Современный электронный документооборот: какой он?

Сегодня не просто дать краткий ответ на этот вопрос, не упустив те или иные важные моменты. Изменений действительно много, причем за ними стоит сразу несколько масштабных тенденций, разнонаправленно и не всегда предсказуемо влияющих на ситуацию в стране в целом и на отечественный ИТ-рынок в частности. Первая тенденция, конечно же, импортозамещение в ИТ. Она особенно значима для рынка систем электронного документооборота (СЭД), поскольку они входят в число ключевых приложений для всех категорий организаций, подпадающих под нормативную базу в этой области. Следует учитывать и скорое завершение портирования в ОС Linux ведущих отечественных СЭД. Другой источник изменений — ужесточение требований заказчиков к сокращению сроков внедрения новых и развития существующих СЭД. Третий фактор — устойчивое расширение сферы юридически значимого документооборота при взаимодействии организаций между собой и с гражданами. Четвертый — потребность как можно полнее интегрировать такие системы с другими приложениями (на фоне сосуществования разных подходов к интеграции, различных технологических платформ и архитектур). Пятый — необходимость все более полного взаимодействия СЭД различных организаций. Шестой (но не по значимости) тенденцией является постоянно повышающиеся требования к информационной безопасности.

Перераспределение рынка

Благодаря взаимодействию всех перечисленных факторов сфера СЭД уже вступила в полосу глубоких перемен. Всего несколько лет назад можно было говорить о широком охвате российского заказчика несколькими десятками различных систем документооборота. Сегодня эти несколько десятков сократились вдвое. Естественно, в основном за счет мощных централизованных решений EMC, Directum и Documentum. На оставшейся части рынка СЭД заметно стремление к ускоренной централизации, которое проявляется, в частности, в создании территориальных облаков разной ведомственной принадлежности. Эта тенденция носит долгосрочный характер и является прямым следствием практики внедрения известных решений (Directum, DocsVision, «Тезис») существенного развития телекоммуникаций в стране, а также коренного поворота рынка в сторону Open Source.

Стремление к безбумажному будущему (в сочетании с вышеуказанными тенденциями) приводит к тому, что число фактически применяемых систем электронного документооборота если и увеличивается, то в основном именно за счет отечественных разработок и проектов Open Source. Отчасти это связано со спецификой российского документооборота, изначально ориентированного на иерархически распределенную структуру управления, применяемую в большинстве ведомств, крупных государственных организаций, муниципальных структур и коммерческих компаний. Если раньше эти заказчики, испытав какое-либо разочарование в российском ПО, переходили на проприетарные зарубежные платформы СЭД, то теперь все иначе. Во-первых, отечественные разработчики СЭД научились не только создавать, но и гораздо лучше продвигать и сопровождать свои решения. Их решения уже соответствуют требованиям крупных организаций, причем по данному параметру СЭД превосходят большинство других категорий российского прикладного ПО. К тому же сегодня разработчики наших систем документооборота энергично портируют свои продукты и технологии в ОС Linux и создают более технологичную масштабируемую инфраструктуру техподдержки. Во-вторых, новые внедрения СЭД зачастую сразу начинают с открытого ПО.

Основные группы СЭД и направления их развития

Как и прежде, функционально все известные СЭД делятся на две основные группы: инструментальные платформы (например, Directum, DocsVision) и готовые продукты («Дело», «Евфрат»). Для инструментальных платформ характерен относительно более узкий базовый функционал, но и более широкие возможности для реализации конкретных пожеланий клиента. Конечно, внедрение может растянуться на несколько месяцев и, соответственно, стать в несколько раз дороже. Но игра стоит свеч, особенно если руководство заказчика имеет четкое мнение относительно СЭД и в состоянии донести его до интегратора и разработчика в виде строгих технических требований. Сегодня, когда многие крупные организации-заказчики стараются взвешенно формировать собственные технологические платформы для всей совокупности проектов импортозамещения, такие технические требования встречаются все чаще.

Безусловно, готовые СЭД имеют определенный начальный стандартный функционал и понятную «экономику». Их серьезное преимущество — кратчайшие сроки внедрения и разумная цена. С такой системой можно работать буквально с первого дня в полном соответствии с «Руководством оператора». Достаточно правильно настроить ИЛО — информационно-логическое обеспечение СЭД (справочники, словари и пр.). Но у этого преимущества есть уравновешивающий риск: организации приходится подстраиваться под возможности СЭД, заложенные разработчиком, а перенастройка таких решений под требования заказчика гораздо сложнее и дороже, чем у инструментальных платформ. Поэтому сегодня, когда крупные предприятия привыкли подстраивать СЭД под свои нужды, именно по пути инструментальных платформ и движется все централизованное сообщество производителей СЭД.

Однако поставщики готовых систем не сидят сложа руки. В лучших продуктах этого класса уже появились важные новые функции, предоставляющие возможность самостоятельной глубокой настройки системы на уровне отчетов, маршрутов, процессов, реквизитов документа и прочего. В ближайшее время (когда разработчики завершат создание полнофункциональных версий своих продуктов для Linux и смогут направить основные силы на другие задачи) именно гибкость решения СЭД, высокая скорость и предсказуемая цена внедрения, а также качество техподдержки будут определять дальнейшую траекторию развития рынка.

Влияние сложившейся ИТ-инфраструктуры

Необходимо подчеркнуть, что очень большое влияние на выбор СЭД оказывает реальная структура заказчика: распределенные объекты автоматизации, центральный узел, наличие каналов связи, персонал и т. д. Но поскольку в рамках импортозамещения она существенно изменится, выбор СЭД нужно заранее согласовать с выбором системообразующих импортонезависимых продуктов уровня предприятия, которые будут формировать его дальнейшую ИТ-инфраструктуру. При этом особую роль играет несколько инфраструктурных систем, на которые могут опереться любые системы документооборота, в частности, службы электронной почты, авторизации, хранения, информационной безопасности. Многие СЭД имеют собственные реализации данных служб, а потому в крупной организации они будут дублировать общесистемные сервисы, что неизбежно вызовет множество вопросов к разработчику и повысит эксплуатационные расходы.

Вместе с тем у полнофункциональных решений, не требующих какой-либо опорной инфраструктуры, есть и сильные стороны (особенно если они сертифицированы, рассчитаны на территориально распределенную гетерогенную вычислительную среду и в них интегрированы функции ИБ и централизованного мониторинга и управления). Сегодня самодостаточных СЭД совсем немного, в качестве примера можно привести «БОСС-Референт» (платформа IBM) и «ИВК Бюрократ» (платформа ИВК).

Привлекательность самодостаточных СЭД постепенно повышается. Опыт крупнейших из них показывает, что действительно серьезные проблемы начинаются у интегратора при развертывании решения на разнородных и территориально распределенных объектах заказчика, в особенности при существенно выраженной централизации предлагаемого решения. Тогда требования к работоспособности инфокоммуникационной составляющей ИС заказчика, вовсе не относящейся к системе электронного документооборота, возрастают многократно. В цикл движения документов оказываются вовлеченными многие из имеющихся обеспечивающих служб.

Особый смысл приобретает и эксплуатация таких распределенных средств после процесса внедрения СЭД на местах. При том, что заказчик часто настаивает на централизованном управлении. Это является прерогативой тех самых инструментальных платформ, поскольку в готовых продуктах данный функционал просто не заложен.

Значительные сложности все еще сохраняются при подключении к СЭД мобильных пользователей — не столько в части функционирования самой СЭД на мобильных устройствах, сколько в плане обеспечения требований информационной безопасности при работе мобильных пользователей в составе такой неоднородной инфраструктуры. И во многих СЭД эта задача до сей поры не решена.

ЭП и МЭДО

Расширение сферы юридически значимого электронного документооборота — устойчивый долгосрочный тренд, проявляющийся уже не один год. И это касается как внутреннего и внешнего документооборота отдельных организаций, так и взаимодействия организаций между собой и с частными лицами. Соответственно, ни один современный документооборот уже не может обойтись без формального подтверждения истинности вложения и адресата, а именно без электронной подписи (ЭП). Таково одно из важных условий функционирования СЭД, но далеко не у каждого заказчика существует собственный Удостоверяющий центр (УЦ), и уж вовсе не каждый клиент имеет желание его создавать и поддерживать. Сегодняшняя ситуация с ЭП позволяет заказчику принять более взвешенное и экономически оправданное решение относительно применения разного типа ЭП — от квалифицированной до простой. Но не любой заказчик и интегратор разбираются в тонкостях законодательства относительно этой составляющей СЭД, а потому в данном вопросе требуется особая компетенция.

Трудность проблем внедрения и эксплуатации СЭД повышается при наличии у заказчика документов разного уровня конфиденциальности. В реальности — это повсеместная практика. Однако же существует совсем немного систем электронного документооборота, умеющих работать с документами, имеющими различные метки секретности (так называемые грифы). Обычно решение подобных проблем связано с «умножением» СЭД на число контуров безопасности на объектах клиента, в которых обрабатываются различные по уровню конфиденциальности документы. Контуры при этом развязываются гальванически (принцип «воздушного зазора»), а документы между контурами перемещаются при помощи курьеров с флешками или в «бумажном виде», осуществляется масса организационных мероприятий по сохранению конфиденциальности, устанавливаются различные программно-аппаратные средства защиты, что еще более повышает стоимость внедрения. Этот архаичный и дорогостоящий метод сегодня применяется довольно часто, но уже понятно, что дни его сочтены.

Важным аспектом СЭД представляется наличие инструментария контроля за исполнением поручений от руководителей различного уровня на циркулирующие документы. Вообще, многие считают, будто документооборот вполне можно свести к обороту именно ПОРУЧЕНИЙ и контролю за ходом их исполнения. В связи с этим внедрение контрольного органа, обеспечивающего заказчика непредвзятой и актуальной информацией статистической направленности о состоянии дел в СЭД, а также проверяющего исполнение мероприятий в рамках своих полномочий — одна из ключевых задач интегратора по объективизации жизни организации как таковой.

Помимо этого, для государственных структур, и особенно федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ), существует необходимость обеспечения автоматизированного взаимодействия с МЭДО — так называемым межведомственным электронным документооборотом. Последние изменения законодательства предписывают усложненное взаимодействие с МЭДО с учетом внедренной ЭП у заказчика с обеспечением двустороннего обмена квитанциями о получении и обработке на приемной стороне. Для иных СЭД такая интеграция может быть нереализуемой в силу ограничений выбранной СЭД-платформы.

Значительным изменением в процессах интеграции СЭД с иными входящим потоками реальных документов становится появление в этом ряду гражданина РФ, осуществляющего собственные запросы не только в ФОИВ, но и в иные властные структуры и организации. Обеспечение адекватной обработки обращений граждан в СЭД в соответствии с законодательством РФ — непростая и важная задача, реализации которой уже появились на ИТ-рынке.

У некоторых СЭД есть интересная возможность — полнотекстовый поиск не только по атрибутам (реквизитам) карточки, но и по телу документа. Для этого применяются различные технологии распознавания, в которых лидирует компания ABBYY, предоставляющая для систем документооборота движки распознавания, а то и формирующая на входящих участках заказчика серверы распознавания. Решения Open Source выполняют данную процедуру несколько иначе, да и качество работы с русским языком оставляет желать лучшего, но это лишь пока...

Заключение

Несмотря на обилие сложно решаемых проблем и непростую ситуацию с финансированием, системы электронного документооборота интенсивно распространяются. Возможно, в связи с понятным назначением СЭД, а также с отсутствием внятной негативной статистики по их внедрениям. Устойчивый рост количества относительно успешного ввода в действие непременно приведет к появлению профессиональных внедренцев и эксплуатационщиков СЭД. И дело здесь не в отсутствии или наличии подготовленных команд, а скорее в существовании развитых СЭД-платформ, способных решать указанные задачи в соответствии с принципами DevOps (ускорение цикла «разработка ? эксплуатация» плюс взаимопроникновение процессов разработки и эксплуатации, предоставляющее каждой стороне обратную связь и доступ к компетенциям другой стороны).

Еще одним важным аспектом квалифицированного продвижения и профессионального сопровождения СЭД является чисто методическая поддержка процессов документооборота заказчика, внесение быстрых изменений в ПО, выявление узких мест самих систем, обучение персонала и т. д.

Но есть и факторы торможения. Внедрение и последующая эксплуатация СЭД всегда становится комплексной проблемой, резко изменяющей жизнь самого заказчика. Многие руководители это понимают и, опасаясь этого как с экономической, так и с организационной точек зрения, постоянно откладывают такие процессы «на потом». Это, в свою очередь, тормозит и развитие рынка СЭД. Однако, как показывает практика, успешно внедренная СЭД уже через год приравнивается по значимости к ключевым информационным системам организации, обеспечивающим ее жизнедеятельность.

Более того, обилие действительно решаемых в рамках СЭД задач может вывести эту систему на интеграционный уровень, когда с ее помощью осуществляется сопряжение и объединение всех распределенных локальных информационных систем заказчика, действующих в рамках отдельных территориальных единиц. Для этого сама СЭД должна обладать возможностями по сопряжению, редко присущими системам электронного документооборота, разве что только на уровне СУБД.

Сложным остается вопрос субъективного восприятия предлагаемого решения заказчиком и общее мнение о продукте, которое формируется должностными лицами первой волны, работающими с СЭД наиболее квалифицированно. В ситуации с готовыми решениями первое мнение может быть и последним. Если система не понравится наиболее активной части пользователей, то исправить уже ничего будет нельзя. Скорее всего, заказчик откажется в пользу чего-либо иного или перенесет сроки внедрения СЭД. Другое дело, если заказчик «ввязался» в долгоиграющую процедуру настройки централизованного платформенного решения «под себя», потратил время и силы своих сотрудников. Тогда имеет смысл довести начатое до конца. Но необходимо иметь в виду, что при наличии распределенной инфраструктуры из многих объектов по РФ, субъективный фактор может возникнуть совершенно неожиданным образом. При слабой централизации управления он может оказать дестабилизирующее влияние, как, впрочем, и всегда...

Поэтому полезной практикой внедрения СЭД считается проведение предварительных испытаний ЛЮБОГО решения СЭД на реальных задачах заказчика (к примеру, на одном из объектов) с формированием дополнительных требований к системе. И тут как раз и играет роль простота и дешевизна тех мероприятий, которые обязаны провести интегратор и заказчик перед внедрением СЭД. Преимущества в данном случае имеют настраиваемые платформенные решения (в том числе из OpenSource), прямой контакт с проектировщиком или наличие собственной разработки, гарантирующей исполнение разумных требований заказчика в предельно сжатые сроки. Эти условия сегодня являются важнейшими и при пилотном макетировании СЭД, и при их полномасштабном внедрении.

Валерий Андреев, заместитель директора по науке и развитию ЗАО «ИВК»