Компании сообщаютПроекты

СЭД «Этлас» в Администрации Калачевского муниципального района

| 14.05.2021
В конце прошлого года руководством комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области было принято решение о внедрении системы электронного документооборота в администрации района.
Основными задачами внедрения было: уйти от бумажной рутины работы с документами и постоянного хождения от одного согласовывающего лица к другому; сократить время согласования документов; сократить расходы на канцелярию; упростить регистрацию документов, приходящих на почту администрации; построить прозрачное хранилище всех документов комитета, а в дальнейшем и всей администрации.

В ходе выбора подходящей системы IT-специалисты администрации изучили и остановились на решении от компании "Этлас-Софт". Основными критериями при выборе системы были:
  • Интуитивно понятный дружественный пользователю интерфейс;
  • Широкая функциональность, удовлетворяющая всем требованиям современной СЭД для административных структур государственного сектора;
  • Наличие различных конструкторов и редакторов настройки системы без программирования и привлечения специалистов исполнителя в дальнейшем;
  • Наличие электронного архива документов с настраиваемой структурой хранения;
  • Возможность разворачивании системы как на серверах администрации, так и в удаленном дата-центре;
  • Поддержка масштабируемости системы.
В ходе процесса настройки и внедрения системы специалисты "Этлас-Софт" совместно со специалистами администрации:
  • Провели удаленное обследование текущего бумажного документооборота в подразделениях администрации Калачевского муниципального района и администрациях поселений Калачевского муниципального района.
  • Сформировали и зарегистрировали в системе учетные записи 100 пользователей.
  • Сформировали в системе необходимые группы пользователей.
  • Построили структуру архива документов с распределенными правами доступа для пользователей и групп пользователей.
  • Занесли в систему все необходимые справочники.
  • Сформировали карточки для 10-ти типов документов.
  • Настроили правила автоматической нумерации документов.
  • Настроили правила автоматического именования документов.
  • Настроить правила автоматического размещения документов.
  • Настроили и внедрили бизнес-процесс приема, обработки и распределения входящих документов.
  • Настроили и внедрили бизнес-процесс обработки и передачи исходящих документов.
  • Настроили ряд отчетов: журнал входящих обращений граждан или организации, направленных в вышестоящие организации; журнал входящей корреспонденции от граждан; журнал входящей корреспонденции от организаций, предприятий, учреждений; журнал входящей корреспонденции (запросов) от надзорных ведомств; журнал исходящей корреспонденции.
В результате внедрения системы электронного документооборота Администрация решила поставленные задачи значительно сократив бюджет на канцелярские расходы, упростив и ускорив регистрацию и согласование всех видов документов. Теперь для регистрации документа не нужно его распечатывать и нести на согласование в различные комитеты и подразделения. Согласование происходит в разы быстрее с применением ЭЦП. Руководство же в свою очередь получила прозрачный механизм контроля исполнительской дисциплины сотрудников администрации.

Этлас-Софт | Atlas-Soft Электронный документооборот


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Мысли вслух

Мы много и часто говорим о том, что "ИТ меняют наш мир". Посмотрим, как это происходит в Китае с применением конкретных инструментов и затрагивает сотни миллионов человек.
Согласно прогнозам Gartner, к 2022 г. 75% организаций, использующих инфраструктуру как сервис (IaaS), будут реализовывать продуманную мультиоблачную стратегию, в то время как в 2017 г. доля таких компаний составляла 49%.
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

Компании сообщают

Мероприятия

Apple Tech Business Week
Санкт-Петербург, IT-пространство для бизнеса Resonance Space
22.06.2021 — 24.06.2021
VI Конференция ЦИПР-2021
Нижний Новгород, ул. Совнаркомовская, дом 13, «Нижегородская Ярмарка»
15 000 руб
23.06.2021
Выставка «EXPO-RUSSIA KAZAKHSTAN 2021»
Республика Казахстан
23.06.2021 — 25.06.2021
10:00–18:00