Мэрия Ярославля оптимизировала обработку обращений
В составе организационной структуры мэрии Ярославля 29 подразделений, часть из которых обладают правами юридического лица и имеют фактически свой отдельный документооборот (например, Департаменты городского хозяйства и образования, Комитет по управлению муниципальным имуществом), что автоматически добавляет сложностей.
Проект автоматизации документооборота был начат в 2010 году, постепенно развивался, и в 2018 году система была обновлена и централизованно внедрена в мэрии города и всех её структурных подразделениях. К СЭД на новой версии российской платформы Docsvision 5 подключены 660 сотрудников. Через нее же город взаимодействует с Правительством Ярославской области, в котором документооборот реализован на платформе DIRECTUM.
В рамках проекта автоматизированы основные делопроизводственные процессы для всех типов документов. Одна из последних доработок проекта - обработка сообщений с портала Губернатора Ярославской области «Делаем вместе». По словам сотрудников, радует, что теперь потерять документ или проект документа невозможно, и при поиске документов нет необходимости к кому-то обращаться.
Портал «Делаем вместе» - это государственная информационная система приема и обработки сообщений граждан Ярославской области по вопросам деятельности органов власти и местного самоуправления Ярославской области. Пилотный проект был запущен в 2017 году, сегодня к нему подключены остальные муниципальные образования. Граждане обращаются на портал со своими проблемами, информация передается в органы государственной власти или местного самоуправления. Решение вопроса занимает 10 дней.
В рамках проекта СЭД в мэрии разработан процесс выгрузки результатов рассмотрения обращений граждан на портал ССТУ.рф. Внедрена подсистема обмена электронными документами между Правительством Ярославской области на базе платформы DIRECTUM и мэрией, подсистема обмена электронными документами между всеми структурными подразделениями мэрии, в т.ч. и с мэрией города Ярославля. Настроена ролевая модель, в том числе для процесса обработки обращений граждан, поскольку каждое подразделение должно видеть только «свои» документы.
Через систему за 5 лет последних лет прошло уже 470 000 документов и около 940 000 заданий.