Администрация г. Павловска сформировала электронный архив документов
21.09.2020
«Этлас-Софт» и «Гост Архив» завершили проект по созданию электронного архива документов администрации г. Павловска.
Компания «Этлас-Софт» совместно с компанией «Гост Архив» завершили проект по созданию электронного архива документов администрации г. Павловска.
Основной целью проекта была оцифровка и индексация имеющегося архива документов, начиная с 2006 г. На первом этапе работ были отсканированы:
• постановления,
• распоряжения Местной администрации и Муниципального образования,
• протоколы и решения Муниципального совета,
• протоколы публичных слушаний,
• доверенности,
• официальная переписка с контрольно-счетной палатой и прокуратурой,
• различные виды отчетов (статистика, исполнение бюджета, ФСС),
• прочие внешние, внутренние и исходящие документы.
Данный механизм позволил за 15 минут импортировать весь архив отсканированных документов. В процессе импорта система определяла место куда необходимо разместить документ, формировала и заполняла карточку документа.
Таким образом благодаря созданному механизму автоматического импорта документов процесс индексации и формирования электронного архива сократился примерно в 20 раз.
На последнем этапе были заведены пользователи и группы пользователей с установкой прав доступа к различным частям архива.
В результате выполнения проекта администрация г. Павловска получила электронный архив всех своих документов, с возможностью быстрого поиска как по атрибутам, так и по содержимому документа, с возможностью просмотра оригинала.