Интервью Алексея Мазгушина в журнале СNews
04.10.2011
Считается, что ВУЗы постоянно страдают от недофинансирования и ИТ-проекты в них — заведомо убыточное дело. Однако руководитель департамента ECM Алексей Мазгушин не согласен с этим предубеждением. По его словам, высшая школа — вполне перспективная отрасль для интегратора.
— Система электронного документооборота для вуза — это решение для узкого сегмента рынка, который считается не очень денежным. Тем не менее ваша компания активно ведет бизнес в сфере информатизации вузов, и весьма успешно. Как вы этого добились?
— Наш первый крупный проект по СЭД был для Национального исследовательского технологического университета МИСИС, который участвовал в национальном проекте «Образование». В рамках проекта выделялись серьезные деньги на модернизацию целому ряду вузов, и одним из них оказался НИТУ МИСИС. Наша компания выиграла тендер на комплексный и интеграционный проект. В его рамках мы автоматизировали управление учебным процессом и контингентом учащихся, управление научной и договорной деятельностью (на базе собственного решения для вузов «Аксиома»), в том числе на внедрение СЭД с задачей минимизировать движение документов в бумажном виде Проект длился около трех лет.
Для внедрения СЭД мы проанализировали рынок и выбрали готовое решение-конструктор — платформу DIRECTUM. Затем мы адаптировали ее под бизнес-процессы вуза. После завершения проекта и оценки результатов стало ясно, что, во‑первых, мы приобрели серьезную экспертизу по работе в вузе, и, во‑вторых,
что у нас сформировалась команда опытных специалистов. Они хорошо понимают специфику бизнес-процессов вуза, его деятельности, его целей, а также людей, которые там работают. Что является немаловажной составляющей успеха.
— Как вы оцениваете потенциальный объем рынка документооборота для вузов? Какие источники финансирования здесь существуют —только госбюджет или еще и собственные деньги учебных заведений?
— Мы, конечно, проводили такую оценку. Проекты в сфере образования — это не единственное направление работы нашей компании, но в данный момент оно считается весьма перспективным. В рамках программ высшей школы на информатизацию вузов выделяются значительные средства из госбюджета. Например, сейчас очень популярна программа объединения университетов.
В определенных регионах страны в настоящее время создаются вузы федерального значения. Например, объединяются Академия народного хозяйства и Академия госслужбы. Это будет крупнейший вуз в Восточной Европе. Во Владивостоке на базе четырех вузов был создан Дальневосточный федеральный университет, с которым мы сейчас с ним плотно работаем. Северо-Кавказский и Сибирский федеральные университеты стал результатом объединения нескольких вузов, этот список можно продолжать.
Целью этого процесса является модернизация вуза как управленческой структуры, на что и выделяются деньги. Одна из значимых статей — это ИТ. Вузы очень любят в первую очередь внедрять документооборот, потому что
высшая школа — типичная госструктура, где работает мощная бюрократическая машина.
Если говорить об отдельных московских вузах, с которыми мы работали, то их финансовые возможности скромнее. Да, могут получиться хорошие прибыльные проекты, но не такие масштабные. Как правило, дело
ограничивается автоматизацией процессов, связанных с ОРД — организационно-распределительной документацией (корреспонденцией, приказами, распоряжениями, поручениями и пр.).
— А существует ли какая‑то специфика электронного документооборота в вузе? Какие нетривиальные бизнес-процессы требуется автоматизировать?
— Существует множество различных процессов, ассоциированных с учебной деятельностью. Прежде всего тех, что связаны с контингентом учащихся. Это прием и перевод студентов, заключение с ними договорных отношений. Затем — огромный контингент сотрудников, которые тоже делятся на две части: обслуживающий персонал вуза и «производственники» — сами преподаватели. Они могут работать на постоянной или на договорной основе. Соответственно, мы имеем различные формы договоров, юридических взаимоотношений, выплат. Отсюда вытекает необходимость автоматизации такого рода бизнес-процессов.
— Существуют ли у вас какие‑то технические находки, которыми вы могли бы поделиться?
— Конечно. Как вы знаете, одна из проблем СЭД заключается в том, что высшие руководители (а такие в вузе тоже есть, это проректоры и ректор) замыкают на себе практически все процессы. Им приходится через систему документооборота визировать либо подписывать огромное количество документов. В период приема студентов или конкурсного найма преподавателей СЭД испытывает пиковые нагрузки. В итоге интерфейс системы может быть перегружен. Кроме того, руководителям тяжело выполнять все необходимые действия, будучи прикованными к компьютеру или ноутбуку. Поэтому сегодня востребованы мобильные решения, в частности, на Apple iPad и на iPhone. Решая эту задачу, мы интегрировали решение iDecide от компании Flexis с нашей системой электронного документооборота. Таким образом, достаточно занятые люди, находясь в любом месте, могут быстро и удобно визировать все документы.
Плюс, мы сделали систему оповещения для iPhone. То есть задачи, требующие решения, посредством push-технологии передаются на мобильное устройство. Есть возможность быстро перейти к этим заданиям, сразу просмотреть документы, которые предлагается завизировать. Это уже наша собственная разработка.
Отмечу, что мы предлагаем вузам комплексное решение — нашу собственную систему «Аксиома», предназначенную для комплексной автоматизации управления учебной и научной деятельностью вузов всех типов, а также автоматизированный документооборот, обеспечивающий все бизнес-процессы. Специфику
каждого конкретного учебного заведения обеспечивает кастомизация этого решения.
— Какие из реализованных вашей компанией проектов вы бы назвали значимыми?
— В Казахстане мы реализовали проекты в двух крупнейших вузах. Это «Казахский национальный университет имени Аль-Фараби в Алма-Аты», где работает около 600 пользователей, и недавно открывшийся в Астане «Назарбаев Университет». Это очень интересный проект. По масштабам он сравним с некоторыми проектами Сколково, туда вложены большие деньги. Руководство вуза создало экспериментальную площадку для сотрудничества с другими университетами, например, с University College London и University of Pennsylvania. По сути, принцип такой: «приходите, открывайте свой филиал, а мы предоставим полное административно-хозяйственное обеспечение».
В России сейчас ведется интересная работа в Дальневосточном федеральном университете, где мы участвуем в проекте «Электронный университет». В рамках проекта идет создание комплексной среды, обеспечивающей студента на протяжении всего обучения и пребывания в кампусе современными технологическими решениями и средствами на уровне ведущих мировых университетов. На уровне подсистемы мы внедряем уже не просто систему электронного документооборота, а полноценную Enterprise Content Management (ECM) систему. С подсистемой будет работать более 1000 пользователей, которые смогут управлять основной массой неструктурированного контента Университета. Автоматизируется большинство бизнес-процессов, причем многие из них будут иметь сквозной характер. Одних только подсистем, с которыми будет налажено интеграционное взаимодействие, более десяти.
— Значит, представление, что в вузах денег нет, и ходить туда незачем, оказалось ложным?
— Так было раньше, но сейчас высшая школа начала финансироваться лучше. Например, сегодня идут активные точечные вливания в сферу технического образования. Определенное движение в этом направлении мы наблюдаем. И вузы начали вкладывать серьезные суммы именно в ИТ. СЭД — это одна из самых первых систем, которую внедряет вуз. И те проекты, в которых мы участвовали, были достаточно интересны. Мы надеемся, что в будущем эта тенденция сохранится.
— Наш первый крупный проект по СЭД был для Национального исследовательского технологического университета МИСИС, который участвовал в национальном проекте «Образование». В рамках проекта выделялись серьезные деньги на модернизацию целому ряду вузов, и одним из них оказался НИТУ МИСИС. Наша компания выиграла тендер на комплексный и интеграционный проект. В его рамках мы автоматизировали управление учебным процессом и контингентом учащихся, управление научной и договорной деятельностью (на базе собственного решения для вузов «Аксиома»), в том числе на внедрение СЭД с задачей минимизировать движение документов в бумажном виде Проект длился около трех лет.
Для внедрения СЭД мы проанализировали рынок и выбрали готовое решение-конструктор — платформу DIRECTUM. Затем мы адаптировали ее под бизнес-процессы вуза. После завершения проекта и оценки результатов стало ясно, что, во‑первых, мы приобрели серьезную экспертизу по работе в вузе, и, во‑вторых,
что у нас сформировалась команда опытных специалистов. Они хорошо понимают специфику бизнес-процессов вуза, его деятельности, его целей, а также людей, которые там работают. Что является немаловажной составляющей успеха.
— Как вы оцениваете потенциальный объем рынка документооборота для вузов? Какие источники финансирования здесь существуют —только госбюджет или еще и собственные деньги учебных заведений?
— Мы, конечно, проводили такую оценку. Проекты в сфере образования — это не единственное направление работы нашей компании, но в данный момент оно считается весьма перспективным. В рамках программ высшей школы на информатизацию вузов выделяются значительные средства из госбюджета. Например, сейчас очень популярна программа объединения университетов.
В определенных регионах страны в настоящее время создаются вузы федерального значения. Например, объединяются Академия народного хозяйства и Академия госслужбы. Это будет крупнейший вуз в Восточной Европе. Во Владивостоке на базе четырех вузов был создан Дальневосточный федеральный университет, с которым мы сейчас с ним плотно работаем. Северо-Кавказский и Сибирский федеральные университеты стал результатом объединения нескольких вузов, этот список можно продолжать.
Целью этого процесса является модернизация вуза как управленческой структуры, на что и выделяются деньги. Одна из значимых статей — это ИТ. Вузы очень любят в первую очередь внедрять документооборот, потому что
высшая школа — типичная госструктура, где работает мощная бюрократическая машина.
Если говорить об отдельных московских вузах, с которыми мы работали, то их финансовые возможности скромнее. Да, могут получиться хорошие прибыльные проекты, но не такие масштабные. Как правило, дело
ограничивается автоматизацией процессов, связанных с ОРД — организационно-распределительной документацией (корреспонденцией, приказами, распоряжениями, поручениями и пр.).
— А существует ли какая‑то специфика электронного документооборота в вузе? Какие нетривиальные бизнес-процессы требуется автоматизировать?
— Существует множество различных процессов, ассоциированных с учебной деятельностью. Прежде всего тех, что связаны с контингентом учащихся. Это прием и перевод студентов, заключение с ними договорных отношений. Затем — огромный контингент сотрудников, которые тоже делятся на две части: обслуживающий персонал вуза и «производственники» — сами преподаватели. Они могут работать на постоянной или на договорной основе. Соответственно, мы имеем различные формы договоров, юридических взаимоотношений, выплат. Отсюда вытекает необходимость автоматизации такого рода бизнес-процессов.
— Существуют ли у вас какие‑то технические находки, которыми вы могли бы поделиться?
— Конечно. Как вы знаете, одна из проблем СЭД заключается в том, что высшие руководители (а такие в вузе тоже есть, это проректоры и ректор) замыкают на себе практически все процессы. Им приходится через систему документооборота визировать либо подписывать огромное количество документов. В период приема студентов или конкурсного найма преподавателей СЭД испытывает пиковые нагрузки. В итоге интерфейс системы может быть перегружен. Кроме того, руководителям тяжело выполнять все необходимые действия, будучи прикованными к компьютеру или ноутбуку. Поэтому сегодня востребованы мобильные решения, в частности, на Apple iPad и на iPhone. Решая эту задачу, мы интегрировали решение iDecide от компании Flexis с нашей системой электронного документооборота. Таким образом, достаточно занятые люди, находясь в любом месте, могут быстро и удобно визировать все документы.
Плюс, мы сделали систему оповещения для iPhone. То есть задачи, требующие решения, посредством push-технологии передаются на мобильное устройство. Есть возможность быстро перейти к этим заданиям, сразу просмотреть документы, которые предлагается завизировать. Это уже наша собственная разработка.
Отмечу, что мы предлагаем вузам комплексное решение — нашу собственную систему «Аксиома», предназначенную для комплексной автоматизации управления учебной и научной деятельностью вузов всех типов, а также автоматизированный документооборот, обеспечивающий все бизнес-процессы. Специфику
каждого конкретного учебного заведения обеспечивает кастомизация этого решения.
— Какие из реализованных вашей компанией проектов вы бы назвали значимыми?
— В Казахстане мы реализовали проекты в двух крупнейших вузах. Это «Казахский национальный университет имени Аль-Фараби в Алма-Аты», где работает около 600 пользователей, и недавно открывшийся в Астане «Назарбаев Университет». Это очень интересный проект. По масштабам он сравним с некоторыми проектами Сколково, туда вложены большие деньги. Руководство вуза создало экспериментальную площадку для сотрудничества с другими университетами, например, с University College London и University of Pennsylvania. По сути, принцип такой: «приходите, открывайте свой филиал, а мы предоставим полное административно-хозяйственное обеспечение».
В России сейчас ведется интересная работа в Дальневосточном федеральном университете, где мы участвуем в проекте «Электронный университет». В рамках проекта идет создание комплексной среды, обеспечивающей студента на протяжении всего обучения и пребывания в кампусе современными технологическими решениями и средствами на уровне ведущих мировых университетов. На уровне подсистемы мы внедряем уже не просто систему электронного документооборота, а полноценную Enterprise Content Management (ECM) систему. С подсистемой будет работать более 1000 пользователей, которые смогут управлять основной массой неструктурированного контента Университета. Автоматизируется большинство бизнес-процессов, причем многие из них будут иметь сквозной характер. Одних только подсистем, с которыми будет налажено интеграционное взаимодействие, более десяти.
— Значит, представление, что в вузах денег нет, и ходить туда незачем, оказалось ложным?
— Так было раньше, но сейчас высшая школа начала финансироваться лучше. Например, сегодня идут активные точечные вливания в сферу технического образования. Определенное движение в этом направлении мы наблюдаем. И вузы начали вкладывать серьезные суммы именно в ИТ. СЭД — это одна из самых первых систем, которую внедряет вуз. И те проекты, в которых мы участвовали, были достаточно интересны. Мы надеемся, что в будущем эта тенденция сохранится.