Электронный архив "Этлас" в РГП "Казгидромет"
РГП «Казгидромет» – национальная гидрометеорологическая служба Республики Казахстан.
В ходе модернизации компании руководством было принято решение внедрить систему электронного архива с целью обеспечения надежного хранения документов и быстрого доступа к ним с любого рабочего места.
IT-специалисты «Казгидромет» получили задание подобрать систему электронного архива, которая удовлетворяла бы следующим требованиям:
· Обязательная адаптивность архива под структуру и задачи «Казгидромет», без внесения изменений в код системы.
· Наличие механизмов настройки автоматической нумерации и автоматического именования документов.
· Поддержка версионности хранимых документов.
· Наличие потокового ввода документов со сканера, а также ввода и автоматической регистрации документов из корпоративной почты.
· Быстрый и удобный поиск документов как по их параметрам, так и по их содержимому.
· Наличие подсистемы формирования различных видов отчетов.
· Возможность настройки обмена данными с другими существующими информационными системами.
· Наличие возможности быстрого масштабирования системы.
· Наличие полного спектра современных мощных и гибких инструментов настройки системы.
· Возможность внедрения, настройки и дальнейшей поддержки системы собственными силами специалистов заказчика.
· Наличие представительства компании в республике Казахстан.
В ходе реализации проекта была разработана оптимальная структура архива документов, которая позволила получить доступ пользователям и группам пользователей к требуемым сегментам архива, тем самым значительно упростив работу сотрудников и повысив информационную безопасность компании.
Также были сформированы карточки для каждого типа документов. Настройка механизмов автоименования, автонумерации и авторазмещения документов в зависимости от типа и подтипа значительно упростила регистрацию документов в системе и позволила минимизировать ошибки, связанные с опечатками и заполнением неправильными данными.
На сегодняшний день электронный архив используется в центральном филиале, но в ближайшее время планируется подключить к работе в системе остальные филиалы.”