны служить в дочерних подразделениях компании в качестве шаблона для внедрения и последующего применения. 

При подготовке одного из проектов для крупного российского холдинга шаблонный подход был определен как «способ создания единой учетной системы ОАО «ABCD», принятый в качестве основной методологии разработки внедрения корпоративного и дивизионных шаблонных решений. Корпоративный и дивизионные шаблоны создаются на платформе ПО ХХХ для пилотных предприятий в рамках первого этапа проекта и на последующих этапах проекта предполагают дальнейшее развитие и тиражирование таких решений на другие ключевые предприятия, входящие в группу ОАО «ABCD». Благодаря стандартным решениям для автоматизации процессов и нормативно-справочной информации данный подход обеспечивает создание единого информационного пространства всей группы». 

При этом шаблон был определен как «централизовано настроенное и дорабатываемое прикладное решение, обеспечивающее реализацию технических, функциональных и учетных требований корпоративного, дивизионного и локального уровней с автоматизированными рабочими местами (АРМ) для всех основных видов бизнес-процессов и категорий пользователей, включаемых в функциональный объем проекта».

Корпоративный шаблон является ядром системы, тогда как  дивизионный шаблон — решение для автоматизации бизнес-процессов предприятий конкретного дивизиона. При этом, дивизионный шаблон включает корпоративное ядро и дополнительно настроенный/доработанный функционал для автоматизации специфичных бизнес-процессов конкретного дивизиона.

В частности для упомянутого проекта были даны определения: «Корпоративный шаблон — базовое решение на платформе ПО ХХХ для автоматизации бизнес-процессов ключевых предприятий, входящих в группу ОАО «ABCD», которые должны являются общими для всех предприятий, использующих единую учетную систему XXX ERP ABCD.» Дивизионный шаблон — базовое решение на платформе ПО ХХХ для автоматизации производственных бизнес-процессов предприятий конкретного дивизиона ОАО «ABCD».

Вариант общей схемы построения шаблонного решения, учитывающий корпоративные и дивизионные требования, может быть таким, как на рис. 1.
img


Вместо дивизионного шаблона может применяться шаблон для страны. В этом случае при создании корпоративного ядра шаблона должны быть предусмотрены задачи ведения параллельного учета по общекорпоративным стандартам и их соответствие законодательству в области ведения бухгалтерского учета и налоговой отчетности для предприятий в каждой из стран, а также применение обязательных форм первичных документов.

Сложно учесть все и вся. В любом случае понадобятся локальные доработки шаблонов, для удовлетворения требований конкретного предприятия. Но они должны ограничиваться модулями для формирования локальной управленческой отчетности и интеграции с другими системами. Эту задачу могут решать дивизионные центры экспертизы. Однако интеграция с другими корпоративными системами штаб-квартиры, должна сначала настраиваться проектной командой по разработке шаблона и затем поддерживаться корпоративным центром экспертизы шаблона. В частности, на рис. 1. стрелками к корпоративному ядру показана интеграция с другими корпоративными системами штаб-квартиры, которая должна настраиваться проектной командой по разработке шаблона и поддерживаться корпоративным центром экспертизы шаблона.

Институты управления шаблоном 

Что представляют собой центры экспертизы шаблона? Корпоративный центр экспертизы шаблона — это выделенное ИТ-подразделение, организованное в рамках проекта создания шаблона и несущее основную ответственность за формирование и поддержание общей архитектуры шаблонного решения, его развертывания и общих стандартов управления, руководящих принципов и процедур. Основной задачей корпоративного центра экспертизы должно быть обеспечение целостности корпоративных и дивизионных шаблонов (в части их интеграции с корпоративным шаблоном). Он также осуществляет координацию всех доработок и сопровождение корпоративного ядра шаблона, его интеграцию с другими корпоративными ИС.  В обязанности корпоративного центра входит обновление функционала с эталонных баз на рабочие серверы предприятий, как это схематично показано на рис. 2. 

img

Рис. 2. Логическая схема архитектуры шаблонного решения 

Специалисты дивизионных центров экспертизы участвуют в проектах тиражирования шаблона на предприятиях своего дивизиона и отвечают за работу с пользователями. Они также обеспечивают разработку функционала дивизионных шаблонов и решение задач интеграции шаблонного решения с локальными ИС на предприятиях своего дивизиона (не нарушая при этом целостность корпоративного и дивизионных шаблонов).  В их задачу входит автоматизация производственной отчетности по специфическим локальным требованиям предприятия или дивизиона. 

При организации центров экспертизы разумно рассмотреть вариант, когда основная группа разработчиков корпоративного и дивизионных шаблонов может полностью входить в состав одного из дивизионных центров, обеспечивая снижение совокупных затрат на ИТ-специалистов за счет стоимости FTE в регионе. Но при этом может возрасти нагрузка на экспертов корпоративного центра, которые должны обеспечивать контроль качества разработок и настроек, прежде чем они будут перенесены в среду тестирования, а затем поступят в эталонную базу для формирования очередного релиза.

Если количество предприятий, входящих в дивизионы невелико, а бизнес-процессы отличаются незначительно, то создание дополнительных дивизионных центров экспертизы может лишь усложнить управление шаблонами. Но если виды бизнеса дивизионов холдинга различаются, а размер предприятий и в рамках дивизиона их число существенно, в таком случае именно дивизионные центры экспертизы смогут обеспечивать надлежащий уровень сопровождения и доработки своих шаблонов, поддержку пользователей корпоративных и дивизионных шаблонов. 

Важной задачей является разграничение зон ответственности корпоративного и дивизионных центров экспертизы. Должны быть определены общие правила внесения изменений в шаблонные решения. При этом решение о необходимости каких-либо изменений должно приниматься комитетом по управлению изменениями шаблонов. Такой комитет представляет собой внеструктурный орган для принятия коллегиальных решений по шаблону. В него должны входить владельцы автоматизируемых бизнес-процессов и мастер-данных, методологи, ведущие специалисты бизнеса и ИТ, которые будут определять стратегию развития корпоративных и дивизионных шаблонов, целесообразность и приоритеты изменений. 

В общем виде разграничение зон ответственности между комитетом по управлению изменениями и корпоративным и дивизионными центрами экспертизы показано в таблице 1.


Комитет по управлению изменениями Корпоративный центр экспертизы Дивизионные центры экспертизы
  • Обеспечение целостности используемых шаблонов 1С ERP
  • Утверждение запросов на изменение шаблонов в соответствии требованиями законодательства и изменениями бизнес-процессов и НСИ
  • Расстановка приоритетов выполнения утвержденных изменений
  • Контроль  исполнения планов развития, модернизации шаблонов и автоматизации новых процессов

  • Подготовка планов развития и тиражирования
  • Регистрация ошибок и изменений
  • Настройки процессов корпоративного шаблона 
  • Интеграция с корпоративными ИС
  • Распределение задач кодирования и контроль качества программирования/настроек
  • Формирование релизов и установка обновлений на продуктивные сервера
  • Контроль тиражирования 
  • Настройки процессов дивизионных шаблонов
  • Интеграция с локальными ИС
  • Настройка дивизионных отчетов
  • Обеспечение тиражирования шаблонов
  • Обучение и поддержка пользователей
  • Предоставление ресурсов программистов для доработок

Еще одним важным элементом общей системы сопровождения/модернизации бизнес-приложения, создаваемого на основе шаблонного подхода, и поддержки пользователей такой информационной системы должен стать институт ключевых пользователей. На роль ключевых пользователей информационной системы назначаются наиболее опытные сотрудники бизнес-подразделений, принимавшие участие в проекте внедрения шаблонов. Ключевые пользователи обеспечивают первичное сотрудников обучение на рабочих местах и поддержку пользователей в  их ежедневной работе по бизнес-процессам. Они также выступают посредниками между рядовыми пользователями системы, владельцами процессов и специалистами в дивизионных и корпоративных центрах по вопросам внесения изменений, которые они направляют в комитет по изменениям для согласования и утверждения. Ключевые пользователи производят тестирование всех обновлений шаблона, прежде чем они могут быть перенесены в эталонную базу.

Итак, мы определили три основные группы участников, которые формируются в процессе создания шаблонного решения и обеспечивают его последующее использование. 

И прежде чем переходить к другим основным отличиям проекта с использованием шаблонного подхода, нужно ответить еще на один вопрос: что не может считаться шаблоном и не отвечает шаблонному подходу?  Во-первых, шаблонный подход не подразумевает создание  решения на базе программного обеспечения одного вендора. Ни одно известное ПО на это не претендует. Шаблон может быть создан на базе нескольких программных продуктов.  Во-вторых, не может быть шаблоном настроенное головным ИТ пакетное решение, которое поддерживается на локальном уровне и дорабатывается ИТ-службой предприятия в соответствии с пожеланиями руководителей подразделений. Здесь есть очень высокая вероятность того, что в течение короткого промежутка времени  такие «преднастроенные шаблоны» будут существенно различаться на разных предприятиях.

Схема шаблонного подхода и разработка модели бизнес-процессов

За прототип общей схемы шаблонного подхода (рис. 3) были взяты рекомендации для проектов SAP, которые были скорректированы с учетом уроков, извлеченных в ходе подготовки и выполнения аналогичных проектов в других компаниях, и с использованием другого ПО. 

img

Рис. 3. Прототип общей схемы шаблонного подхода

Шаблонный подход требует тщательной проработки концепции и программы внедрения и развития шаблонного решения для корпоративной информационной системы. С одной стороны, концепция — это документ, который требуется по ГОСТ 34. С другой, если подходить к подготовке концепции неформально, должен быть подготовлен документ, подробно описывающий бизнес-цели проекта и ожидаемые результаты, соответствующие выбранной бизнес-стратегии и стратегии информатизации, а также аргументированное указание причин, по которым необходимо выполнение такого проекта. В нем должны быть четко определены требования к функциональному объему, видение архитектуры, структура финансирования, принципы последующей поддержки и сопровождения шаблона, должна быть проработана долгосрочная программа его создания, тиражирования и развития. Концепция отвечает на вопрос: «Что бизнес ожидает от проекта?» и является мерилом, относительно которого спонсор и акционеры будут давать оценку полученным результатам. 

Второй важный шаг — разработка модели бизнес-процессов компании и выделение из нее процессов, которые должны и могут быть автоматизированы при создании шаблона в соответствии с требованиями к функциональному объему. Для того чтобы определить основные направления для создания шаблона, необходимо структурировать деятельность компании в терминах ключевых бизнес-процессов. Такая характеристика включает описание групп бизнес-процессов, иерархическую классификацию бизнес-процессов по этим группам и определение бизнес-процессов для шаблона. Для этого имеет смысл выделить две основные группы: производственные и функциональные бизнес-процессы. Производственные бизнес-процессы направлены на получение конечной продукции или на создание и поддержание необходимой для этого технологической инфраструктуры. Функциональные бизнес-процессы - на управление производственными бизнес-процессами, обеспечение их ресурсами или на взаимодействие с внешней средой. При этом производственные процессы могут быть также систематизированы по уровню организационной структуры, как это схематично показано на рис. 4.

img

Рис. 4. Систематизация  бизнес-процессов холдинга по уровням организационной структуры 

Кроме того, производственные процессы можно сгруппировать по видам бизнеса в рамках дивизионов, для каждого из которых затраты, выручка и налоги могут быть обособлены, но формироваться по единым правилам в составе общекорпоративных функциональных процессов, что позволяет использовать единые справочники в рамках шаблонного решения. 

В терминах описания шаблонного решения общекорпоративные функциональные процессы (группа 1) и отдельные общекорпоративные процессы (группа 2) могут входить в состав корпоративного ядра шаблона. Эти процессы общие для всех дивизионов и головного офиса (Д1, Д2, Д3 и ШК), и за их автоматизацию полностью отвечает корпоративный центр экспертизы шаблона.

Дивизионные производственные процессы (группа 3) являются общими для вида деятельности дивизиона (например, Д1 — нефтедобыча; Д2 — транспортировка нефтепродуктов, а Д3 — переработка). Соответственно, для автоматизации процессов каждого из этих дивизионов может быть сформирован собственный шаблон, который включает корпоративное ядро и модули для автоматизации дивизионных производственных процессов. 

Процессы, специфические для отдельных предприятий каждого из дивизионов, могут предусматривать как производственные процессы (например, отражающие особенность производственных технологий), так и функциональные (в частности, порядок расчета сдельной оплаты труда с учетом требований коллективного договора). При этом специфические локальные процессы для дивизионных или корпоративного шаблонов должны быть определены уже в ходе проекта создания шаблона. И, по возможности, должны быть учтены требования предприятий, которые будут автоматизироваться в рамках последующих траншей тиражирования шаблона. При выявлении новых требований по таким процессам на постпилотных стадиях решение об их автоматизации (в составе или вне шаблона) принимается с обязательным участием комитета по управлению изменениями шаблона.

Особенности проектов с использованием шаблонного подхода

Необходимо отметить еще две особенности проектов внедрения информационных систем с использованием шаблонного подхода.

Первое — структуры, обеспечивающие сопровождение шаблонов и поддержку пользователей, в первую очередь корпоративный и дивизионные центры экспертизы шаблона, должны быть созданы до начала опытно-промышленной эксплуатации на пилотных предприятиях. Это делается для обеспечения поддержки пользователей и отработки процессов сопровождения шаблона на пилотных предприятиях, а также своевременного реагирования на возможные ошибки, возникающие в ходе опытной эксплуатации (красные стрелки обратной связи на рис. 3.) 

Кроме того, помимо ключевых пользователей для пилотных предприятий должны быть определены ключевые пользователи с предприятий, участвующих в следующем транше тиражирования. Они должны принимать участие в проекте создания шаблона с момента начала обучения сотрудников пилотных предприятий. Это позволяет снизить уровень сопротивления работников в ходе последующего тиражирования шаблона. И точно так же для следующего транша тиражирования.  

Тиражирование — организованный процесс последовательного внедрения шаблонных решений на предприятиях, который позволяет сократить сроки и затраты на внедрение отдельных решений на каждом дочернем предприятии холдинга или отдельного дивизиона. Транш тиражирования — законченный этап работ по внедрению ранее созданных корпоративного и дивизионного шаблона на двух или более предприятиях, включенных в общую программу внедрения и развития шаблонных решений. 

Второе — обязательное проведение аудита результатов создания шаблона по итогам опытной эксплуатации на пилотных предприятиях. С учетом заключения такого аудита принимается решение о старте второго этапа и начале тиражирования.

Что дает применение шаблонного подхода

Что же в итоге дает применение шаблонного подхода диверсифицированному холдингу или другой крупной компании с большим количеством филиалов. Во-первых, повышение прозрачности бизнеса и увеличение производительности для руководства и собственников за счет улучшения корпоративного управления и своевременности предоставления консистентных данных;

Во-вторых, снижение сложности управления операциями компании, а также повышение качества предоставления ИТ-сервисов в результате стандартизации процессов снижения избыточности данных, а также сокращения различий в уровне сервисов для разных дочерних компаний;

Третья выгода – это большая гибкость в управлении бизнес-приложениями за счет  стандартизованных ИТ-решений и улучшения взаимодействия между бизнесом и ИТ; 

За счет унифицированного подхода к развертыванию бизнес-приложений, возможности многократного предоставления ИТ-сервисов, обеспечивается снижение затрат на ИТ-проекты, в том числе: снижение усилий и времени на внедрение тиражируемых решений и общего подхода к обучению. Кроме того, учитывая уроки, извлеченные из предыдущего опыта создания и тиражирования шаблона, становится возможным минимизировать риски таких проектов.

И наконец, обеспечивается снижение стоимости сопровождения и поддержки за счет общих руководящих принципов развития шаблона и единых правил обработки ошибок и процедур технического обслуживания.

Для того чтобы  реализовать шаблонный подход в холдинге, у руководства и собственников должен быть высокий кредит доверия к тем людям, которым они поручают эту задачу. Помимо кредита доверия на другую чашу весов необходимо положить существенный объем времени и сил, которые команда проекта должна инвестировать для получения результата. А результат того стоит. 

Сокращенная версия статьи опубликована в журнале IT Manager №12,2014


Источник: IT Manager №12, 2014

Бизнес-аналитика (BI) Управление проектами

Журнал: Журнал IT-Manager [№ 12/2014], Подписка на журналы


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Мысли вслух

Десять лет назад мы говорили о будущем цифры и управления с Пеккой Вильякайненом - технологическим предпринимателем и опытным инноватором. То будущее, о котором мы говорили тогда, наступило. День за днем, со скоростью времени.
Согласно прогнозам Gartner, к 2022 г. 75% организаций, использующих инфраструктуру как сервис (IaaS), будут реализовывать продуманную мультиоблачную стратегию, в то время как в 2017 г. доля таких компаний составляла 49%.
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

Компании сообщают

Мероприятия

ТехноКлуб «Дефицит чипов: как выжить в новой реальности?»
Зеленоград, конгресс-центр ОЭЗ «Технополис Москва»
Бесплатно
04.08.2021
10:30
У лояльных хмурый день светлей.
ОНЛАЙН
09.08.2021 — 10.08.2021
19:00
Международная конференция по информационной безопасности ZeroNights
Санкт-Петербург, Кожевенная линия, 40, «Севкабель Порт»
3 490 руб
25.08.2021
09:00–23:00
Конференция «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»
Москва, отель Метрополь, Театральный проезд, 2
25.08.2021
09:30–17:00