Группа «Илим» запустила в эксплуатацию решения по автоматизации договорно-правовой работы
Группа «Илим» запустила в эксплуатацию решения по автоматизации договорно-правовой работы. С декабря 2011 года на предприятиях компании и в центральном офисе процессы рассмотрения и согласования договорных документов переводятся в электронный вид.
Внедрение решения на базе продукта SAP Extended ECM by Open Text стало еще одним шагом в развитии единого информационного пространства в географически распределенной производственной компании. В качестве приоритетных задач для исполнителя проекта, компании ООО «АвеБрава», заказчиком были поставлены: упорядочение хранения документации в электронном виде, систематизация контрактов, а также автоматизация процессов, связанных с утверждением и исполнением договорных документов. К декабрю 2011 года все поставленные задачи были успешно выполнены, и система была введена в эксплуатацию.
В ходе реализации проекта было применено несколько подходов к оптимизации различных видов бизнес-процессов. В частности, был введен единый порядок размещения в системе разнородных по составу документов. Как правило, значительная часть договорной документации, обрабатываемой в компании, содержит значительные отступления от типовых форм, обусловленных, в том числе, реализацией процесса в ERP-системе. При внедрении электронные формы документов были снабжены дополнительными информационными атрибутами, отсутствующими у типовых документов в SAP ERP. Применение таких атрибутов приносит значительную пользу при автоматизации процесса, позволяя идентифицировать документ, направленный на согласование, и определить маршрут прохождения документа, а также произвести выбор формы для создания договора по итогам выполнения процесса.
Данное решение позволило сэкономить рабочее время пользователей, благодаря минимизации действий, затрачиваемых на обработку и рассмотрение документа, и значительному упрощению процесса подготовки документа для дальнейшего согласования.
Группа «Илим» обладает сложной организационной структурой, в которой применяются матричные схемы управления. В связи с этим, формирование списка согласующих подразделений и должностных лиц, обязательных при согласовании документа, зачастую представляет собой значительную проблему. Для решения этого вопроса, юридическим управлением компании был разработан и принят специальный стандарт, в котором приведены правила определения списка согласующих подразделений в зависимости от типа документа. Требования к документам были реализованы в проекте с помощью компьютерных технологий путем введения матрицы согласования. Применение подобной матрицы позволяет автоматически определять список подразделений и руководителей высшего звена, согласование с которыми является обязательным для каждого сформированного договора.
Одной из первоочередных задач реализации проекта стало требование собрать замечания к документу, полученных на различных этапах его согласования, и наглядно представить эту информацию пользователю в консолидированном виде. Анализ информации о прохождении отдельного документа по всем этапам его жизненного цикла потребовал разработки специального журнала согласования документа. В журнале содержится история событий, произошедших с документом в процессе его рассмотрения и утверждения, что значительно сокращает затраты пользователя на поиск и сбор информации. По информации в журнале можно анализировать весь маршрут документооборота, отследить комментарии пользователей, историю изменения документа и текущий статус процесса.
В ходе проекта был расширен функционал процесса делегирования задач и полномочий, в результате чего у пользователей системы появилась возможность отменять переданные ранее полномочия и задачи с отражением в журнале согласования.
Возможности платформы SAP Extended ECM by Open Text позволили обеспечить пользователей системы всеобъемлющей информацией, необходимой для принятия решений в процессе согласования договорных документов: ключевой информацией из модуля управления закупками и материальными потоками из финансового модуля SAP ERP, а также информацией из справочников контрагентов. Специфические функциональные требования были реализованы специалистами компании «АвеБрава» путем разработки дополнительных модулей расширения стандартных возможностей платформы SAP Extended ECM by Open Text.