АО «Губернские аптеки» перешли на электронный архив документов
07.12.2020
Новая программа упростила работу структурных подразделений аптечной сети.
Крупная аптечная сеть АО «Губернские аптеки» в Сибирском федеральном округе внедрила в свою работу электронный архив компании «ГЭНДАЛЬФ».
Структурные подразделения компании «Губернские аптеки» расположены по всему Красноярскому краю и в Республике Хакасия. Это круглосуточные аптеки, небольшие аптечные пункты, ветеринарные аптеки, салоны оптики и ортопедии - всего их около 360.
Такая крупная компания принимает очень большой поток входящей первичной документации. В центральный офис часто поступают запросы по их предоставлению. Находить документы вручную и сканировать – очень трудоемкий процесс, поэтому в компании давно задались вопросом внедрения электронного архива.
Выбор остановили на программе «Скан-Архив», разработке компании «ГЭНДАЛЬФ». Среди других предложений на рынке «Скан-Архив» подошел по техническим характеристикам и стоимости. Программа распознает документы по реквизитам и специальным штрих-кодам и прикрепляет отсканированные копии к карточкам в базе «1С». Благодаря этому сканы любых документов можно находить прямо в базе и выгружать в один клик. Оперативный сбор документов позволяет снизить риск получения штрафов при своевременном ответе на запросы.
С внедрением «Скан-Архива» в компании приступили к оцифровке бумажных документов. В электронный архив переведена уже большая часть бумажных документов.
Новая программа упростила работу структурных подразделений аптечной сети. Раньше им приходилось вести документацию в трех экземплярах, а теперь аптеки передают только один экземпляр бумажных документов в центральный офис, где их сканируют и загружают в «Скан-Архив». Это позволит освободить помещения, которые временно использовали для хранения документации.