Смартфон, планшет, BI: джентльменский набор современного руководителя
Современный мир полон информации – критически необходимой, просто важной, второстепенной, а зачастую – совершенно бесполезной. И каждый раз, когда требуется что-то узнать, начинается поиск информации, человек погружается в облако сведений, качество которых не всегда соответствует его ожиданиям.
Отметим, что показателем качества информации является не только степень ее достоверности, но и соответствие потребностям заказчика по составу, актуальности, полноте, доступности данных, скорости их получения, детальности, удобству восприятия. Наличие качественной информации помогает принимать эффективные решения, своевременно осуществлять управленческие действия, отслеживать отклонения от плановых показателей деятельности и своевременно планировать корректирующие мероприятия.
Список положительных эффектов от наличия качественной информации у лиц, принимающих решения, можно продолжать бесконечно. Именно поэтому руководители уделяют особое внимание вопросам отчетности, необходимой им в работе. Важную информацию может сообщить просто яркий листок бумаги с одним словом, вовремя приклеенный к монитору. Эффективный руководитель старается использовать все доступные возможности для получения нужных сведений: от рукописных или электронных документов, которые готовят сотрудники, до всевозможных отчетов, создаваемых программными средствами. Но наиболее востребованным инструментом предоставления информации руководителям уже долгое время является набор технологий для обработки и визуализации данных, называемых Business Intelligence (BI).
Востребованность этих технологий привела к росту предложений от разных производителей, появлению десятков конкурирующих программных продуктов как от мировых, так и от российских производителей. Различия в бизнесе компаний, использующих эти технологии, привели к тому, что каждый программный продукт не похож на другой как внешне, так и по составу задач, для решения которых он будет наиболее эффективен. И все-таки что дают эти инструменты тем, кто их использует?
Вся необходимая информация в одном месте
Всегда лучше, когда вся информация по интересующему вопросу сосредоточена в одном месте. Желательно сначала увидеть картину в общем, а затем углубиться в детали, но только в том случае, если они вас заинтересуют. Хорошо бы еще, чтобы форма представления информации позволяла быстро обращать внимание на то, о чем стоит узнать подробнее.
Но реальная ситуация может отличаться от желаемой. Например: отчет о ценах конкурентов готовит сотрудник какого-то отдела вручную, просматривая ресурсы в Интернете; данные о продажах предоставляет другой отдел, в котором процесс подготовки отчета автоматизирован, а данные о предоставляемых скидках находятся в CRM-системе, и увидеть их можно только в ней. Каждую часть нужной информации можно увидеть только по отдельности, фрагментарно, и требуются еще какие-то усилия, чтобы получить сводный отчет.
При использовании инструментов Business Intelligence одна технология позволяет потребителю информации не задумываться обо всех остальных. Современные BI-платформы умеют получать данные из совершенно разных источников, расположенных в разных местах и содержащих совершенно разную информацию, объединять их и отображать в нужном составе в одном месте. Источниками информации могут быть корпоративные базы данных, открытые источники в Интернете, электронные документы всевозможных форматов. Если каждый источник содержит только часть нужных данных, решения Business Intelligence позволят собрать разрозненные сведения и одновременно просматривать их.
Для быстрого доступа к собранной информации служат информационные панели. На одной информационной панели могут быть объединены сведения, сгруппированные по различным принципам (по тематике или направлению деятельности компании), а также совсем разнородные сведения, используемые при анализе той или иной ситуации.
Информация в том виде, который удобен
Удобство представления информации сокращает время на восприятие и позволяет своевременно увидеть то важное, что требует внимания прямо сейчас. Эту простую истину открыли не сегодня, и именно поэтому всевозможные виды таблиц, диаграммы, графики, матрицы и индикаторы давно используются при управлении. Все эти способы отображения доступны и в современных средствах Business Intelligence.
Можно использовать практически все популярные способы подачи информации: секторные, круговые и линейные диаграммы, гистограммы, матричные представления, индикаторы отклонений. Но этот перечень был бы далеко не полным, если не отметить возможности пространственной визуализации с использованием географических карт.
Пространственная визуализация подходит не только для крупных компаний, ведущих деятельность на территории страны или по всему миру, – при формировании такого представления могут использоваться карты отдельных городов и даже районов с домами.
Привлечь внимание всеми доступными способами
И все-таки, как бы ни была информативна страница с информацией, обратить сразу внимание на критичные процессы, требующие вмешательства, бывает сложно. Именно поэтому многие средства Business Intelligence включают в себя средства оповещения. Обычно такой инструмент позволяет отслеживать наступление определенного события, например превышения показателем порогового значения. Если событие наступает, аналитическая система отправит сообщение по определенному списку адресов. Само сообщение может уже включать страницу с информацией, которую этим сотрудникам необходимо срочно увидеть.
Только те подробности, которые нужны
Избыточность информации может доставить не меньше проблем, чем ее недостаток. Если провести аналогию с поисковыми системами вроде Google или Yandex, то среди множества ссылок, которые будут получены в результате запроса, до 90% составляет информационный шум – только приблизительно похожие, малоинформативные либо перегруженные подробностями и дополнительной информацией материалы.
Зачастую в корпоративной отчетности встречаются большие многостраничные таблицы, содержащие сведения с максимальной детальностью. И делается такая избыточная отчетность не просто так, «на всякий случай», а в силу необходимости: если какой-то показатель вышел за пределы ограничений, необходимо понять, что именно стало причиной. При этом обычно нет времени запрашивать и ждать детализирующий отчет. Но в обычной ситуации, когда показатели в норме, большой объем подробностей только затрудняет как восприятие картины в целом, так и выделение в ней элементов, требующих внимания.
При использовании инструментов Business Intelligence в громоздких таблицах обычно нет необходимости. Достичь этого позволяет интерактивность всех элементов, которые используются для отображения информации. Каждый элемент, который вы видите на информационной панели, каждое значение показателя или столбец графика, кроме того что сами по себе сообщают вам некоторую информацию, могут быть отправной точкой для получения дальнейших подробностей, касающихся именно ее.
Наиболее традиционный способ сделать так, чтобы вы просматривали информацию от основного к деталям, – иерархии. Примеры самых понятных иерархий – это время (год, квартал, месяц и день), организационная структура компании, структура бюджета и т. д. При использовании иерархий можно начать просмотр с того уровня, который вас интересует, и при необходимости получить более детальное или более агрегированное представление тех же данных одним кликом мыши. При использовании иерархии времени легко получить значение любого показателя за аналогичный период другого года или предыдущий месяц и сравнить их с текущими показателями.
Но современные BI-платформы дают еще больше возможностей, одно из основных достоинств которых – предельная простота использования. Обыкновенная всплывающая подсказка появляется, когда вы наводите указатель мыши на значение, и она уже может сообщить основные подробности. Например, значения первичных показателей, из которых сложилось значение более сложного.
Требуется больше подробностей? К любому элементу информации может быть прикреплена новая страница или даже несколько страниц с информацией, детализирующей значение в различных ракурсах. И эта новая страница может быть так же интерактивна, как предыдущая: можно углубляться в подробности до тех пор, пока это требуется.
То, что нужно, и то, что может пригодиться
Продвинутые BI-инструменты обладают еще одним, не менее важным достоинством: возможностью трансформировать страницу с информацией по мере необходимости. Допустим, вы просматриваете таблицу, в которой строки – это территории каналов продаж, а столбцы – товарные группы. Это удобный и привычный вид представления, но именно сейчас нужно, чтобы каналы продаж и товарные группы поменялись местами.
Разумеется, всегда можно затребовать у ответственного сотрудника новый отчет, но всегда ли есть время ждать, когда этот отчет будет готов? Современные BI-инструменты позволяют изменять форму представления данных непосредственно на странице с информацией. Можно не только менять местами строки и столбцы, но и разбить большой отчет на несколько маленьких, в каждом из которых будут данные по одной товарной группе, затем отсортировать данные в нужном порядке, добавить промежуточные итоги.
Информацию можно не только трансформировать, но также отображать и скрывать, когда это потребуется. Когда эта бывает особенно полезным? Широкие таблицы со множеством показателей информативны, но громоздки. Если все эти показатели одновременно нужны далеко не всегда, но каждый их них используется часто, то необходимости жертвовать важными элементами нет. Любой показатель может присутствовать на информационной панели в скрытом виде и отображаться по требованию пользователя.
Все эти возможности ориентированы не на программистов, разрабатывающих отчеты, а на пользователей системы. Простыми и интуитивно понятными элементами управления может воспользоваться любой сотрудник офиса, знакомый с работой на компьютере: руководитель, аналитик, секретарь, эксперт. Активными пользователями BI-системы часто становятся экономисты.
Такой сотрудник, прошедший дополнительное обучение работе с инструментом (как правило, оно занимает от одного до трех дней), может еще больше: создавать новые отчеты, включать в них простые и сложные вычисления, публиковать их на информационных панелях для руководителя и других заинтересованных лиц, самостоятельно выбирать формы представления информации, порядок переходов между агрегированной и детальной информацией и многое другое.
В любое время, в любом месте
Простота получения и передачи информации делает BI-решения незаменимыми в рабочем процессе, и в особенности при удаленной работе. Где бы вы ни находились – в офисе, в дороге или на переговорах, – необходимость получить информацию для принятия решения может возникнуть везде. Невозможно взять с собой всю информацию, но всегда можно получить доступ к ней со своего мобильного устройства. Сегодня многие аналитические платформы позволяют создавать мобильные версии информационных панелей. Такая версия панели может быть создана с учетом модели вашего устройства, что сделает ее использование в мобильном варианте еще более удобным. А находясь в офисе, получить всю необходимую информацию из BI-системы можно привычным способом – через Интернет-браузер.
Опубликовано 06.08.2014