СЭД «Этлас» в Администрации Калачевского муниципального района

14.05.2021

В конце прошлого года руководством комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области было принято решение о внедрении системы электронного документооборота в администрации района.

Основными задачами внедрения было: уйти от бумажной рутины работы с документами и постоянного хождения от одного согласовывающего лица к другому; сократить время согласования документов; сократить расходы на канцелярию; упростить регистрацию документов, приходящих на почту администрации; построить прозрачное хранилище всех документов комитета, а в дальнейшем и всей администрации.

В ходе выбора подходящей системы IT-специалисты администрации изучили и остановились на решении от компании "Этлас-Софт". Основными критериями при выборе системы были:

Интуитивно понятный дружественный пользователю интерфейс;
Широкая функциональность, удовлетворяющая всем требованиям современной СЭД для административных структур государственного сектора;
Наличие различных конструкторов и редакторов настройки системы без программирования и привлечения специалистов исполнителя в дальнейшем;
Наличие электронного архива документов с настраиваемой структурой хранения;
Возможность разворачивании системы как на серверах администрации, так и в удаленном дата-центре;
Поддержка масштабируемости системы.

В ходе процесса настройки и внедрения системы специалисты "Этлас-Софт" совместно со специалистами администрации:

Провели удаленное обследование текущего бумажного документооборота в подразделениях администрации Калачевского муниципального района и администрациях поселений Калачевского муниципального района.
Сформировали и зарегистрировали в системе учетные записи 100 пользователей.
Сформировали в системе необходимые группы пользователей.
Построили структуру архива документов с распределенными правами доступа для пользователей и групп пользователей.
Занесли в систему все необходимые справочники.
Сформировали карточки для 10-ти типов документов.
Настроили правила автоматической нумерации документов.
Настроили правила автоматического именования документов.
Настроить правила автоматического размещения документов.
Настроили и внедрили бизнес-процесс приема, обработки и распределения входящих документов.
Настроили и внедрили бизнес-процесс обработки и передачи исходящих документов.
Настроили ряд отчетов: журнал входящих обращений граждан или организации, направленных в вышестоящие организации; журнал входящей корреспонденции от граждан; журнал входящей корреспонденции от организаций, предприятий, учреждений; журнал входящей корреспонденции (запросов) от надзорных ведомств; журнал исходящей корреспонденции.

В результате внедрения системы электронного документооборота Администрация решила поставленные задачи значительно сократив бюджет на канцелярские расходы, упростив и ускорив регистрацию и согласование всех видов документов. Теперь для регистрации документа не нужно его распечатывать и нести на согласование в различные комитеты и подразделения. Согласование происходит в разы быстрее с применением ЭЦП. Руководство же в свою очередь получила прозрачный механизм контроля исполнительской дисциплины сотрудников администрации.