Схема типового внедрения функционала «Казначейство»

18.01.2016
Если вам предстоит участвовать в проекте внедрения функциональности "Казначейство" или другой, более функциональной системы финансового управления, то предлагаем Вам несколько рекомендаций, основанных на нашем внедренческом опыте. Рекомендации мы структурировали по этапам внедрения.
Задачи, перечисленные нами, являются типовыми, и с ними Вы обязательно столкнетесь на практике.

Если вам предстоит участвовать в проекте внедрения функциональности "Казначейство" или другой, более функциональной системы финансового управления, то предлагаем Вам несколько рекомендаций, основанных на нашем внедренческом опыте. Рекомендации мы структурировали по этапам внедрения.
Задачи, перечисленные нами, являются типовыми, и с ними Вы обязательно столкнетесь на практике.

- Предпроектный этап
Анализ существующей ИТ-инфраструктуры: Есть ли управление договорами и функциональность Бюджетирования?
Поскольку в любой информационной системе все взаиморасчеты с контрагентами ведутся в разрезе договоров, функционал управления договоров необходим при внедрении казначейства, а функционал закупок – желателен (но не является критичным).
Чаще всего функционал бюджетирования внедряется либо одновременно с казначейством, либо до него. В случае, если принято решение внедрять казначейство до внедрения бюджетирования, то участникам проекта, ответственным за методологию, необходимо проработать общие подходы к бюджетированию (Статьи бюджета, структуру ЦФО, проектов и других дополнительных аналитик). Они лягут в основу казначейства.
Кроме того, при выборе ПО предлагаем Вам учесть следующие функциональные возможности современных систем управления денежными средствами
* Возможность самостоятельной настройки маршрутов согласования и статусной схемы без привлечения программистов
* Возможность передачи полномочий визирования сотруднику-заместителю
* Возможность пакетного создания платежных поручений из реестра платежей
* Возможность пакетного создания нескольких платежных поручений для перечисления заработной платы (в случае отсутствия зарплатного проекта)
* Если на предприятии много операций с наличными денежными средствами, необходимо обратить внимание на возможность включения заявок по операциям с наличностью в платежный календарь и реестр платежей
* Юзабилити реестра платежей, наличие функции drag and drop заявок с изменением статьи ДДС и даты платежа
* Возможность гибкой настройки дополнительных аналитик в заявке на расходование денежных средств
* Возможность гибкой настройки системы лимитов и оперативного контроля платежей с выделением нелимитируемых статей, возможность указания допустимых отклонений от лимитов

- Этап проектирования
Разработка справочников "Статьи бюджета", сопоставление со справочником "Статьи ДДС"
Описание бизнес-процессов казначейства
Если в крупных и средних компаниях можно обойтись без описания бизнес-процессов, то в крупных многоуровневых и многофилиальных структурах прорисовка схем – необходимое "зло" :)
Однако, даже на мелких и средних предприятиях необходимо хотя бы в тексте "прописать" процедуру согласования заявок.

Определение центров финансовой ответственности
На этом этапе нужно понимать различие между ЦФО (как подразделением в структуре компании, планирующее и распоряжающееся бюджетными средствами в части закупок и платежей) и местом возникновения затрат (подразделением, непосредственно использующим приобретенные ТМЦ, работы или услуги)
Именно ЦФО ответственны за формирование заявок на расходование денежных средств. При формировании структуры ЦФО и статей бюджетов постарайтесь не разделять статьи между разными профильными отделами. Иначе получится как в поговорке: "У семи нянек дитя без глаза". Так будет проще жить Вам, как владельцу бизнес-процесса, и им, как заинтересованной стороне.

- Этап внедрения
Настройка полномочий пользователей, ролей
Даже для небольших проектов, и даже если Вы считаете, что все тривиально, не пожалейте своего времени и изобразите на бумаге или в таблице матрицу полномочий пользователей. Это поможет оперативно принимать решения на начальном этапе внедрения.
Настройка маршрутов визирования заявок
На данном этапе нужно предусмотреть наличие (возможность передачи) полномочий согласования заявок заместителем в случае отсутствия основного сотрудника
Настройка взаимодействия с клиент-банком
Особое внимание необходимо уделить операциям, связанным с выплатой зарплаты. В некоторых случаях нелишним будет на начальном этапе работы системы организовать дополнительный ручной контроль созданных платежных поручений. Например, на предмет правильности автозаполнения расчетных счетов.
Настройка отражения фактических операций
Настройка отчетов
Стадия приемочного тестирования/опытно-промышленной эксплуатации

Удачного старта!
Николай ПОПОВ,
консультант, бизнес-аналитик