Компании сообщаютПроекты

Сургутнефтегаз и Directum: архивное хранение ЭД

| 07.08.2020

Документы длительного срока хранения через определенное время перемещаются из документального фонда в архивный. При этом доступ для работников к ним ограничивается. Если пользователю необходимо обратиться к документу в архивном фонде, создается запрос. Архивариус согласует запрос и назначает срок действия прав, по окончании которого доступ к документу прекращается.


Согласно рекомендациям ВНИИДАД в систему ХЭД документы передаются в виде ZIP-контейнеров, которые содержат в себе оригинал документа, XML-файл с атрибутами документа, а так же открепленные электронные подписи в формате CAdES-XL и документ в формате PDF/A.

С течением времени информационные системы обновляются, меняется программное обеспечение и оборудование. При организации долгосрочного хранения необходимо обеспечить возможность обращения к документам на протяжении всего срока их хранения, независимо от этих изменений.

Для решения данной задачи и используется специальный формат PDF/A, который позволяет воспроизвести документ в первозданном виде через несколько лет. Вся информация (шрифты, отступы, цвета и т.д.), необходимая для того, чтобы каждый раз отображать документ в неизменном виде, содержится внутри файла.

Формат PDF/A является международным форматом архивного хранения (ИСО 19005-1:2005 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)») и поддерживается многими производителями программного обеспечения именно с этой точки зрения.

Кроме того, для обеспечения сохранности документов, переданных в архив, в системе выполняются следующие регулярные процедуры:

- проверки наличия документов в системе, их неизменности с момента передачи и целостности (не повреждены и открываются);
- «перештамповка» ЭП — вычисляется момент, когда срок действия сертификата службы штампов времени подходит к концу, и документ подписывается («перештамповывается») новым сертификатом. Тем самым продлевается срок сохранения юридической значимости документа.

В ближайших планах компании: тиражирование ХЭД на новые виды электронных документов, а также использование системы для долговременного хранения скан-копий документов.

Вопрос обеспечения долгосрочного архивного хранения электронных документов — один из основополагающих при реализации программы «Цифровая экономика» как на уровне государства, так и бизнеса. Решение данного вопроса — обязательное условие для перевода документов полностью в электронный вид.

Directum | Директум


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Мысли вслух

Слишком сложно добросовестному поставщику строить базу для предоставления конкретных услуг конкретному клиенту. Слишком просто заказчику выйти из отношений. Поэтому процветают только стандартные простые услуги.
«Пока больше некого назначить, поэтому заткнем дыру тобой. Потом переназначим». Упражнение называется «как убить сломать сотрудника за одно действие: повысить и понизить обратно». Для надежности повторять неоднократно.
Обычная жизнь? – скажете вы. А она теперь какая будет? И возвращаясь к тому, что в будущей обычной жизни будет не совсем так как было раньше

Компании сообщают

Мероприятия

Конференция Autodesk Pro Forum
ОНЛАЙН
1 500 руб
29.09.2020 — 30.09.2020
Smart Industry EXPO
Минск, Футбольный манеж
29.09.2020 — 02.10.2020
IT в ритейле: Я — легенда
Москва, Холидей Инн Москва Лесная
30.09.2020
09:30