Электронный архив в архивном бизнесе: опыт ООО «Архис»
Компания оказывает услуги по длительному хранению оригиналов документов, по подготовке документов и их уничтожению, а также услуги в области защиты информации — здесь преимущества электронного архива проявляются отчётливей, чем в любой другой области. Сотрудники компании «Архис», которая работает на рынке уже более 8 лет и специализируется на обеспечении работы организаций, знают об этом не понаслышке.
Когда в ООО «Архис» на повестку дня встал вопрос о приобретении современного и функционального программного комплекса для работы с электронными документами, выбор пал на электронный архив «Этлас» версии 6.6. Среди главных аргументов в его пользу специалисты «Архис» отметили:
- электронный архив «Этлас» — полностью отечественный продукт, что в сегодняшних условиях гарантирует своевременную и беспроблемную техническую поддержку и регулярные обновления программы;
- функциональные возможности базовой версии программы можно расширить с помощью подключаемых модулей: покупатель платит только за те специальные функции, которые ему действительно необходимы — это снижает стоимость лицензии и оптимизирует расходы на приобретение софта.
После консультаций с разработчиком ПО специалисты «Архис» изучили возможности подключаемых модулей и дополнительно к базовой версии электронного архива «Этлас» приобрели модуль «Работа со штрих-кодами» и подсистему «Архивное дело». Благодаря модулю «Работа со штрих-кодами» электронный архив в дополнение к обычным функциям позволяет:
- формирования склад бумажных документов из интерфейса системы — добавлять помещения, стеллажи и ряды
- дает администратору системы возможность самостоятельно настраивать правила формирования штрихкодов;
- при необходимости использовать случайный генератор штрихкодов.
Подсистема «Архивное Дело» служит для полной автоматизации процесса систематизации и хранения архива бумажных документов. Она упрощает создание и учёт договоров хранения документов, составление сдаточных описей и приём документов по ним, формирование дел и учёта коробок и контейнеров для хранения, управление складом, резервирование мест хранения и другие операции, связанные с архивным хранением бумажных оригиналов.
Для быстрой идентификации единиц хранения и навигации по складу система использует штрих-коды.
Кроме того, подсистема помогает оптимизировать работу склада, для чего формирует статистические отчёты по текущему состоянию архива и интенсивности его использования.
Руководство ООО «Архис» обоснованно рассчитывает, что внедрение электронного архива «Этлас» существенно повысит эффективность работы компании и быстро окупит затраты на его приобретение.
Он расскажет, почему огульное импортозамещение не является лучшей стратегией, как защитить существующие ERP-, PLM- и MES-системы, а также почему российские интеграторы должны переосмыслить свой подход к внедрению цифровых решений.