СЭД «ДЕЛО» в РО «Белагросервис»
В Республиканском объединении «Белагросервис» (Республика Беларусь) осуществляется внедрение системы «Электронное ДЕЛО» на базе системы электронного документооборота «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Проект реализуется силами компании-партнера ЭОС в Белоруссии – ООО «Электронное ДЕЛО».<br />
Республиканское объединение (РО) «Белагросервис» создано Указом Президента Республики Беларусь в 2003г. Основными задачами Объединения является осуществление мер по проведению единой государственной политики в области энергетики, электрификации, агрохимического обслуживания и водоснабжения организаций сельского хозяйства, обеспечение ремонта, сервисного обслуживания, изготовление сельскохозяйственной и другой техники, энергетического и технологического оборудования. В системе агросервиса Республики Беларусь работают более 40 тыс. человек, насчитывается более 200 организаций.<br />
Система «Электронное ДЕЛО» действует в РО «Белагросервис» с 2007 г. На первом этапе внедрения была автоматизирована работа сотрудников канцелярии, что позволило достичь следующих положительных результатов:<br />
• быстрая и удобная регистрация входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов (приказы по основной деятельности, приказы о командировании, распоряжения, доверенности и т.д.) с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.);<br />
• оперативный контроль исполнения поручений по документам; <br />
• удобный и быстрый поиск информации о документах по любым реквизитам регистрационной карточки;<br />
• программное формирование реестров передачи документов, журналов регистрации входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов;<br />
• автоматическая надпечатка конвертов;<br />
• программное формирование отчетности (справка-напоминание об исполнении поручений, отчет по документообороту).<br />
Специфику деятельности РО «Белагросервис» определяет большой объем договорных документов. В договорную работу РО «Белагросервис» тем или иным образом вовлечены все подразделения организации (более 20 отделов). При этом существует постоянная необходимость:<br />
• контролировать целесообразность заключения договоров и обоснованность выбора контрагентов;<br />
• оптимизировать списки лиц, согласующих договоры, с целью, с одной стороны, минимизации рисков ошибок при их заключении и с другой – сокращения времени на согласования;<br />
• создавать процедуры, обеспечивающие максимально быстрое согласование договоров;<br />
• формировать досье договоров (или контрагентов) с использованием разнообразных источников с целью минимизации рисков;<br />
• организовать оперативный доступ к досье договора (или контрагента) для всех заинтересованных лиц; <br />
• контролировать исполнение договоров, включая выполнение финансовых обязательств.<br />
В 2011 г. было принято решение автоматизировать работу с договорами путем масштабирования системы электронного документооборота. Основными задачами стало создание архива договорных документов и автоматизация процессов их согласования. <br />
В рамках проекта была разработана технология обработки более чем 10 категорий договорных документов и настроены различные сценарии их согласования в электронном виде. При этом, благодаря разработанному механизму управления этапами согласования, появилась возможность изменять стандартную схему прохождения согласования договора (типовой маршрут) в соответствии с требованиями бизнеса без участия разработчика или администратора системы.<br />
В ходе проекта были автоматизированы все процессы на протяжении жизненного цикла договорных документов – от создания проекта договора на основе шаблона или импорта полученного документа, до сканирования и ввода образов подписанных оригиналов. Это обеспечивает постоянное наличие актуальных версий документа, как в текстовом, так и в графическом (с подписью обеих сторон) виде.<br />
Автоматизация договорной работы на базе системы «Электронное ДЕЛО» позволила:<br />
• увеличить оперативность подготовки проектов договоров, существенно сократить сроки согласования документов и время работы с ними;<br />
• эффективно контролировать выполнение договорных обязательств (отслеживание сроков платежей, закрытия работ, подписания актов и т.п.).<br />