Компании сообщаютНовости компаний

Минтранс Республики Беларусь внедряет СЭД «ДЕЛО»

| 12.01.2012
В Министерстве транспорта и коммуникаций Республики Беларусь успешно завершились работы по интеграции системы автоматизации документооборота «Электронное ДЕЛО» с отраслевой системой электронной цифровой подписи.В Министерстве транспорта и коммуникаций Республики Беларусь успешно завершились работы по интеграции программно-аппаратного комплекса системы автоматизации документооборота Минтранса  «Электронное ДЕЛО» с отраслевой системой электронной цифровой подписи. Данную разработку осуществляет компания «Электронное ДЕЛО» -  партнер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) в Белоруссии,  на базе решения ЭОС – СЭД «ДЕЛО».<br />
Министерство транспорта и коммуникаций (Минтранс) Республики Беларусь на протяжении 6 лет успешно эксплуатирует систему электронного документооборота «Электронное ДЕЛО». В 2006 году были автоматизированы рабочие места сотрудников канцелярии и специалистов, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Это позволило перейти к смешанному бумажно-электронному документообороту, при котором в организации параллельно «ходят» бумажные документы и их электронные копии. На данном этапе были решены следующие задачи:<br />
•    быстрая и удобная регистрация входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.);<br />
•    оперативное получение документов на исполнение и для ознакомления;<br />
•    быстрый поиск документов; <br />
•    отслеживание движения оригинала документа; <br />
•    эффективный контроль исполнительской дисциплины на всех уровнях (в том числе возможность по мере необходимости: 1 раз в день, в неделю или в месяц автоматически формировать отчеты со списком просроченных заданий или документов);<br />
•    оперативное получение сводных отчетов по исполнению документов (в том числе: отчетов о кол-ве документов, находящихся на исполнении, исполненных, просроченных).<br />
В 2008 году Министерством были закуплены дополнительные  лицензии ПО «Электронное ДЕЛО». Масштабирование системы до уровня руководителя и исполнителя структурного подразделения позволило:<br />
•    сократить организационно-технические затраты, связанные с размножением и перемещением документов;<br />
•    ускорить прохождение документов за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций;<br />
•    получить быстрый и удобный доступ в распределенном режиме всех участников процесса к документам в соответствии с их полномочиями.<br />
В  2011 году специалисты OOO  «Электронное ДЕЛО» провели работы по обеспечению безопасного функционирования СЭД, в рамках которых:<br />
•    обеспечена интеграция механизма электронной цифровой подписи в систему автоматизации делопроизводства Минтранса с использованием опции «ЭЦП и шифрование» ПО «Электронное ДЕЛО»;<br />
•    разработана технология подготовки проектов документов, их согласования и утверждения в электронном виде;<br />
•    проведено обучение всех сотрудников Министерства новой технологии работы в системе, в том числе проведено индивидуальное обучение руководителей;<br />
•    для каждой категории пользователей были подготовлены инструкции, в которых изложены функционал и возможности работы в системе.<br />
В настоящее время в Министерстве активно используются порядка 100 лицензий СЭД «Электронное ДЕЛО» и 7 рабочих мест опции «ЭЦП и шифрование». Все сотрудники Министерства получили возможность работать в системе под своими учетными записями и на своих виртуальных «рабочих столах». <br />
Быстрое развитие обмена электронными документами в Минтрансе оказалось невозможным без вовлечения руководства Министерства в работу в СЭД. Требованием времени является и высокая мобильность таких сотрудников при рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов. Для решения данных проблем в Минтрансе были внедрены подсистемы «ДЕЛО-WEB» и «АРМ руководителя». В частности, подсистема «ДЕЛО-WEB» позволяет удаленно работать в системе электронного документооборота одному из заместителей Министра, который одновременно является директором Департамента «Белавтодор» и физически находится вне центрального аппарата.<br />
Подсистема «АРМ руководителя» разработана специально для высших должностных лиц организаций и предоставляет возможность работать в on-line или off-line режиме с последующей синхронизацией с СЭД. Упрощенный интерфейс позволяет руководителю сосредоточиться только на своих конкретных обязанностях: рассмотрение, согласование, визирование и подписание документов. Ввод голосовых комментариев дает возможность оперативно вносить дополнительную информацию сотрудникам Министерства.<br />
Организация системы ведомственного электронного документооборота в структуре Минтранса обеспечивает:<br />
–    оперативность отправки корреспонденции в неограниченное количество организаций и сокращение финансовых расходов на отправку писем;<br />
–    экономию времени на поиск документов;<br />
–    прозрачность процесса согласования и утверждения документов;<br />
–    сокращение временных и финансовых расходов на согласование проектов документов;<br />
–    организацию хранения электронных документов в соответствии с законодательством.<br />
Завершение работы по интеграции системы автоматизации делопроизводства Минтранса с отраслевой системой электронной цифровой подписи позволит исключить ведомственный «бумажный» документооборот и реализовать информационный обмен юридически значимыми электронными документами в рамках отрасли на базе единой программной платформы при подключении подведомственных организаций.<br />

Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Мысли вслух

Сейчас мы вступаем в следующую фазу выздоровления и восстановления, но гибридный мир никуда не денется
Почему бы при «смартовании» цели не подумать о некоторой геймификации?
В России опрос показал: 48% составляют технооптимисты, а больше половины – технофобы и техноскептики.

Компании сообщают

Мероприятия

Конференция «Российское ПО – драйвер развития цифровой образовательной среды»
Москва, ул. Радио, д. 10А (здание Московского государственного областного университета)
Бесплатно
20.04.2021
10:00–17:30
Онлайн-конференция «Открытые дни Directum»
ОНЛАЙН
Бесплатно
21.04.2021 — 22.04.2021
10:00–13:30
Blockchain Life 2021
Москва, Music Media Dome
2 390 руб
21.04.2021 — 22.04.2021
08:00–20:00