СЭД ТЕЗИС автоматизировала работу в AconsGroup
21.07.2020
Значительную часть задач документооборота удалось решить при помощи типовой функциональности системы, настроенной под заказчика.
Система ТЕЗИС внедрена в ООО «Альфа Строй» и в других компаниях, работающих под товарным знаком AconsGroup.
AconsGroup выполняет полный цикл работ по проектированию и строительству промышленных и гражданских объектов. В числе ее проектов — аэропорты Геленджик, Большое Савино и Кольцово, межрегиональный центр андеррайтинга Сбербанка РФ в Екатеринбурге и другая жилая и коммерческая недвижимость. Подразделения находятся в Москве и Екатеринбурге.
Два года назад у «Альфа Строй» и других компаний группы сформировалась потребность в автоматизации. Прежде всего, требовалось повысить прозрачность работы с договорами. До внедрения СЭД в AconsGroup согласовывались бумажные оригиналы договоров. По общему мнению руководства и сотрудников, когда процесс был организован таким образом, иногда документы терялись, было сложно понять, какой договор находится в каком статусе, что приводило к срыву сроков.
«Основными критериями при выборе СЭД были простота настройки, удобство использования и функциональность. Мы подготовили методику испытаний и описали последовательность действий, которая выполнялась в каждой из рассматриваемых систем при тестировании. По итогам испытаний свои оценки выставили члены комиссии, состоящей из руководителей компании, юриста, специалистов ИТ-службы, финансовой службы, производственно-технического отдела. Также учитывалось, сколько времени заняло выполнение испытаний в каждой системе. Лучший результат показала СЭД ТЕЗИС — 1 час 30 минут, тогда как в других решениях на те же действия потребовалось от 1 часа 50 минут до 2 часов 30 минут», — объясняет руководитель проекта внедрения СЭД в «Альфа Строй» Павел Оберюхтин.
Кроме самого быстрого прохождения испытания, СЭД ТЕЗИС заняла первое место и по результатам средневзвешенной оценки участников комиссии. Таким образом было принято решение о внедрении Расширенной редакции СЭД ТЕЗИС «Альфа Строй» и других компаниях группы.
Силами команды проекта внедрения СЭД в «Альфа Строй» выполнена большая работа по переносу в СЭД ТЕЗИС порядка 40 000 документов из системы SharePoint, которая ранее использовалась для регистрации и хранения сканов писем и договоров.
Значительную часть задач документооборота удалось решить при помощи типовой функциональности системы, настроенной под заказчика. Таким образом автоматизированы:
• Согласование, утверждение, регистрация и хранение писем, вынесение и исполнение резолюций.
• Управление поручениями, отслеживание этапов работы и занятости сотрудников.
Чтобы адаптировать СЭД ТЕЗИС к особенностям работы AconsGroup, потребовалось провести ряд модификаций.
Ролевая модель настройки доступа к проектам
Работа сдоговорами
Работа с документами
«Весь проект, включая пилотное тестирование, предпроектное обследование, доработку, внедрение и настройку с миграцией документов в СЭД ТЕЗИС был завершен за 6 месяцев. За счет автоматизации работа с документами стала удобнее и прозрачнее, всегда можно посмотреть, у кого и в каком статусе находится документ. Повысилась производительность и эффективность выполнения задач, связанных с обработкой информации. Улучшились коммуникации между подразделениями группы компаний. Улучшилось качество управленческих решений, так как руководители своевременно получают необходимую информацию. После запуска системы в эксплуатацию дальнейшей настройкой и поддержкой занимаются администраторы «Альфа Строй», которые прошли обучение. Система простая и интуитивно понятная. После внедрения и обучения до сегодняшнего дня поддержки со стороны разработчика нам не требовалось», — рассказывает об итогах проекта Павел Оберюхтин.