IT ExpertКак это сделатьСам себе админ

Google Docs

Сергей Грицачук | 16.11.2011

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Google Docs

Когда удобно работать с документами в среде Google Docs
В чем заключаются особенности Google Docs
Каковы ограничения Google Docs


Когда удобно работать с документами в среде Google Docs
Большинство из нас пользуются офисными приложениями, однако задействуем мы лишь малую часть заложенных в них возможностей. imgКонечно, любой офисный пакет универсален настолько, что позволяет решать самые сложные задачи, но всем ли это необходимо? Кто-то создает объемные документы, включающие консолидированные данные, объекты из других приложений, макросы, формы и целые подпрограммы, написанные на встроенном языке, впрочем, много ли таких? Практика показывает, что немного. Причем это касается не только Microsoft Office, но и других офисов: OpenOffice.org, IBM Lotus Symphony. Большинство пользователей создают с их помощью текстовые документы и простые электронные таблицы, ну и еще прибегают к услугам почтовых клиентов. Если вы относитесь к их числу, попробуйте задуматься: есть ли смысл в громоздком, сложном и при этом не дешевом продукте?
Возможно, для ваших задач достаточно «облачной» среды из веб-приложений, не требующей для работы ничего, кроме браузера и доступа в Интернет. Таких предложений несколько: Office 365 от Microsoft, iWork.com от Apple и Google Docs. Остается только определиться, есть ли у вас веские причины переходить на них. (Лично я выбрал Google Docs еще в тот момент, когда существовали Writely и Google Spreadsheet.) 

Перечислю эти причины:
  • вы не создаете сложных документов;
  • вы часто меняете рабочее место (ПК дома, ноутбук или планшет в дороге, ПК в офисе, интернет-кафе);
  • вы нуждаетесь в кросс-платформенной среде (используете разные платформы и ОС);
  • вам часто требуется организовать совместную работу над документами с несколькими соавторами, для оперативного внесения изменений в тексты;
  • вы не готовы расстаться с большой суммой денег на оплату лицензионного ПО, а применять пиратский софт не позволяют убеждения;
  • вы хотите сэкономить место на жестком диске и свести к минимуму количество имеющихся программных продуктов;
  • вы терпеть не можете, когда на компьютере запущено несколько отдельных программ, но спокойно миритесь с десятками вкладок в браузере;
  • вас раздражает длительное время загрузки офисного пакета или время открытия небольшого документа;
  • вы постоянно забываете нажимать кнопку «Сохранить», из-за чего частенько теряете введенную информацию;
  • вам приходится регулярно сталкиваться с разными форматами документов, что создает трудности и задержки в работе;
  • вам надоели постоянные проблемы с почтовым сервером, пропажи важных писем, море спама и прочие неприятности;
  • и наконец, вы мечтаете о том, чтобы получить универсальную рабочую среду, которая позволит вам с помощью одного продукта иметь доступ ко всем функциям офиса.
Данный список можно продолжать, но даже этого перечня (а точнее – любого из его пунктов) достаточно для того, чтобы перейти на «облачный» документооборот. Например, у меня существует необходимость писать статьи, заметки в блоги и обзоры на различные сайты, хранить собственные записки, создавать несложные электронные таблицы, просматривать презентации, иногда рисовать пояснительные картинки к своим статьям и другим записям. Все это я делаю в среде Google Docs. Хотя справедливости ради добавлю, что на жестком диске «живет» и OpenOffice.org – на всякий случай. 

В чем заключаются особенности Google Docs
img
Электронные таблицы, текстовый редактор, почта, интернет-коммуникатор, читалка новостной ленты - и все это поместилось в браузере. Даже календарь-планировщик, органайзер, калькулятор и часы-будильник-таймер там же. Словом, весь офисный набор.

Главной особенностью офиса Google является работа с документами в браузере. Вам не нужно ничего устанавливать на ПК: если у вас есть браузер Google Chrome и почтовый аккаунт на @gmail.com, вы можете сразу же приступить к работе и сделать это без ограничений – достаточно ввести почтовый адрес и пароль. Впрочем, браузер можно использовать любой другой. К примеру, если вам привычнее Internet Explorer – пользуйтесь им, а для удобства установите панель Google.
img
Доступ к документам, а также их загрузка и структурирование производятся на главной странице

Вторая особенность – автосохранение документов. Все действия с ними автоматически сохраняются в «облаке» и даже внезапный разрыв связи или отключение электроэнергии не повредят документу: после восстановления связи вы продолжите свое занятие с того места, на котором остановились. Но будьте осторожны! Если вы по-прежнему работаете и с другими (стационарными) офисными пакетами, привычка не контролировать процесс сохранения сослужит плохую службу (а к хорошему привыкаешь быстро, как оказалось!).
Третья особенность – работа с документами широко распространенных форматов: Google Docs понимает стандартные типы документов и умеет их конвертировать для сохранения на жестком диске в требуемый формат (вплоть до PDF). Это очень удобно, когда у вас множество разнотипных документов. Впрочем, разработчики предупреждают, что при конвертировании могут возникать сбои в форматировании, но на моей памяти подобных проблем не было.
img
Редактирование текста в полноэкранном режиме мало чем отличается от привычного интерфейса - разве что функций поменьше.

И наконец, четвертая особенность – совместная работа. По умолчанию документ создается приватным и доступен только для вас; но если надо – можно предоставить к нему доступ другим лицам. Для этого предусмотрено два режима: «Редактор» дает возможность вносить исправления в документы, а «Читатель» предоставляет права для просмотра.
img
Электронные таблицы даже в облачной среде - мощный инструмент. А уж для таких простых табличек - и вовсе незаменимый.

Есть и иные особенности: интеграция с другими сервисами, возможность публикации документов непосредственно на веб-ресурсах, перевод текста (причем достаточно корректный) на многие языки, вставка формул и рисунков, автоматическая проверка орфографии, а также отправка документа электронной почтой адресатам (группам, по списку выборочно) в любом из поддерживаемых форматов. Кроме того, документы, хранимые в формате Google Docs, не расходуют дисковое пространство.

Каковы ограничения Google Docs
Разумеется, главное ограничение продукта – функциональность. Доступны только базовые возможности, характерные для офисных продуктов. 
Не стоит забывать и о безопасности: если ваши документы содержат ценные данные, размещать их в публичном месте (пусть даже и защищенном) опасно. Как показали события последнего года, утечка информации возможна даже из (казалось бы) закрытого ресурса – любое интернет-хранилище не защищает вас стопроцентно от подобных эксцессов.
Еще одно ограничение – доступный объем для хранения информации. По умолчанию он составляет 1 Гбайт (бесплатно). Если же такого ресурса мало – можно перейти на платный вариант и расширить его до 16 Тбайт (хотя вряд ли это кому-то пригодиться), но дополнительные 20 Гбайт обойдутся всего в $5 в год, а 80 Гбайт – в $20.
Впрочем, существуют и другие ограничения, вроде непривычного интерфейса, отсутствия проверки пунктуации, вертикальной линейки и прочих функций, привычных для стационарных офисных продуктов, а также невозможности выполнять операции копирования/вставки правой кнопкой мыши. Ну и, разумеется, нельзя работать без регистрации почтового адреса в системе.

Выводы
Как высказался один мой коллега: «Если бы Google Docs не существовало, его стоило бы создать!». Это очень хороший инструмент для тех, кто не хочет быть привязанным к одному рабочему месту с его уникальными настройками. Практически все повседневные задачи в части работы с документами можно решать при помощи Google Docs, а некоторым пользователям (например, мне) этот «облачный» сервис создает полноценную офисную среду. Календарь-планировщик, почта, средство электронной коммуникации, хранилище изображений и документов – полностью заменяют привычный набор разнородных программных продуктов. Достаточно просто запустить браузер – и можно приступать к работе. Просмотреть план текущих задач и новости, ответить на почту, пообщаться с нужными людьми, найти и проанализировать необходимую документацию, написать заметку в блог или статью – например, вот эту самую, которую вы только что прочитали.

Другие материалы рубрики

Загрузка...

Компании сообщают

Мероприятия

19.09.2019
MOBILE FORENSICS DAY 2019

Москва, ул.Лесная 7, БЦ «Белые сады"

19.09.2019
Национальная система маркировки

Санкт-Петербург, Заневский пр., 30/2, БЦ "Ростра"

22.09.2019 — 24.09.2019
XIII CIO-конгресс «Подмосковные вечера»

Москва, Московская обл., дер. Новая Купавна

26.09.2019 — 27.09.2019
Smart Oil & Gas

Санкт-Петербург, Отель «Хилтон Санкт-Петербург Экспофорум»

01.10.2019 — 02.10.2019
IoT&AI World Summit Russia

Казань, Казань Экспо