Компании сообщаютПроекты

Фонд капитального ремонта Брянской области внедрил СЭД «Этлас»

| 18.10.2019

Фонд капитального ремонта  Брянской области внедрил СЭД «Этлас»

Деятельность фонда капитального ремонта сопряжена со стабильным потоком различного вида документов. В связи с периодически возникающими проблемами, связанными с затруднением хранения большого количества документации и быстрого поиска нужных документов было решено автоматизировать данную деятельность. Для организации прозрачного документооборота фонда руководством было принято решение о переходе на электронное делопроизводство. Внедряемая система должна была удовлетворять ряду требований, а именно:
•    Наличие возможности сформировать единую структуру хранения и учета документов фонда с разбиением по подразделениям и отделам.
•    Обеспечение контроля и ускорения процесса согласования всех видов документов.
•    Обеспечение контроля исполнения поручений.
•    Автоматизация процессов регистрации входящих и создания исходящих документов.
•    Наличие легких и в тоже время гибких инструментов для самостоятельного разворачивания и настройки системы.
•    Возможность использования конкурентных лицензий, для привлечения максимального количества пользователей к работе в системе.
•    Функциональность системы не должна была уступать лидерам рынка СЭД.
После проведенного анализа рынка систем электронного документооборота было принято решение о внедрении системы «Этлас», так как она полностью подошла под требуемые критерии, а главное позволила самостоятельно и в кратчайшие сроки настроить систему под решаемые задачи.
В ходе разворачивания и настройки системы специалисты фонда самостоятельно:
•    Сформировали структуру хранилища документов фонда.
•    Зарегистрировали пользователей и сформировали группы пользователей с распределением прав доступа к различным частям архива документов.
•    Сформировали карточки для всех типов хранимых в системе документов.
•    Разработали ряд маршрутов регистрации и согласования входящих, исходящих и внутренних документов, в которых задействовали сотрудников различных отделов.
•    Сформировали процесс автоматизации контроля исполнения поручений.
Результатом перехода на систему электронного документооборота «Этлас» стало построение единого информационного пространства фонда за счет формирования общего архива документов и подключения к работе в системе всех сотрудников фонда как принимающих участие в делопроизводстве, так и сотрудников, которым требуется доступ к документам.  За счет этого в разы упростилась работа канцелярии и общего отдела. Ускорилось взаимодействие между отделами фонда за счет отказа от передачи оригиналов из отдела в отдел и использования автоматического контроля срока исполнения задачи с уведомлениями для каждого участника процесса обработки.  В результате внедрения ряда бизнес-процессов руководство фонда получило возможность отслеживать, в режиме реального времени, исполнение данных им поручений и на основе этой информации оперативно принимать решения.

Компания: Этлас-Софт


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Компании сообщают

Мероприятия

12.11.2019 — 13.11.2019
ZeroNights

Санкт-Петербург, A2 Green Concert

13.11.2019
БЕЗ проводов

Санкт-Петербург, Sokos Palace Bridge

13.11.2019
Smart City Forum

Большая Якиманка, 24. Президент-отель

14.11.2019 — 15.11.2019
SECR «Разработка ПО».

Park Inn Пулковская

14.11.2019
TelecomDaily 5G Future Russia 2019

Москва, «Holiday Inn Suschevsky»