МГРС внедрила СЭД для самооптимизации
В декабре 2010 года руководство ФГУП "Московская городская радиотрансляционная сеть" инициировало проект внедрения системы электронного документооборота CompanyMedia, призванный заменить существовавшую в организации СЭД, также функционировавшую на платформе Lotus Domino.
Используемая ранее система не решала всех задач по организации ЭДО, в ней не были реализованы многие необходимые МГРС функции. Чтобы автоматизировать все требующие этого документоориентированные бизнес-процессы, обеспечить их информационную поддержку, решено было перейти на более подходящую систему - СЭД CompanyMedia. С ее помощью также планировалось расширить применение электронного документооборота, включив в него не только делопроизводителей и других сотрудников предметных подразделений, но и управленцев, создать условия для эффективных электронных коммуникаций бизнес-специалистов, обеспечить информационную поддержку выработки и принятия управленческих решений.
Вовлечение в электронный документооборот топ-менеджеров компании, а также всех необходимых участников деловых процессов организации, обеспечение с помощью системы оперативного и удобного взаимодействия руководителей и их подчиненных, автоматического контроля исполнения документов и поручений по ним, а также, что немаловажно, автоматизация новых бизнес-процессов - решение этих задач должно было способствовать увеличению скорости деловых операций и повышению их эффективности.
Для организации электронного документооборота были закуплены лицензии на "Универсальное рабочее место", а также модули "Делопроизводство", "Обращения граждан", "Договоры", "Поручения", "Корпоративный электронный архив", "Центр отчетов".
В силу того, что пользователи хорошо были знакомы с платформой Lotus Domino/Notes, внедрение построенной на ней системы прошло быстро и безболезненно. И сотрудники, зная основные принципы работы с базовым программным обеспечением, практически сразу смогли приступить к эксплуатации прикладного ПО - СЭД CompanyMedia, обладающей интуитивно понятным интерфейсом. Потребовались некоторые часы на обучение пользователей непосредственно на их рабочих местах, которое было успешно проведено специалистами ФГУП "Московская городская радиотрансляционная сеть". При необходимости использовались консультации экспертов компании "ИнтерТраст".
Также в качестве превентивной меры был заключен договор с компанией-разработчиком СЭД CompanyMedia на техническое обслуживание системы.
Подключение к системе всех нуждающихся в этом сотрудников с целью обеспечения эффективных условий их взаимодействия с коллегами и выполнения своих должностных обязанностей позволяет говорить о создании сквозного электронного документооборота, пронизывающего всю структуру компании и являющегося необходимым инструментом информационной поддержки бизнес-процесов.
На сегодняшний день подключенные к СЭД CompanyMedia специалисты работают в 80% случаев с электронными документами.
Конечно, есть этапы обработки документов, требующие "живой" подписи на бумажном экземпляре, но данные этапы, как правило, являются заключительными: в их рамках документы, например, Приказы, распечатываются и подписываются соответствующим должностным лицом. Но основная работа с такого рода документами ведется в электронном виде (создание, распространение, согласование и пр.).
Большая работа проведена в области автоматизации договорной деятельности (автоматизирован весь цикл работы с договорами, создана возможность их хранения и сортировки, представления и поиска по разным критериям, организована взаимосвязь электронных договоров с соответствующими им актами, счетами-фактуры и прочими документами).
Упорядочена и автоматизирована работа кадровой службы.
В электронный вид переведена обработка документов, относящихся к коммунальным платежам, осуществляемым через ФГУП МГРС.
Благодаря гибкости и открытости кода CompanyMedia специалисты Московской городской радиотрансляционной сети, обладая соответствующими навыками, могут при желании дорабатывать систему, адаптируя ее под специфику бизнеса.
Система активно развивается и способна учитывать новые возникающие направления деятельности и появляющиеся в связи с этим деловые процессы. Рассматриваются другие ее возможности, оптимизирующие бизнес-процессы компании. Характеристики системы позволяют в случае необходимости настроить ее под актуальные потребности предприятия, которые могут возникнуть в любой момент.