Консалтинг в управлении документами

Консультационная услуга по подготовке предприятия к автоматизации документооборота набирает популярность. И это явная примета времени. Руководители предприятий, уже столкнувшись с неудачным внедрением системы электронного документооборота, начинают понимать важность методической проработки документных процессов до момента автоматизации.

Постепенно формируется рынок консультационных услуг в сфере управления документами. Консультационная услуга – это привлечение стороннего эксперта для разъяснений, рекомендаций и иных форм консультаций, включая выявление и оценку проблем, в нашем случае в документообороте на предприятии заказчика.

Что такое управление документами

Под управлением документами понимается[1]:

• создание документов и их ввод в систему с целью доказательства ведения деловых операций;

• комплекс мер по защите их аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования в условиях изменяющейся во времени деловой среды и требований к управлению документами.

Ключевое – это доказательство. Чтобы документ реализовал свою доказательную функцию, он должен соответствовать внешним нормам, суть которых вкладывается в понятия аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования. За каждым понятием – набор продуманных мер и действий, сочетающих методические, организационные и технические вопросы.

Для управления документами и обеспечения доступа к ним создаются информационные документные системы. На построение комплексных документных систем и направлена консультационная услуга.

С чем связан высокий спрос на участие методологов-консультантов в проектах автоматизации документооборота?

Российские предприятия переживают вторую, а некоторые и третью волну автоматизации документооборота. Характерная примета очередной волны автоматизации – привлечение методологов-консультантов в проекты внедрения и перевнедрения систем электронного документооборота.

Многолетний опыт проведения аудитов документооборота на разных предприятиях подсказывает мне основные причины:

• неудовлетворенность уже внедренными системами электронного документооборота (не стало удобнее, быстрее, эффективнее);

• новые, существенно более сложные запросы бизнеса, а именно:

• построение комплексных (интегрированных) корпоративных информационных систем, которые объединяют документы разных направлений деятельности: управленческой, кадровой, финансовой, бухгалтерской, правовой, производственной и др.

• переход (хоть и очень осторожный) к модели безбумажного документооборота.

Решение данных задач требует узкоспециальной экспертизы, которой владеют методологи в области управления документами. Такие специалисты решают задачи на стыке нескольких предметных областей.

Функция регламентации бизнес-процессов. Методологи решают задачи построения и регулирования бизнес-процессов путем создания регламентирующих документов и объединения их в единую регламентную базу. Подчеркну: всех бизнес-процессов организации, а не только документных.

Функция автоматизации бизнес-процессов. Методологи выполняют важную роль при проектировании комплексных корпоративных документных систем, поскольку владеют полной и достоверной информацией о процессах предприятия, а также выступают связующим звеном между функциональными заказчиками, функциональными экспертами и техническими специалистами, отвечающими за реализацию построения комплексных корпоративных документных систем на базе выбранной информационной платформы.

Если предприятие не имеет собственного центра компетенций по методологии, то оправдано привлечение сторонних специалистов в рабочую группу по внедрению системы электронного документооборота.

Далее я рекомендую создавать методический центр компетенции на предприятии и развивать нормативную методологию как самостоятельное направление деятельности. Организации деятельности отдела методологии будет посвящена отдельная статья.

Три заблуждения о консалтинге

Заблуждение 1. Результат консалтинга устаревает еще до окончания проекта

Это не так. Консалтинговая услуга основана на применении хорошо отработанной технологии, которая базируется на готовых алгоритмах и позволяет управлять:

• сроками выполнения работ (планировать дату окончания работы, сокращать сроки);

• качеством (выполнять работу с заданным качеством, то есть о чем договорились с заказчиком).

Набор готовых алгоритмов представляет собой конкретные сценарии сбора и обработки данных. Каждый сценарий применяется к отдельному участку документооборота и содержит цикл:

сбор данных – формализация данных – анализ данных – проектирование целевой модели – настройка системы

Применительно к одному участку документооборота данные не могут устареть за время прохождения по четко заданному алгоритму.

Заблуждение 2. Сторонний консультант не знает специфики работы предприятия и не сможет правильно организовать его работу

Управление документами не имеет отраслевой специфики. Организация документооборота строится на законодательно-правовых, нормативно-методических нормах, лучших практиках других предприятий и возможностях выбранной информационной системы. Сотрудники предприятий находятся в плену устоявшихся рабочих процессов и взаимоотношений в коллективе. Лишь сторонний независимый консультант может не только установить реальное положение вещей, дать беспристрастную оценку и порекомендовать оптимальные изменения, но и объяснить пути достижения.

Заблуждение 3. Мы наш, мы новый мир построим

Приверженцы похода проповедуют построение новой системы без анализа текущей деятельности.

Почему мы не применяем такой подход? Проектирование целевой модели документооборота строится на основе эталонной модели. Эталонная модель накладывается на действующую для выявления отклонений и определения точек корректировки. Именно применение технологии «эталонной модели» позволяет управлять сроками и качеством работ (см. заблуждение 1). Первичные данные, полученные в ходе аудита документооборота предприятия, подвергаются анализу и моделированию. От полноты и достоверности первичных данных зависит качество целевой модели, а именно сокращение числа последующих корректировок. Это подтверждено практикой.

Технология управления документами

Технология управления документами, разработанная и применяемая нашей проектной командой, апробирована в реальных проектах внедрения электронного документооборота и уверенно зарекомендовала себя на рынке ИT-услуг.

Состав проектных работ для отдельного участка документооборота показан на примере контрольных точек в таблице:

Под отдельным участком документооборота понимается:

• входящий/исходящий документопоток,

• внутренние управленческие документы:

• организационно-распорядительные,
• протоколы и др. документы корпоративного управления,
• информационно-справочные

• внутренние документы по направлениям деятельности:

• финансовые,

• претензионно-судебные,

• производственные,

• кадровые.

• договорная документация (взаимодействие с контрагентами).

  Сроки выполнения работ приведены усредненные. Расчет срока выполнения работ производится по формуле, в которой учитывается, в первую очередь, количество респондентов – участников интервью для конкретного участка документооборота.

Так, для участка «входящие/исходящие документы» требуется всего один респондент – секретарь-делопроизводитель. А для обследования договорной работы потребуется провести интервью со всеми подразделениями, вовлеченными в договорную деятельность, а это приблизительно 60% от общего числа структурных подразделений предприятия.

Управлять сроками проекта можно путем ограничения количества респондентов и, соответственно, направлений деятельности, за которые ответственны респонденты.

Методический (консалтинговый) проект выполняется строго по авторской технологии. Технология представлена совокупностью методических материалов для каждого этапа проекта:

• сценарии обследования каждого участка документооборота;

• требования к формализации и анализу собранных первичных данных;

• типовые аналитические и отчетные формы проектных документов;

• пакет нормативных документов для организации документооборота;

• эталонные целевые модели для каждого участка документооборота.

Таким образом, технология представлена готовыми алгоритмами работ от начала до завершения методического проекта.

Обследование документооборота направлено на фиксацию модели «как есть» для сравнения с эталонной моделью. Результат сравнения позволяет дать оценку готовности предприятия к внедрению системы электронного документооборота.

Обследование проводится по готовым сценариям и фиксируется в отчетной форме «Аналитическая записка о состоянии документооборота», которая включает:

• полный видовой состав документов предприятия;

• описание процессов обработки документов;

• описание делопроизводственных процедур (контроль исполнения документов, оперативное хранение);

• описание архивного хранения документов;

• оценку состояния документооборота и рекомендации по совершенствованию процедур работы с документами.

Проектирование целевой модели документооборота. На основе полученных рекомендаций и предложений проектируется целевая модель документооборота.

Результат проектирования – функциональные требования к информационной системе, которые включают:

• перечень документов, подлежащих автоматизации (подготовка в электронном виде, издание оригинала документа – в бумажной форме);

• перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов;

• требования к каждому виду автоматизируемого документа, включая:

• маршрут обработки;

• шаблон файла;

• описание нумератора;

• ролевую матрицу;

• политику доступа;

• описание системы контроля исполнения документов и предложения по повышению исполнительской дисциплины;

• описание системы хранения бумажных и электронных документов.

Правильно выстроенная целевая модель документооборота обеспечивает стабильность управленческой системы предприятия и ее устойчивость к изменениям.

При этом требования к участникам документных процессов могут снижаться благодаря формализации процедур (процесс описан и регламентирован), использованию шаблонов при создании документов, обработки документов по заранее настроенным маршрутам, подсказкам (бизнес-инструкциям), которые информационная система показывает пользователю на каждом этапе его работы.

Заменяемость сотрудников и снижение требований к персоналу – значимый показатель для кадровых служб предприятий.

Регламентация документооборота. На этом этапе составляются локальные нормативные акты (инструкции, регламенты, положения, порядки, стандарты, технологические карты операций). В итоге формируется пакет документов, цель применения которого:

• распределить ответственность по направлениям деятельности;

• обеспечить согласованность принимаемых решений;

• обеспечить правовое поле для использования новой информационной системы;

• зафиксировать корпоративные процедуры и стандарты их выполнения.

Регламентация документных процессов – это самостоятельное направление деятельности, требующее высокой компетенции в области нормативной методологии.

Для того чтобы локальные нормативные акты были всегда актуальные и не противоречили друг другу, разработка подобных документов должна носить системный характер, поэтому нормативная методология также нуждается в регламентации, как и любое другое направление деятельности. Технология содержит требования к регламентации служебной деятельности, типовые формы и порядок разработки регламентирующих документов.

Создание центра компетенций по документообороту. На этом этапе выполняются работы по оргпроектированию:

• расчет оптимальной численности службы делопроизводства;

• построение организационной структуры;

• регламентация работы службы;

• передача службе опыта и знаний, накопленных в ходе методического проекта.

В целях создания центра компетенций по документообороту предприятию может быть рекомендовано выделение отдельных сотрудников, либо отдельных подразделений, ответственных за правильное ведение документооборота и методическое сопровождение системы электронного документооборота.

[1] ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (утв. Приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст).