IT ManagerИТ в бизнесеУправление

Главное — умение слышать и понимать

Григорий Рудницкий | 25.03.2013

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Главное — умение слышать и понимать

Компания «Веста Трейдинг» является одним из ведущих российских производителей и поставщиков инженерной сантехники, с территориально распределенной структурой и огромной партнерской сетью.  Соответственно, ИТ-департаменту приходится решать множество самых разноплановых задач и реализовывать самые различные проекты. В немалой степени залог успеха этих проектов состоит в поддержке и положительном отношении со стороны как руководства, так и рядовых сотрудников компании. Директор по информационным технологиям и системам «Веста Трейдинг» Константин Мосягин рассказал нам о важности внутреннего PR в компании проектной деятельности ИТ-департамента. 

Какое значение придается внутреннему PR ИТ-проектов в вашей компании?

Очень серьезное значение. Для того чтобы любой проект был успешным, необходимы как минимум усилия двух сторон — предметного заказчика, то есть департамента, который будет пользоваться внедренным решением, и непосредственного исполнителя, то есть ИТ-подразделения. Поэтому я как руководитель ИТ-подразделения и заместитель генерального директора стараюсь придерживаться следующей схемы. С другими заместителями и топ-менеджерами мы прорабатываем необходимость, цели, а также результаты будущего проекта. После того как цели верхнего уровня определены и взаимопонимание достигнуто, остаются вопросы реализации, ресурсов и времени. Поэтому главное в данном процессе — сопоставление позиций и приведение их к общему знаменателю, к пониманию того, каким может стать в итоге реализуемый проект, а каким — не может. Дело в том, что зачастую у руководителей наблюдаются завышенные ожидания. Это происходит под влиянием многочисленных консалтинговых предложений, обещающих через два месяца сказочную жизнь, и большую зеленую кнопку, которая решит все задачи и устранит все проблемы. Но в жизни такого не бывает, как вы понимаете. Любой серьезный ИТ-проект всегда сопряжен со сложной и кропотливой работой, иначе не получается. По крайней мере я таких проектов никогда не встречал. Проще говоря, руководители, то есть заказчики, должны «созреть», а мы как ИТ-специалисты и исполнители должны сформировать у них правильное мнение, предотвратить неоправданные ожидания и предоставить более-менее подробный план работы. 

Какие методы и способы достижения взаимопонимания по ИТ-проекту между заказчиком и исполнителем в компании вы считаете наиболее эффективными?

С одной стороны, конечно же, неформальное общение. С другой — это стандартная проектная технология, которая работает и в нашей компании. В рамках данной технологии происходит инициация проекта, определяются его цели. Инициатором или заказчиком выступает руководитель соответствующего подразделения либо сам ИТ-отдел, если речь идет о наших собственных внутренних проектах. Таким образом, на этапе инициации четко определяются цели, критерии достижения успеха, результаты и бюджет проекта. Для того чтобы эти четыре пункта осуществились, нужно провести огромный объем внутренней работы, понять, что мы в действительности хотим от конкретного проекта и стоит ли на него тратить деньги. Поэтому, если мы четко смогли сформулировать на бумаге эти четыре позиции и все с ними согласились, дальше можно приступать к реализации. 

Все возможные допуски и отступления от заявленных результатов также заранее должны быть определены и предусмотрены в условиях. Если проект сложный, мы его разбиваем на две части. В первой части, как правило, определяются требования, формируется детальный план, проверяются технологии и изучается рынок. Если на этом этапе у нас нет четкого понимания того, что представлено на рынке и как другие решают подобные задачи, необходимо привлечь внутренний или даже внешний консалтинг. Затем, когда получено ясное представление, начинается практическая реализация, но и она не мешает вносить коррективы. Все-таки мы живет в меняющемся мире. 

Какая роль отводится лично CIO в работе по внутреннему PR ИТ-проектов?

Основная задача ИТ-директора — умение разговаривать с бизнесом на равных, на языке, понятном бизнесу, а не только ИТ-специалистам. Он должен выступать переводчиком, транслятором, а затем переводить все сказанное в реальную работу. Фактически он должен являться своеобразным мостиком между бизнесом и ИТ. Если этого нет, нормальные рабочие отношения очень сложно выстроить. Кроме того, будет непросто понять, что люди хотят реализовать. 

Насколько сложно улавливать такие пожелания людей? 

Однозначного рецепта тут нет. Эта деятельность очень многогранная. С одной стороны, некоторые инициативы исходят снизу, от функциональных руководителей, которые ведь тоже живут не в вакууме. Они общаются с коллегами по рынку из других компаний, смотрят, что и как внедрено у них, и, соответственно, предлагают какие-то нововведения. С другой стороны, информация может исходить и от меня, она касается тех или иных тенденций и нововведений в ИТ, которые способны помочь бизнесу и о которых бизнес, возможно, даже пока не знает. К примеру, если кому-то неизвестно о том, что существует электронная почта, он продолжает пользоваться факсом. Это технологии и тенденции, активно предлагаемые нами бизнесу. Таковы два основных потока, а вопрос приоритетов у каждой организации свой. 

Необходимо ли, на ваш взгляд, выделять в компании специальных сотрудников, которые бы непосредственно отвечали за внутренний PR ИТ-проектов или этим должны в равной степени заниматься все сотрудники ИТ-департамента?

Я стремлюсь к тому, чтобы такой работой занимались все сотрудники, но у всех своя роль, свои обязанности, каждый силен в каких-то своих областях. Но, повторю, желательно, чтобы максимальное количество сотрудников участвовало в этом и обладало подобными навыками. 

Не так давно в вашей компании внедрена система электронного документооборота. Как была организована работа по внутреннему PR в данном проекте?

Сначала вкратце о самом проекте. Мы используем стек продуктов компании Microsoft, но в области управления документами оказались бреши, поскольку продукты Microsoft не смогли в полной мере решить ряд задач, таких как контроль поручений, создание протокола встреч и производных от них поручений с последующим их мониторингом, издание внутренних приказов с последующим их согласованием и поддержкой версионности и т. д. Наши попытки автоматизировать документооборот с помощью Microsoft SharePoint 2010 и других технологий Microsoft оказались неудачными, и в конце концов мы стали искать на рынке решение от стороннего разработчика. После долгих и мучительных поисков, длившихся около полутора лет, выбрали систему WSS Docs от компании WSS Consulting, разработанную на платформе Microsoft SharePoint. Выбирали полтора года, а внедрили за три месяца. В первую очередь мы постарались развернуть базовый функционал, а уже затем реализовывать все «хотелки». 

Я бы не сказал, что проект шел легко, но присутствовало общее понимание руководства, что в документообороте должен быть наведен порядок. Мы определились с решением и провели ряд совещаний и презентаций, в ходе которых старались получить обратную связь от пользователей: полезна или нет та или иная функция, удобен или неудобен тот или иной элемент интерфейса. Фактически в ходе этих мероприятий была подготовлена и прозондирована почва для возможного изменения бизнес-процессов. Когда критическая масса необходимой информации была собрана, мы получили отмашку от руководства — да, система нам нравится, давайте ее внедрять. Не только я и мои сотрудники приложили немалые усилия для реализации проекта, многое сделала и компания, предложившая нам данный продукт. Принудительного перевода всех сотрудников на новую систему не предполагалось, система должна была «завоевать своего пользователя». Но в результате по окончании внедрения мы получили заявки на автоматизацию более десяти административных процессов, которые изначально не планировались к переводу в СЭД.

В принципе термин «СЭД» для внедренной нами системы несколько некорректен. Она все-таки ближе к ECM. Ее основная задача — управление контентом и бизнес-процессами, связанными с этим. Когда мы выбирали решение, то во главу угла поставили два ключевых приоритета — удобный интерфейс и быстродействие. Если разобраться, многие системы располагают достаточно объемным набором функций, но при этом сотрудникам необходимо пройти обучение на десятидневных курсах и еще постоянно держать под рукой огромный талмуд с документацией. В нашем случае система сама себя рекламировала. Если вам комфортно в ней работать, удобно решать задачи в рамках своих бизнес-процессов, то вы вольно или невольно станете ее сторонником. 

Какие знания и умения, помимо технических компетенций, вы считаете наиболее важными для ИТ-специалиста, если говорить о внутреннем PR ИТ-проектов?

Главное умение — это слышать и понимать людей. Нужно уметь презентовать свою позицию. Любой айтишник должен рассказывать людям просто о сложных вещах. 

И последний вопрос: как правильно и грамотно выстроить внутренний PR ИТ-проектов среди руководства компании, то есть людей, которые принимают решения и выделяют бюджет?

Как я уже сказал, у нас в компании действует отработанная проектная технология. В ее рамках любой руководитель может инициировать или предложить провести необходимое мероприятие. И, если оно будет воспринято положительно, разрабатывается детальный план, после чего проект запускается в работу. Мы не ограничиваем инициативы различных подразделений в компании. Взять, к примеру, задачи по автоматизации работы склада. Задач, связанных с ИТ, там примерно треть, а остальные две трети связаны с логистикой и соответствующей службой. В принципе «чистых» ИТ-проектов очень мало, чаще всего они пересекаются с задачами и интересами других подразделений. Поэтому должна быть четкая схема работы — как проект инициируется, как он проводится, как подводятся его итоги и оцениваются результаты. 

Источник: IT Manager №3, 2013

Журнал IT-Manager № 03/2013    [ PDF ]    [ Подписка на журнал ]

Об авторах

Григорий Рудницкий

Григорий Рудницкий

Историк по образованию. В ИТ-прессе – бумажной и онлайновой – с 2002 года: публикуется в изданиях, ориентированных как на домашних, так и на корпоративных пользователей. Любимые темы: гаджеты, мобильность, облачные сервисы, свободное программное обеспечение.

Мероприятия

23.09.2018 — 25.09.2018
XII Конгресс "Подмосковные вечера"

Москва, Атлас Парк Отель. Домодедово, Судаково, 92,

26.09.2018
Loginom Day 2018: продвинутая аналитика, легкая в приготовлении

Москва, event-холл «Инфопространство»

02.10.2018 — 03.10.2018
Открытая конференция для бизнеса и ИТ «ACCELERATE»

Москва, Краснопресненская набережная, 14 Экспоцентр

02.10.2018
Практики построения современного трейдинга

Москва, Арарат Парк Хаятт, зал Саргсян

04.10.2018 — 05.10.2018
БИТ Санкт-Петербург 2018

Санкт-Петербург, проспект Медиков, дом 3, Конгресс-центр «ЛПМ»