В объятьях белого шума
Если бы это было так, это бы еще ничего.
Если бы, конечно, оно так и было.
Но так как это не так, так оно и не этак.
Такова логика вещей.
Льюис Кэрролл. Алиса в Стране Чудес
Бурный рост информационных технологий в последние 10 лет привел к существенному увеличению управленческого информационного потока, который ежедневно должен обрабатывать менеджер. И чем выше иерархическая ступенька, на которой мы находимся, тем большее количество информации приходится воспринимать и анализировать в единицу времени.
К сожалению, в этом постоянно увеличивающемся потоке информации, кроме нужных сведений есть и большое количество «белого шума», то есть информации, которая является либо мусором, либо не нужна нам для работы. Получить «белый шум» нам помогают не только спам, «интересные» ссылки в Интернете и социальные сети, но и информация, находящаяся внутри самой корпоративной информационной системы (КИС). Работая в КИС, мы сталкиваемся с различными программными инструментами, которые визуализируют данные, находящиеся внутри системы. Порой, чтобы видеть всю нужную информацию, нам уже не хватает одного рабочего монитора на столе и приходится использовать два, а иногда и три. В течение рабочего дня, в каждый момент времени, нам нужна только та информация, которая нам нужна, и скорость доступа к ней как раз и характеризует величину «белого шума».
Если рассматривать организацию как социально-техническую систему, то для качественного и эффективного ее функционирования очень важно, чтобы на каждом уровне управления была только необходимая, достаточная и своевременная информация для принятия решений или выполнения какой-либо функции. Только то, что требуется здесь и сейчас, и ничего лишнего. Конечно, это идеальная и недостижимая картина, но стремиться к ней необходимо. Соответственно, уровень «белого шума» нужно по возможности снижать. К тому же надо иметь в виду, что основные подходы к менеджменту в последнее десятилетие существенно не менялись, при этом критическое увеличение объемов анализируемой менеджментом информации как внутреннего, так и внешнего характера, в обязательном порядке приводит к деформации процессов управления и усложнению инструментов обработки информации.
Регулирование информационных потоков и корректировка процессов в иностранных компаниях чаще всего находятся в функциональном блоке CIO (Chif Information Manager), что у нас примерно соответствует функционалу директора по ИТ. Мне кажется, именно этот момент ярко характеризует необходимый уровень компетентности, ответственности и влияния ИТ-директора в организации.
Давайте посмотрим на основные информационные блоки, присущие типовому производственному предприятию, и попробуем оценить, какие изменения в них наметились в последнее время. В упрощенном виде есть два основных бока информации:
· Производственный контур, непосредственно связанный с управлением производством.
· Управленческий контур, использующий финансово-экономическую информацию.
Для производственников
В 2000-х годах система управления предприятием реализовалась путем контроллинга на основании данных производства, находящихся на бумажных носителях. При такой ситуации руководство компании не могло иметь оперативной информации о всех составляющих производственной цепочки, а следовательно, весьма затруднительным и неточным был процесс планирования и прогнозирования производства. О ресурсном же планировании (людей и оборудования) вообще редко задумывались, поскольку быстро перепланировать производство в условиях бумажных информационных носителей было задачей нетривиальной и весьма затратной по времени.
Сейчас уже многие промышленные предприятия задумались о создании у себя инструмента, позволяющего выполнять качественное планирование и перепланирование работ в производственном цикле при изменяющихся условиях. Данная потребность порождается необходимостью быть конкурентным на рынке. С началом экономического кризиса данная потребность обрела особую актуальность: для выживания нужно отладить свое производство таким образом, чтобы минимизировать все возможные потери.
С увеличением количества данных, доступных в КИС, новую и существенную актуальность приобретает задача корректной выдачи прав пользователей и определение их рабочих интерфейсов. Сама по себе задача не очень новая, но при увеличении количества данных на почве увеличения числа пользователей системы эта задача становится достаточно трудоемкой не только по формированию прав и интерфейсов, но и с точки зрения их дальнейшего контроля и поддержки актуальности. Также выходит на передний край проблема корректного ведения НСИ (нормативно-справочной информации), ведь именно правами доступа определяется круг лиц, имеющий возможность корректировки или внесения новой информации в НСИ КИС.
Все это мы анализировали в рамках единой информационной системы, но такие идеальные условия почти никогда не встречаются. В основном производственные системы имеют блочный характер. Скорее всего, на взятом нами предприятии (если, конечно, оно достаточно автоматизировано) существует определенная структура производственных информационных систем CAD-PDM-MES-ERP. Если рассмотреть описанную выше проблематику не на локальной системе, а на целом комплексе, то ее сложность станет очевидной.
Теперь вернемся к вопросу, каким образом достичь наличия только необходимой и своевременной информации на рабочем месте? Как проконтролировать работоспособность новых процессов, появляющихся в организации? Ответ, на мой взгляд, достаточно прост и лежит на поверхности, но довольно сложен в реализации. При существенном росте информационных потоков (внутренних и внешних) и увеличении процента автоматизации процессов организации необходимо заняться процессным управлением, в некоторых случаях это может привести к глубокому реинжинирингу процессов, что довольно болезненно, но необходимо.
Резюмируя сказанное, можно отметить, что в производственных информационных системах явно виден сдвиг от просто регистрации факта выпуска в сторону ресурсного и календарного планирования, что обусловливает увеличение объемов собираемой и обрабатываемой информации. В связи с этим в организации начинают появляться новые процессы, которые необходимо закреплять во внутренней ОРД (организационно-распорядительной документации) и контролировать их работоспособность. Появляется необходимая функция по построению, оптимизации и контролю процессов, которая может быть замкнута как на ИТ-подразделение, так и на специализированное подразделение бизнес-анализа.
Для финансистов и экономистов
Мы вскользь коснулись производственного блока информационной системы, давайте немного пройдемся и по управленческому блоку. Информационной основой для управленческого блока, конечно, будет являться информация, полученная в производственном блоке (для нашего типа предприятия). Но несмотря на это, там достаточно много самостоятельной информации, требующей пристального внимания. К такой информации можно отнести и персональные данные сотрудников (защищаемые законодательством), и расчет себестоимости продукции (что, несомненно, является коммерческой тайной), и сведения о бюджетах, состоянии расчетных счетов, и многое другое. К такой информации мы привыкли, но есть и новые группы информации, которые только начинают входить в управленческий блок. К новой группе можно отнести информацию из СЭД (система электронного документооборота) и АСКУЭ (автоматизированная система контроля и учета энергоресурсов).
Развитие СЭД начинает существенно сказываться на системах управления организацией. Если раньше эти системы воспринимались как автоматизация канцелярии или секретариата, то теперь значение СЭД существенно возросло. Это связано с увеличивающейся потребностью менеджмента снижать уровень оперативного информирования за счет автоматизации процессов протоколирования совещаний и выдачи поручений, контроля исполнительской дисциплины, а также контроля движения электронной (и бумажной) документации внутри организации. Правильное формирование процессов движения документов приводит к ускорению и повышению эффективности общей работы и корректному распределению информации в организации, сокращая общую информированность и повышая точность и своевременность доставки информации, тем самым снижая уровень «белого шума».
Еще одной, относительно новой группой управленческой информации в настоящее время стали данные систем АСКУЭ. Такие системы актуальны с точки зрения оптимизации использования энергоресурсов предприятия, таких как электричество, газ, вода и прочее. Как правило, такие системы выделяются в независимые программные инструменты, и в общую управленческую систему попадают только агрегированные данные, предназначенные для планирования или оценки фактических сведений за определенный период. Больших проблем, связанных с информативностью, в этой группе не возникает, хотя необходимо внимательно относиться к снимаемым показателям и формируемым на их основании отчетам. Не нужно перегружать отчеты невостребованной информацией, создавая «белый шум», что в жизни происходит достаточно часто.
Подводя итог
За прошедшее десятилетие мы смогли научиться построению достаточно сложных составных информационных систем, и эти успехи, я уверен, связаны с правильным применением технологии процессного управления, ведь именно она позволяет нам решить все рассмотренные в этой статье проблемы и еще много других задач, не попавших на эти страницы.
На мой взгляд, основная тенденция систем управления организацией сместилась от накопления и владения информацией как таковой к ее умелой обработке, отсеву ненужного и выделению существенного. При огромных информационных массивах именно это становится архиважным — получить то, что нужно, с минимальными временными затратами. Обработка информации как процедура давно уже переросла возможности одного человека и только информационные технологии и новые программные инструменты, построенные по корректным, для конкретной организации, процессам помогут нам правильно произвести ее отбор и анализ. В высшей степени становится важным даже не наличие информации, а возможность ее анализа.
Опубликовано 03.06.2013