DIRECTUM в ГК «ОЙЛЭКТ.»: автоматизация процессов за 4 месяца
Группа компаний «ОЙЛЭКТ» более 10 лет занимается нефтедобычей в Республике Татарстан. В состав компании входят АО «Дружбанефть» в селе Нуркеево, ООО «МНКТ» в селе Актаныш, ООО «ТНГК-Развитие» в городах Альметьевск и Нурлат. Центральный офис группы компаний располагается в Казани.
Проект внедрения системы DIRECTUM стартовал в сентябре 2015 года. СЭД предстояло стать инструментом управления для топ-менеджеров и эффективной средой взаимодействия для сотрудников. Все эти задачи были поставлены перед главным исполнителем работ – компанией МайТэк, генеральным партнером DIRECTUM.
Результаты проекта сотрудники ГК «ОЙЛЭКТ.» смогли оценить уже спустя 4 месяца – в январе 2016 года. В системе электронного документооборота ведутся:
-обработка входящей и исходящей корреспонденции;
-управление организационно-распорядительной документацией;
-работа с поручениями и служебными записками;
-создание, согласование и парафирование договорных документов и -листов согласования, автоматическая простановка штампов (для исключения несанкционированного изменения данных и обеспечения надежности договорных процессов);
-работа с первичной бухгалтерской документацией и счетами на оплату;
-согласование технической документации;
-оформление и согласование протоколов совещаний.
Помимо автоматизации ключевых процессов, налажена интеграция DIRECTUM с учетной системой 1С.
Марданова Дания, начальник правового управления ГК «ОЙЛЭКТ.», отмечает:
«Нам удалось объединить в единую информационную среду все подразделения компании и упорядочить внутрикорпоративный документооборот. Отдельно хочется отметить подход команды внедрения к работе, нацеленность на результат и умение справляться со сложностями не в ущерб срокам проекта. Так, например, специалисты МайТэк структурировали и объединили три разрозненные базы 1С в одну. Совместными усилиями создан эффективный инструмент для целей бизнеса.»
Для руководителей, часто находящихся в поездках или командировках, адаптированы мобильные решения DIRECTUM iDecide Documents for iPad и DIRECTUM Jazz. В режиме реального времени пользователи удаленно управляют бизнес-процессами предприятия, ведут мониторинг изменений и выносят резолюции.
Мобильное рабочее место генерального директора ГК «ОЙЛЭКТ.» дает возможность отслеживать работу и задачи по каждому подразделению. По установленному расписанию ответственным сотрудникам поступают поручения.
Внедрение DIRECTUM положительно сказалось на исполнительской дисциплине и прозрачности процессов: в любой момент руководители могут оценить, на какой стадии находится та или иная работа. Сократился поток бумажных документов между филиалами, значительно ускорились бизнес-процессы.
Сегодня в системе DIRECTUM работают все подразделения компании – более 200 сотрудников.