В ТГПУ им. Л.Н.Толстого внедрена СЭД «ДЕЛО»
Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н.Толстого –единственное профессиональное педагогическое учебное заведение высшего профессионального образования Тульского региона. Сегодня у ТГПУ им. Л.Н.Толстого 10 факультетов и 42 кафедры, Центр довузовской подготовки и профессиональной ориентации, областной лицей при ТГПУ им. Л.Н.Толстого. В университете проводится обучение по 44 специальностям и направлениям высшего профессионального образования, 22 специальностям послевузовского профессионального образования, 12 программ дополнительного образования. В вузе обучается около 7 тысяч студентов и двухсот аспирантов.<br />
<br />
Для эффективного управления таким университетом необходимы различные ресурсы, в том числе и современные информационные. Деятельность любой организации регламентируется документами; ни для кого не секрет, что чем больше организация, тем больше создается документов. Не утонуть в море документации поможет автоматизированная система, которая позволит упорядочить работу с документами, обеспечить доступ всех подразделений к общим регламентам и тем самым исключить ненужное дублирование одного и того же приказа или письма.<br />
<br />
Для решения этих задач руководство университета, изучив рынок передовых технологий в области автоматизации документооборота, выбрало систему «ДЕЛО», разработанную компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). <br />
<br />
При выборе системы был учтен положительный опыт работы других вузов России в системе «ДЕЛО», а также тот факт, что на текущий момент более 250 учебных заведений стали участниками программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи» компании ЭОС; ТГПУ им. Л.Н. Толстого один из них. Преподавание в вузах дисциплин по делопроизводству и документообороту на основе системы «ДЕЛО» уже дает результаты: выпускники владеют знаниями как по практическому применению данной системы, так и по ее настройке. <br />
Для проверки функциональных возможностей системы и возможности адаптации под специфику университета в конце 2009 года было приобретено 2 рабочих места системы «ДЕЛО», осуществлялось тестирование на примере входящей и исходящей корреспонденции.<br />
<br />
Убедившись в высокой надежности и функциональности системы, руководство университета в марте 2010 года принимает решение о проведении нового этапа автоматизации документооборота и закупке рабочих мест системы электронного делопроизводства и документооборота на платформе системы «ДЕЛО» (далее СЭДД) для расширения и развития.<br />
<br />
1 июня 2010 года в промышленную эксплуатацию была запущена СЭДД с общим количеством рабочих мест 47 (в т.ч. поточное сканирование, сканирование, поиск по штрих-коду).<br />
<br />
В результате работы по двум этапам внедрения были автоматизированы следующие модули: <br />
<br />
• входящая документация;<br />
• исходящая документация;<br />
• организационно-распорядительные документы университета (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу студентов);<br />
• кадровые документы;<br />
• внутренние документы подразделений;<br />
• договоры структурных подразделений.<br />
<br />
На этом документооборот университета не ограничивается, основная часть перечисленных модулей представляет собой типовой документооборот любой организации. Университет, среди прочих организаций, имеет свою специфику, в том числе и в управлении. Общее руководство университетом осуществляет выборный представительный орган Ученый совет университета, а также Совет при ректоре. Документы данных советов регламентируют работу университета в целом.<br />
<br />
Для повышения эффективности планирования работы университета и его управления, а также для усиления контроля исполнения Постановлений Ученого совета и Совета при ректоре была предложена к рассмотрению схема работы с данными документами в СЭДД.<br />
<br />
В настоящее время настроены и проходят апробацию модули работы с документами Ученого совета и Совета при ректоре. <br />
<br />
Руководством университета был оценен эффект, полученный от внедрения системы уже на первых этапах:<br />
<br />
• появилась возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами;<br />
• увеличилась продуктивность работы с проектами документа в части согласования и утверждения его в электронном виде;<br />
• усилился контроль исполнения поручений ректора и проректоров;<br />
• применение технологии поточного сканирования и масштабирование системы позволило отказаться от рассылки бумажных копий документа, что значительно снизило постоянные затраты университета на расходные материалы для копировально-множительной техники, на бумагу, на освобождение физического места для хранения информации в бумажном виде;<br />
• существенно сократились затраты времени на обработку информации;<br />
• повысилась оперативность получения необходимой информации – появилась возможность в любой момент времени узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ.<br />
<br />
В планах развития электронного документооборота университета рассматривается подключение к СЭДД кафедр факультетов, автоматизация архива университета, применение технологии юридически значимого документооборота.<br />
<br />
Работы по автоматизации документооборота Тульского государственного педагогического университета им Л.Н.Толстого проводились сотрудниками компании «СофтЭксперт» (г. Тула), являющейся Золотым дилером компании «Электронные Офисные Системы».