IT ManagerИТ в бизнесеЧто хочет бизнес

В офисе хорошо, а дома лучше?

Григорий Рудницкий | 05.05.2020

В офисе хорошо, а дома лучше?

Зимой, когда готовился тематический план нашего журнала на наступающий год, этой темы в нем не было, но жизнь вносит свои коррективы. Вот уже больше месяца все мы вынуждены жить и работать в новых условиях. Во всем мире, и Россия здесь, увы, не исключение, свирепствует пандемия коронавируса Covid-19, от которого пока нет ни вакцины, ни доказавшего свою эффективность лекарства. Чтобы уберечь самый ценный капитал, а именно человеческий, предприятия и организации вынуждены перевести свою работу на удаленный режим. Многие сделали это еще до того, как подобные решения были приняты на государственном уровне.

Если вспомнить докарантинную эпоху, тогда нередко обсуждались вопросы о том, стоит ли переводить сотрудников на удаленный режим, насколько это выгодно, какие плюсы и минусы у данной модели работы, кого можно, а кого ни в коем случае нельзя отправлять на дистанционный режим и т. д. Некоторые руководители считали удаленную работу привилегией, наградой за эффективную работу в офисе, за выполнение и перевыполнение KPI.

Сегодня ситуация в корне изменилась. Жизнь ставит совершенно другие вопросы. На удаленный режим пришлось уйти всем. Для большинства компаний это вопрос элементарной выживаемости. Подушка безопасности, позволяющая отпустить сотрудников в оплачиваемый отпуск на неопределенное время, есть далеко не у всех. Нужно продолжать работу и в столь сложных условиях, иначе к тому моменту, когда режим самоизоляции закончится, а вирус будет побежден, можно потерять всё: и сотрудников, и клиентов. Последние просто уйдут к конкурентам, которые сохранят работоспособность своей компании в дистанционном режиме.

За прошедшие несколько недель большинство организаций уже сумели решить для себя технологические вопросы, связанные с удаленной работой. Но остается еще целый пласт нерешенных задач. Как сделать удаленную работу действительно эффективной? Как мотивировать сотрудников? Стоит ли жестко контролировать их, как будто они находятся в офисе, или предоставить им большую свободу действий? На эти и другие вопросы мы попросили ответить экспертов ИТ-рынка, представляющих его различные сегменты.

С чего начать

Далеко не все компании ранее практиковали режим удаленной работы, для них остаются актуальными любые общие советы и рекомендации, с чего и как именно начать движение по этому пути. «При переходе на удаленный формат работы компаниям особенно важно сохранить непрерывность процессов, обеспечивая безопасный доступ сотрудников к ключевым корпоративным системам, – объясняет Юрий Зинченко, генеральный директор компании «ИТ-ГРАД» (ГК «МТС»). – Наш опыт говорит о том, что быстро адаптировать бизнес к дистанционному режиму работы помогут облачные технологии. Есть проверенные временем надежные и безопасные решения, которые позволяют обеспечить удаленный доступ к сервисам компании. Это и VPN-подключение, и его разновидность в виде Direct Access для пользователей семейства Windows, терминальный доступ и подключение к виртуальным рабочим станциям (VDI). На сегодня это основной набор решений, который активно используют различные компании. Главное преимущество – применяя виртуальную инфраструктуру, компания априори готова к пиковым нагрузкам. Ресурсы облака с легкостью масштабируются, и на это уходят считаные минуты».

Юрий Зинченко («ИТ-ГРАД», ГК «МТС»)
Юрий Зинченко («ИТ-ГРАД», ГК «МТС»)
Удаленная работа – это полноценный рабочий процесс, дополнительно контролируемый специальными метриками

По мнению Виктора Ермишина, руководителя отдела поддержки пользователей компании Inline Technologies, в первую очередь необходимо позаботиться о надежном операторе связи и заключить с ним соглашение по уровню качества предоставляемых услуг (SLA). Это обезопасит от сильных просадок скорости в каналах связи. В идеале надо иметь также канал доступа у резервного провайдера, чтобы в случае аварии у основного оператора отработать ситуацию без ущерба для функционирования корпоративных коммуникаций. По его словам, безусловно, есть разница между организацией работы сотрудников из дома в терминальном режиме через корпоративные серверы, когда информация в компании хранится на виртуальных рабочих столах (VDI), и организацией работы через физические рабочие места. Так, использование личного или корпоративного ноутбука для подключения из дома к корпоративной сети никак не повлияет на работу корпоративной ИТ-инфраструктуры.

«Основной совет: не забывать про необходимость общения сотрудников между собой, а также про то, что для сотрудников необходимость работы из дома может быть очень большим стрессом. Дайте людям некоторое время на адаптацию и обеспечьте их средствами видеосвязи друг с другом. Почему именно видеосвязь? Возможность видеть собеседника позволяет сгладить эффект удаленной работы. Обычный телефон этого не дает. Человек замкнут в четырех стенах, и при этом ему нужно научиться переключаться между домашним и рабочим режимом. Не у каждого будет возможность уединения и создания дома рабочей обстановки. Обеспечьте сотрудников хорошей гарнитурой корпоративного класса – она необходима при работе из дома, но пригодится и позднее, когда сотрудник вернется в офис», – советует Николай Петренко, менеджер по решениям для совместной работы компании Cisco.

Николай Петренко (Cisco)
Николай Петренко (Cisco)
В основном сотрудники используют потребительские мессенджеры и файлообменники – это просто, быстро и доступно. Чтобы обычные пользователи перешли на работу с корпоративным продуктом, они должны увидеть в нем выгоду для себя – в нем должно быть удобнее решать рабочие вопросы, а личные коммуникации останутся в личных приложениях

Тотальный контроль или полная свобода

После того как вопрос адаптации сотрудников к работе в домашних условиях будет решен, следует обратить внимание и на обеспечение контроля их работы. Все-таки в офисе все на виду, а дома каждый предоставлен сам себе. Нельзя сбрасывать со счетов и всевозможные отвлекающие факторы. Это прежде всего дети, которые тоже вынуждены учиться дистанционно, домашние животные, другие члены семьи, также требующие внимания. В офисе есть диваны и другая уютная мебель, однако если вы решите прилечь в разгар рабочего дня на диван, то вызовете по меньшей мере недоумение коллег. В домашних же условиях соблазн устроить себе тихий час или заняться домашними делами в рабочее время чрезвычайно велик. «Некоторые руководители пытаются добиться сохранения производительности через тотальный контроль, – рассуждает Татьяна Бочарникова, руководитель офиса компании NetApp в России. – Однако опыт показывает, что на адаптацию к удаленной работе требуется время. Первые несколько дней коллегам необходимо замедлиться и четко определить, какие ресурсы им доступны, каковы их возможности и как построить свою ежедневную деятельность. Лучший вариант для руководства – помочь сотрудникам ускорить данный процесс. Для этого нужно быть и открытыми для коммуникации через все доступные каналы связи, и создать новые регулярные активности. Еженедельные встречи перенести в видеоконференции, например. Также можно продумать варианты совместных активностей в свободное время (тоже в онлайн-формате). Наконец, взять за правило вести учет задач с помощью онлайн-инструментов».

Татьяна Бочарникова (NetApp в России и СНГ)
Татьяна Бочарникова (NetApp в России и СНГ)
Какой именно сервис использовать, зависит от конкретных задач компании. Если это стартап из нескольких человек, здесь могут подойти и варианты для индивидуальных пользователей. Если же мы говорим о больших компаниях, где счет сотрудников идет на десятки и выше, требования существенно возрастают. Здесь необходимы решения, которые будут поддерживать крупные объемы данных, одновременную работу всех сотрудников, корпоративные приложения, защиту информации и многое другое. Поэтому для средних и больших компаний предпочтительны облачные продукты корпоративного класса

По утверждению Олега Бунина, технического директора компании «СИГМА», удаленная работа может быть не менее эффективной, чем работа в офисе. «Не стоит относиться к удаленной работе как к кальке офисной. Недостаточно просто выдать доступ к корпоративным системам и настроить корпоративный VPN», – замечает он. О психологических аспектах контроля говорит Николай Нашивочников, технический директор компании «Газинформсервис». «В офисе рабочая атмосфера и сложившиеся бизнес-процессы, а дома много соблазнов, снижающих фокус на работе, – объясняет эксперт. – Главный враг удалёнки – прокрастинация, основные помощники – ответственность и самодисциплина. Если в компании внедрена система контроля рабочего времени, тогда за результатами можно следить в трекере задач или с помощью автоматизированной системы управления проектами».

Олег Бунин («СИГМА»)
Олег Бунин («СИГМА»)
Создайте позитивный настрой для сотрудников, все мы люди. Используйте возможности внутренних коммуникаций, чтобы выделить лучших сотрудников, поделиться новым опытом или традициями удалёнки, которые возникли у вас в команде

Технологии для удалёнки

Технологический аспект построения удаленной работы не менее важен, чем проблемы психологического характера. Какие технологии, подходы и решения нужно использовать обязательно, а без чего можно обойтись? Конечно, необходимый минимум инструментов – это электронная почта, с помощью которой пересылаются файлы, а также телефон для голосового общения и конференц-звонков. Тем не менее уже много лет на рынке существует множество более совершенных и продвинутых средств. «Если до перехода на удалёнку бизнес был связан с личными встречами, то теперь, когда личные встречи сильно затруднены, на помощь приходят сервисы онлайн-видеоконференций. Это позволяет по-прежнему поддерживать отношения со старыми клиентами, находить новых и продолжать бизнес. Во многих сферах сегодня это вообще единственный способ сохранить заработок в условиях карантина», – комментирует Николай Петренко (Cisco).

Николай Нашивочников («Газинформсервис»)
Николай Нашивочников («Газинформсервис»)
Важно оснастить удаленное рабочее место средствами защиты корпоративных данных. Сотрудникам необходимо напомнить о разделении корпоративных данных и личного пространства

По словам эксперта, с точки зрения сохранения внутренней операционной деятельности компании одним из важнейших инструментов становится корпоративный мессенджер, желательно с функциями звонков и конференций, – это то, что позволяет компании «не расползтись», а продолжать работать в нужном темпе. Сотрудник, у которого ограничены или затруднены коммуникации с коллегами, будет автоматически выпадать из рабочего темпа. «В нашей компании помимо электронной почты используются корпоративные мессенджеры, позволяющие видеть статус сотрудника, обмениваться мгновенными сообщениями или общаться в режиме общего чата, а также проводить аудио- и видеоконференции. Это не заменяет живого общения в офисе, но позволяет достаточно эффективно решать рабочие вопросы. На мой взгляд, это необходимый и достаточный набор для продуктивного взаимодействия сотрудников», – рассказывает Светлана Шурыгина, заместитель директора по маркетингу компании «Белтел».

Светлана Шурыгина («Белтел»)
Светлана Шурыгина («Белтел»)
На мой взгляд, достаточно просто общаться с сотрудниками, ставить задачи, например, на неделю или на день в зависимости от особенностей рабочего процесса и контролировать результаты в той форме, которая применима в вашем случае

В свою очередь Юрий Зинченко («ИТ-ГРАД») напоминает о том, что с переходом на Home Office возрастает число корпоративных чатов, аудио- и видеозвонков, писем между сотрудниками. Синхронизировать работу распределенной команды помогут качественная конференцсвязь и высокий уровень доступности корпоративных сервисов. При этом, по его словам, важно учитывать задачи и потребности каждой отдельной компании. «Так, терминальные серверы (RDS) могут стать оптимальным вариантом, если сотрудники решают типовые офисные задачи, а подключить требуется не более 100 человек. Виртуальные рабочие станции (VDI) пригодятся тем, кому необходимо более ста виртуальных рабочих мест либо нужно удаленное взаимодействие с приложениями для работы с графикой или видео, CAD», – объясняет он.

Виктор Ермишин (Inline Technologies)
Виктор Ермишин (Inline Technologies)
Работать, конечно, стоит с облачными продуктами, предназначенными для корпоративного использования. У них гораздо шире функциональность, выше уровень защищенности, а кроме того, в них реализованы возможности по разграничению доступа для различных групп пользователей

Виктор Ермишин (Inline Technologies) не рекомендует использовать для рабочих задач популярные во всем мире мессенджеры WhatsApp и Viber прежде всего из-за наличия уязвимостей, влекущих за собой проблемы в области информационной безопасности. Что касается корпоративных инструментов для совместной работы, здесь эксперт советует сосредоточиться на решениях, которые меньше нагружают каналы связи, а значит, более качественно и надежно передают аудио- и видеосигнал и при этом обладают необходимым уровнем общей защищенности трансляции и пользовательских данных.

По мнению Сергея Егорова, инженера по криптографической информации компании «Легион», в первом эшелоне технологических решений для удаленной работы находятся электронная почта, мобильная связь, IP-телефония. Во вторую очередь может быть востребован облачный офисный пакет, позволяющий коллективно работать над документами.

Не потерять самое ценное

Информационная безопасность – один из важнейших вопросов, которые необходимо учесть при построении удаленной работы сотрудников. Но вне офиса ИТ- и ИБ-специалистам сложнее контролировать ситуацию, ведь к компьютеру сотрудника могут иметь доступ и другие члены семьи. Татьяна Бочарникова (NetApp) в этой ситуации советует прежде всего избегать использования удаленными сотрудниками своих личных ПК. Работодатель должен по возможности выделить им корпоративные ноутбуки. «Разумеется, нужно правильно инструктировать коллег насчет ограничения доступа к рабочим ПК членов семьи и других лиц. Доступ к финансовой информации компании нужно предоставлять только сотрудникам, непосредственно с ней работающим. Что же касается технической стороны вопроса, то при условии работы на корпоративных ноутбуках современные решения позволяют службам ИБ контролировать активность сотрудников через ограничение прав пользователей и ряд других мер. Также можно рассмотреть использование приложений, предотвращающих копирование данных на физические носители. Последнее, что следует отметить, это более пристальный контроль смены паролей и ключей», – заключает она.

Сергей Егоров («Легион») считает необходимым, во-первых, провести среди сотрудников инструктаж по безопасности удаленной работы, во-вторых, обязательно разграничить доступ к личной и рабочей информации на компьютерах удаленных сотрудников, в-третьих, обязательно предоставить сотрудникам продукты для защиты данных, обеспеченные корпоративными лицензиями.

Сергей Егоров («Легион»)
Сергей Егоров («Легион»)
Организация контроля удаленных сотрудников очень зависит от специфики их работы. Для кол-центра это время за трубкой, для дизайнера – результат работы, поэтому меры должны быть гибридными. В качестве универсального варианта можно посоветовать утреннюю и послеобеденную перекличку

О концепции «нулевого доверия» (Zero Trust) напоминает Николай Нашивочников («Газинформсервис»). По его словам, в этой ситуации важно приоритизировать возможные угрозы и на основе этих приоритетов построить грамотную стратегию защиты данных в условиях удаленной работы. «Строгая (двух- или многофакторная) аутентификация при попытке доступа к данным, сегментирование сети и мониторинг сетевой активности, шифрование каналов доступа, применение концепции наименьших привилегий, умение эффективно контролировать оконечные устройства и активности пользователей в сети на основе методов расширенной аналитики данных – вот набор ИБ-инструментов, обеспечивающих безопасную работу с данными независимо от того, находитесь ли вы на удалёнке или в офисе, – подчеркивает эксперт. – Что касается экстренных мер, связанных с массовым переходом на удаленную работу, я бы рекомендовал внедрить системы защищенного удаленного доступа с элементами сегментирования сети и приложений, применять шифрование трафика, а также осуществлять мониторинг сетевой активности и действий пользователей, идущих вразрез с политикой безопасности предприятия. Ну и, конечно же, нельзя забывать о качественной аналитике, построенной на основе данных, полученных в результате этого мониторинга».

О важности человеческого фактора для обеспечения сохранности корпоративных данных в условиях удаленной работы напоминает Виктор Ермишин (Inline Technologies). «В условиях массовой удаленной работы сотрудников прежде всего возрастают традиционные офисные риски, связанные с человеческим фактором. В основном это происходит из-за того, что большое количество людей в определенной мере оказывается вне действия корпоративных политик безопасности. Многое тут зависит от сознательности и осмотрительности самих пользователей: на какие сайты они ходят, какие программы запускают и так далее. Но, как правило, большинство некорректных действий можно довольно эффективно блокировать с помощью штатных корпоративных средств информационной защиты», – заключает он.

***

Тема удаленной работы настолько широка, что в рамках одного небольшого обзора экспертных мнений охватить ее просто невозможно. Поэтому мы обязательно продолжим ее в одном из ближайших номеров. Надеемся, что все наши читатели не только адаптировались к удаленной работе и помогли это сделать своим коллегам, но и научились работать из дома с неменьшей эффективностью, чем в офисном пространстве. Пандемия коронавируса рано или поздно закончится, а успешный опыт дистанционной работы останется в компании навсегда. Его можно будет применять, развивать и тиражировать.

Удаленная работа

Горячие темы: Бизнес в цифре, Удаленная работа

Журнал: Журнал IT-Manager [№ 04/2020], Подписка на журналы


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Другие материалы рубрики

Мысли вслух

Я первое время ходил на все встречи с диктофоном, что спасал о меня от ситуации, когда я полностью понял собеседника, идеально подстроился, обо всем договорился… но вот о чем договорился и вообще, что обсуждали –, не помню хоть убей.

А что IT? А мы работаем, совершенствуемся в популярных технологиях и осваиваемся в новых. И пока до Луны ближе, чем до создания искусственного интеллекта, без работы мы не останемся.
«Пока больше некого назначить, поэтому заткнем дыру тобой. Потом переназначим». Упражнение называется «как убить сломать сотрудника за одно действие: повысить и понизить обратно». Для надежности повторять неоднократно.

Компании сообщают

Мероприятия

20.08.2020
Искусство работать офлайн

Москва, Онлайн

10.09.2020
IT Management Forum 2020

Москва, Новоданиловская наб., д. 6, отель Palmira Business Club

23.09.2020 — 24.09.2020
Форум Индустриальной Роботизации

Санкт-Петербург, Чернорецкий пер. 4-6

28.09.2020 — 29.09.2020
Профессиональная мобильная радиосвязь, спутниковая связь и навигация

Москва, Холидей Инн Москва Лесная

29.09.2020 — 02.10.2020
SMART INDUSTRY EXPO

Минск, Футбольный манеж

30.09.2020
IT в ретейле: Я - легенда.

Москва, Холидей Инн Москва Лесная