Полезный инструмент для менеджера
Сегодня на повестке дня – обеспечение бесперебойной эффективной работы не только конкретного руководителя, но и всей команды топ-менеджмента в условиях географически распределенных локаций с учетом динамики их перемещения. Речь идет об организации коллективной работы с информацией и принятии решений коллегиальными органами управления организацией, которые в том или ином виде есть в каждой компании, а в некоторых – их наличие закреплено на законодательном уровне (например, в финансовой сфере).
Работа каждого конкретного сотрудника автоматизирована в той или иной степени практически в любой компании. Но если речь идет, например, о заседании кредитного комитета банка, то основной инструмент здесь – труд секретаря коллегиального органа, с распечаткой огромного количества документов (как правило, конфиденциальных), в лучшем случае с назначением встречи в календаре и размещением информации в электронном виде в общей папке. Таким образом, каждый руководитель дискретно может подготовиться к совещанию, только если есть постоянный доступ к источнику информации или рабочему столу (поскольку удаленный доступ к конфиденциальной информации зачастую не возможен. Кворум также становится известным только по факту или непосредственно перед совещаниями, так как групповая работа в том или ином виде затруднительна. Отсутствие кворума же влечет за собой перенос принятия решений, в том числе в части клиентских сделок. Здесь промедление может означать и потерю клиента с уходом к более динамичному конкуренту.
Процесс подготовки регулярных заседаний коллегиальных органов можно и нужно автоматизировать. Актуальным является предоставление безопасного доступа к необходимой информации с мобильных устройств. При этом под безопасным доступом понимается как шифрование самих данных, так и канала их передачи, в соответствии с требованиями ГОСТ и с применением сертифицированных средств криптографической защиты информации. Тогда больше не нужно будет распечатывать конфиденциальную информацию и переносить ее в бумажном виде (в т.ч. между офисами, между сотрудниками и пр.).
В том случае если участники одного совещания находятся в разных офисах или часть из них – в отпусках/командировках, эффективным решением является работа пользователей в едином интерфейсе (приложении), с обеспечением мобильного доступа к документам совещаний и к голосованию в очной или заочной форме. Для членов коллегиальных органов удобно было бы, находясь в интерфейсе конкретного заседания, оставлять письменные или голосовые комментарии по каждому вопросу, вносить правки в проекты решения и пр. Отсутствие необходимости личного присутствия на заседании в центральном офисе, альтернатива аудио- и видеоконференциям и, как следствие, обеспечение бесперебойной работы каждого коллегиального органа в соответствии с принятыми в организации регламентами работы,- все эти характеристики помогут сэкономить как время, так в итоге и деньги компании.
За подготовкой и проведением заседания коллегиального органа следует формирование итогов с выдачей и постановкой на контроль выданных поручений. Здесь опять же на первый план выходит роль секретаря, его работа с телефоном и почтой. Это влияет на скорость распространения информации, ее актуальность, сложность оперативного отслеживания изменений. А если менеджер является участником нескольких коллегиальных органов (будь то продуктовый комитет, комитет по управлению активами и пассивами – в каждой организации перечень может быть свой), то эффективно управлять информацией в разрезе каждого из них, качественно исполнять все поручения или получать сводную информацию в интересующих разрезах практически нереально. Решение то же самое - предоставление единого удобного интерфейса менеджерам для изучения вопросов в разрезе каждого совещания и коллегиального органа, с соответствующими выданными поручениями и контролем сроков их исполнения. Сотрудники получают инструмент для эффективного планирования рабочего времени: расписание очных и заочных заседаний, сроки исполнения поручений и напоминания о необходимости совершить то или иное действие или о наступлении события.
Таким образом, безопасная автоматизация полного цикла процесса заседания в любой точке земного шара, с подписанием решений квалифицированной ЭЦП и необходимой интеграцией с корпоративными сервисами, - всё это складывается в одну крайне осязаемую бизнес-выгоду: увеличение скорости принятия решений и более рациональное использование времени менеджеров компании.
Анна Герасимович,
заместитель руководителя направления,
департамент по работе со стратегическими клиентами
Digital Design
Опубликовано 01.06.2016