Комплексный подход: как сэкономить на документообороте
Давайте рассмотрим систему документооборота обычной компании. После завершения хозяйственной операции бухгалтер оформляет первичку (накладные, ТОРГ-12 и т. д.) в учетной системе. Затем он распечатывает документы и отправляет контрагенту (почтой или курьером). Получив их, контрагент сверяет данные, переносит в учетную систему, заверяет и возвращает отправителю.
Таким образом, чтобы совершить обмен, нужно решить целый набор задач:
выделить деньги на бумагу, заправку картриджа и почтовую/курьерскую отправку;
потратить время на отправку документов, внесение данных в учетную систему;
проконтролировать возврат отправленных документов;
избавиться от ошибок и опечаток, допущенных при переносе информации с бумажных носителей.
Именно поэтому решения для автоматизации документооборота стали популярны – они помогают сэкономить время сотрудников и деньги компании.
Программы для обмена электронными документами позволяют сформировать, подписать и отправить пакет документов в три касания. Электронный обмен исключает вероятность несоответствий с данными контрагента и сокращает расходы на расходные материалы и курьерскую отправку.
Автоматический ввод первичных документов экономит время бухгалтера для решения профильных задач. Вместо механической работы по переносу данных он сканирует накладную, а программа распознает ее и загружает в учетную систему. Это решение уменьшает количество ошибок и снижает риск получения штрафа при налоговой проверке.
Электронный архив бумажных документов избавляет бухгалтера от часовых поисков в архиве и позволяет организовать порядок с мгновенным доступом к нужному файлу. Дополнительные метки помогают контролировать возврат отправленных документов.
Как полностью автоматизировать документооборот: от обмена договорами до автоматического ввода бумажных накладных? Ответом станет комплексный подход – внедрение программ, которые дополняют учетную систему.
Более 90% российских компаний используют программные продукты «1С» для ведения бухгалтерского и налогового учета. Поэтому выбор решений для автоматизации на базе «1С» достаточно широк:
обмениваться электронными документами с контрагентами даст возможность программа «1С-ЭДО». Отравлять можно накладные, акты, заказы, в том числе в филиалы своей компании;
загружать первичные документы в базу «1С» научит компьютер программа «Скан-Загрузка документов»;
переносить копии бумажных документов в учетную систему, получить к ним мгновенный доступ и помечать отсутствующие поможет программа «Скан-Архив».
Таким образом, чтобы успешно автоматизировать документооборот, подходите к нему комплексно: каждая новая программа должна корректно взаимодействовать с вашей учетной системой. В этом случае вы сократите издержки на расходные материалы и почтовые отправки, а вашим сотрудникам не придется учиться работе в новой программе.