Винни-Пух идет в гости

Сказка ложь, да в ней намек. Добрым молодцам урок

А. С. Пушкин

Традиционно майский номер журнала посвящен не предметным областям, а общим компетенциям и интересам ИТ-сообщества. Уже много лет подряд я задумываюсь о теме статьи в майский выпуск. С одной стороны, все просто — пиши о чем хочешь. С другой, все сложно — это должно быть интересно еще кому-то, кроме автора. На сей раз я решил продолжить разговор о проектном управлении — эта сфера мне нравится и ею я занимаюсь с удовольствием.

Под термины «проект» и «проектное управление» можно подвести не только рабочие задачи, связанные с нашей профессиональной деятельностью, но любые задачи повседневной жизни. Более того, 14 апреля текущего года министр экономического развития Российской Федерации утвердил документ «Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти». Несомненно, событие эпохальное. Проектное управление и проектное мышление начинает все более интенсивно проникать в современную жизнь. Наше существование, и персональное, и государства в целом, легко рассмотреть через призму проекта. Например, жизнь от рождения до смерти — проект по определению:

1. Это комплекс мероприятий? Да.

2. Ограничен по времени? Да.

3. В результате должен получиться некий уникальный результат? Да, как минимум один, а то и несколько. :-)

Я бы даже уточнил: наша жизнь — это некий портфель проектов (согласно определению), в котором есть как отдельные проекты, так и серии в виде программ проектов со своими целями, вехами, рисками и планами коммуникаций. Но не хочется в начале долгожданного и, я надеюсь, солнечного лета пытаться сосредоточится на высокоинтеллектуальных темах. Поэтому предлагаю вам проектный кейс, основанный на частично реальных событиях, описанных в картинках великого советского мультфильма «Винни-Пух идет в гости», с точки зрения проектной деятельности.

При прочтении нужно помнить, что любые совпадения с реальными людьми, фактами, событиями, датами считаются случайными.

Как-то утром, когда завтрак уже давно кончился, а обед еще и не думал начинаться, Винни-Пух не спеша прогуливался со своим другом Пятачком и сочинял новую песенку.

Был обычный трудовой день, и Винни-Пух, один из директоров концерна «Лес», занимался своей основной трудовой деятельностью совместно со своим коллегой Пятачком. И тут, о боже, новая идея у руководителя! А как известно, все новые, а тем более случайные идеи руководства приносят много беспокойства коллективу.

А не пойти ли нам в гости? Да, я как-то случайно подумал: а не пойти ли нам в гости? Немного подкрепиться?

Налицо — осознание проблемы, перетекающей в инициацию проекта для ее решения. Есть цель — подкрепиться, и есть средство достижения цели — пойти в гости. При этом следует отметить, что у функционального заказчика (Винни-Пуха) сразу рождается мысль, как завуалировать основную цель проекта, скрыть, так сказать, истинную цель и показать косвенную. Фактически Пух использует одну из китайских стратагем (подмена цели) и производит подмену цели средством. Косвенная цель — сходить в гости, скрытая, она же основная, — немного подкрепиться. Тут надо обратить внимание на то, что заказчик уже примерно определил периметр проекта и выразил это определением «немного» подкрепиться, то есть видит ограничение.

Пятачок, являющийся невольным и не вовлеченным участником организуемого проекта, сомневается в целесообразности реализации проекта в конкретное время и выражает свой скепсис вопросом: «Кто ходит в гости по утрам?» Как известно, на ранних стадиях организации проекта (стадия подготовки, или размораживания) отрицание проекта только усиливает желание инициатора его реализовать. Вот и наш главный герой четко обосновывает необходимость проведения проекта в указанное время, ссылаясь на внешние экспертные источники.

Кто ходит в гости по утрам, тот поступает мудро! Известно всем, тарам-парам, на то оно и утро.

Но Пятачок хотя с виду и прикидывается простачком, не сдается и продолжает интересоваться подробностями и возможными вариантами реализации проекта: «Винни, а куда мы идем?»

Вариант первый. Проект реализуется в подразделении участника, то есть идут к Пятачку. Несмотря на очевидную простоту и безрисковость такого решения, анализ ситуации показывает, что добиться основной цели проекта в данном варианте не получится. У Пятачка есть воздушный шарик, но подкрепиться у него нечем. Винни-Пуху нужно аргументировать смену варианта и при этом добиться усиления своей позиции.

Не... Мы, пожалуй, к тебе не пойдем. А то получится, я иду в гости, а ты не идешь.

Присмотревшись внимательно, мы увидим, что заказчик продолжает использовать приемы китайских стратагем (подмена цели и демонстрация лояльности для усыпления бдительности). В обоснование отказа Винни-Пух смещает акцент с истинной цели на косвенную и выполняет прием проявления участия, который выражается в показной заботе о ближнем. Тем самым официально вовлекает его в проект. В дальнейшем вовлечение участника в проект усиливается повторным применением приема демонстрации лояльности и генерируется второй вариант реализации проекта, в котором он (заказчик) показывает, что готов ради участника пойти на все, даже на проведении проекта на своей территории. Тут важно отметить, что параллельно Винни-Пух усиливает ранее высказанное утверждение о времени реализации проекта, формируя недоказанную предпосылку проекта.

Да, если гость пришел с утра, ему спешить не надо. Кричат хозяева «ура!», они ужасно рады.

Второй вариант реализации. Проект осуществляется на территории заказчика, то есть идут к Винни-Пуху. Очевидно, что данный вариант неприемлем сразу по двум параметрам: есть свое бессмысленно, а ходить к себе в гости глупо. Не думаю, что Винни-Пух, предлагая данный вариант, не предвидел этого, а значит, вариант предложен умышленно для того, чтобы быть отброшенным и спровоцировать следующий ход.

Не будем упускать возможности похвалить Винни-Пуха — он грамотно подготовил ситуацию окончательного втягивания Пятачка в проект. Поэтому Винни не хочет самостоятельно генерировать следующий вариант, а предоставляет Пятачку это сделать, имея как подсказку два предыдущих варианта и предположение о радости хозяев утренним гостям. Пяточек «ведется» на данную уловку и генерирует третий, рабочий вариант.

Пух, я кажется, придумал! Давай пойдем... к кому-нибудь.

Функциональный заказчик добился своего: участник вовлечен и даже предложил вариант реализации проекта. Видимость демократии соблюдена, и Винни-Пух, уже не спрашивая Пятачка, самостоятельно выбирает куда идти (исполнителя проекта). Тут возникает законный вопрос: а почему было не спросить об этом у автора варианта? Вполне вероятно, что Винни осознанно не пошел ни к ослику Иа, ни к Сове. Перед нами персональная заинтересованность функционального заказчика в конкретном исполнителе проекта в лице Кролика. Чтобы скрыть персональную заинтересованность, функциональный заказчик выстраивает оригинальную логическую цепочку, результатом которой является постановка в один ряд (уровень) заказчика и исполнителя. А это уже обоснование выбора исполнителя по нелегитимному признаку.

Если я что-нибудь в чем-нибудь понимаю, то дыра — это нора. А нора — это Кролик. А Кролик — это подходящая компания. А подходящая компания — это такая компания, где нас могут чем-нибудь угостить.

Наступает последняя стадия подготовки проекта — нужно убедить исполнителя в работе с заказчиком и добиться принятия собственных условий. То есть необходимо попасть к Кролику в гости, что на практике оказывается совсем не простым делом, поскольку исполнитель и заказчик разговаривают на разных языках. Почему так происходит? Чаще всего это говорит о незаинтересованности одной из сторон в проекте. Например, мы можем предположить, что исполнитель (Кролик) перегружен другой работой или у него есть другие планы, которые он не хочет менять. Также есть смысл оценить тон, которым заказчик начинает и заканчивает разговор с исполнителем. Мы видим, как меняется тон разговора — от резкого к извиняющемуся.

Эй! Кто-нибудь дома? Я спрашиваю, ЭЙ, кто-нибудь дома?

Тогда, скажите, пожалуйста, а куда девался Кролик?

В итоге беседы с Кроликом Винни-Пуху все же удается победить в переговорном поединке и, проведя серию правильных вопросов, вынудить исполнителя принять условия — признать правоту Пуха и пригласить его и Пятачка в гости. Но исполнитель, чтобы сохранить лицо, как говорят китайцы, оставляет за собой последнее слово и определяет правила входа в гости, заставив Пуха и Пятачка выполнить требования, написанные на половичке.

Ну хорошо, входите. Между прочим, здесь написано: «Вытирайте ноги». Вы-ти-рай-те... ага, понятно. Не такое это простое дело — ходить в гости.

Ура, косвенная цель проекта достигнута, проект начался, и дальнейшие события разворачиваются стремительно. Впереди достижение скрытой цели проекта — перекусить. И перед началом активной фазы проекта функциональный заказчик предупреждает участника проекта о недопустимости раскрытия исполнителю истинной цели проекта, сохраняя стратагему подмены цели.

Когда войдем — главное, делай вид, будто мы ничего не хотим.

Без сомнения, трудно аргументировать то, что хочешь скрыть, но в этом нам всегда помогают продвинутые исполнители. Данный проект не был исключением, и, конечно, умный исполнитель сам предложил необходимое решение.

Пух уже начал волноваться, но Кролик был очень умный, и сам догадался, что пора бы немного подкрепиться.

Аппетит приходит во время еды. Кролик предлагает на выбор два возможных варианта реализации: хлеб с медом или хлеб со сгущенным молоком. Пух, как и подобает реальному заказчику, слегка скрывая личную заинтересованность, манипулирует Пяточком и просит и то и другое и без хлеба. То есть, предлагает исполнителю заранее подготовленное решение, которое полностью устраивает заказчика, но превышает плановые расчеты исполнителя. Данный прием называется «утрамбовать исполнителя» (на состав работ, сроки или бюджет).

Пух, тебе что намазать — меду или сгущенного молока? Тебе меду или того и другого?

И того и другого, и можно без хлеба.

Кролик осознает, что заказчик толкает его на перерасход ресурсов в данном проекте, но долг чести превыше всего, и исполнитель молча соглашается, удовлетворяя требования заказчика. Казалось бы, всё — проект успешно входит в стадию завершения, скоро можно будет возвращаться к своей основной деятельности и продолжать сочинять новую песенку. Но нет, из-за повышенной лояльности и культурности исполнителя, а также из-за возрастающих потребностей заказчика проект продолжился. Увы, так бывает достаточно часто. При этом обе стороны, и заказчик и исполнитель, как правило, проигрывают в такой ситуации.

Ну, что ж. Если вы больше ничего не хотите... А разве еще что-нибудь есть?

В чем заключается ошибка заказчика? Очевидно, увеличивая перечень своих «хотелок» (расширяя содержание проекта), отменяя сформированное ограничение «немного подкрепиться», заказчик нарушает хлипкий баланс проекта — правило трех ограничений (стоимость, продолжительность и качество).

В чем проиграл Кролик? Конечно, в том, что были потрачены все имеющиеся ресурсы, был перерасход времени и как результат — отрицательная маржинальность проекта и неудовлетворенность исполнителя.

А в чем проиграл Пух? Риски — вот о чем забыл не только заказчик, но и исполнитель. О рисках и о мерах реагирования на них вообще принято не вспоминать, что, на мой взгляд, является непростительной оплошностью в любом проекте. Если бы при начале проекта были определены все риски и ограничены рамки проекта, то, скорее всего, заказчик не попал бы в такую пикантную ситуацию. Тут уместно вспомнить крылатую фразу итальянского автора М. Джиованни: «Лучшее — враг хорошего».

Спасите, помогите! Ну что? Застрял?

Нет, я просто отдыхаю.

Надо констатировать, что заказчики не любят сознаваться, что их действия привели к проблемам в проекте. Это один из самых сложных и рискованных моментов проекта, когда от сторон требуется не только корректность, но и нацеленность на конечный результат и желание спокойно, без взаимных обвинений найти приемлемое в данной ситуации решение.

— Это все потому, что у кого-то слишком узкие двери!

— Нет, все потому, что кто-то слишком много ест!!!

Как же Винни-Пух и Кролик выйдут из непредвиденной ситуации, ведь фактически у Кролика блокирован офис, а Винни не может заниматься непосредственной деятельностью? Кролик применяет жесткий вариант стимулирования заказчика, доведя до последнего экспертную информацию о размере созданной проблемы и прогнозных сроках ее устранения, тем самым создав предпосылку для решения проблемы. Браво умным Кроликам! Винни-Пух, осознав последствия возникшей ситуации, быстро находит вариант решения и исполняет его. Правда, при этом, в очередной раз существенно страдает исполнитель. Теперь ему предстоят строительно-монтажные работы по починке норы.

— Что делать?

— Ничего. Ждать, пока он снова похудеет.

— И долго... ждать?

— Неделю!

— Ой, я, кажется, похудел. Скорее, вытаскивайте меня отсюда!

Можно выдохнуть, картинно вытереть с изможденного проектной деятельностью лица пот и отрефлексировать, то есть проанализировать ход и выполнение проекта, не забывая при этом сделать соответствующие выводы на будущее. Наши герои не ударили лицом в грязь и в лучших традициях проектного управления провели такой анализ.

После того как Пух побывал в гостях, он подумал, что, пожалуй, не стоит слишком долго засиживаться, если ты не хочешь попасть в безвыходное положение. А что подумал Кролик — никто не узнал. Потому что он был очень воспитанный.

Здесь мне кажется уместным вспомнить про Пятачка. Невольный участник и защитник проекта, практически не пострадал, если не считать потерянного времени и полного отсутствия личных выгод от проекта. Ему не удалось воспользоваться результатами этого проекта, не считая того, что он побывал в гостях. Впрочем, так часто бывает и в реальной жизни.

В заключение хочется еще раз вернуться к основным моментам этого кейса.

Использованные приемы:

· При подготовке и организации проекта не лишним будет обратиться к 36 китайским стратагемам, они помогу вам выполнить проект.

· Ссылайтесь на внешние экспертные оценки, но всегда будьте готовы их подтвердить.

· Можно использовать небольшие провокации при генерации вариантов реализации для вовлечения ключевых фигур в проект.

· Не всегда есть смысл показывать личную заинтересованность в результатах проекта.

· Общаясь с исполнителем, заранее завышайте требования, это поможет при дальнейшей торговле и не позволит сильно снизить ценность проекта для вас.

· Стимулировать активность в принятии решений можно грамотным информированием второй стороны.

На что обратить внимание:

· Определяя предпосылки проекта, обязательно их аргументируйте.

· Обязательно учитывайте и фиксируйте все ограничения проекта, как перед его началом, так и в процессе реализации проекта.

· Не пренебрегайте определением рисков проекта и формированием вариантов их компенсации, ведь кто предупрежден — тот вооружен.

· Обязательно анализируйте выполненный проект и формируйте свою базу знаний.

P. S. Не относитесь серьезно к данному кейсу, помните фразу Алисы: «Ну, разве можно серьезно относиться к книжке без картинок?!» («Алиса в Стране чудес»). Я надеюсь, что вы улыбнулись, читая эту маленькую детективную историю проекта «Винни-Пух идет в гости». Оставайтесь с этой улыбкой, она поможет вам реализовать любой проект и наладить хорошие коммуникации.