IT ExpertКак это сделатьСам себе админ

Особенности оцифровки документов для СЭД

Игорь Новиков | 27.03.2020

Особенности оцифровки документов для СЭД

Начнем издалека, с истории – это поможет выявить, что же «оригинального» возникает в результате копирования. Расскажем об этапах процесса оцифровки, позволяющего рассматривать его как «законный» и профессионально организованный. Приведем список операций, позволяющих реализовать этот процесс, пользуясь инструкциями ООН.

В заключение приведем примеры, иллюстрирующие применение особых технологий, позволяющих помешать незаконному тиражированию документов. Сделать это непросто, когда рынок печати стремительно развивается.

Первая оцифровка документа в российской истории

1 марта 1654 года два мастера: русский дьякон Иван Федоров и его ближайший сподвижник – белорусский книгопечатник Петр Тимофеевич Мстиславец закончили работу над изданием первой русскоязычной печатной книги «Апостол». Сегодня эта реликвия хранится в Фонде редкой книги Российской государственной библиотеки (РГБ).

img

Первая русская печатная книга «Апостол» из Российской государственной библиотеки

Казалось бы, что общего между знаменательной датой в истории книгопечатания на Руси и оцифровкой документов – процедурой, обеспечивающей переход от бумажной формы документооборота к цифровой? Ответ: рукописи являются уникальными произведениями и существуют только в единственном экземпляре.

Конечно, переписчики книги старались делать копию максимально близкой к оригиналу, но, несмотря на это, практически всегда допускались ошибки, применялась другая бумага, другой почерк и пр. Книги-дубликаты в итоге все равно становились «оригинальными». Это хорошо видно на примере всех 60 экземпляров «Апостола», которые хранятся в РГБ и других музеях и библиотеках мира.

А оцифровка – это создание дубликата, где оригинал и копия неотличимы друг от друга.

Как правильно оцифровать документ?

Эта «скучную» тему затронуть необходимо, поскольку все больше компаний переходят на безбумажный документооборот, и знать правила организации оцифровки должен каждый руководитель.

Принято считать, что для оцифровки достаточно положить документ на стекло сканера, нажать кнопку запуска, выполнить обработку с помощью OCR-программы (если необходимо) и получить готовый документ.

Так оно и есть. Однако международная организация UNESCO подготовила более подробный план операций. Его знание поможет не упустить детали (см. ниже).


Основные этапы оцифровки документов:

  • Начальная подготовка:

– отбор источников, проверка правовой принадлежности;

– подбор оборудования;

– составление требований к результатам;

– разбивка оцифровки на этапы и тайминг;

– выявление причин брака.

• Предварительная подготовка:

– отбор образцов для оцифровки;

– оценка качества и необходимости улучшения;

– составление требований к результату;

– планирование постобработки;

– подготовка метаданных (описание, параметры обработки);

– подготовка данных для библиографического и архивного учета.

  • Оцифровка:

– перевод в цифровую форму;

– применение профессиональной постобработки;

– контроль качества;

– создание мастер-копий.

  • Заключительный этап:

– контроль метаданных;

– запись в учетных системах;

– онлайн-выкладка копий и метаданных;

– подведение итогов;

– контроль итогового качества.

(Источник: UNESCO).


Основные ошибки при оцифровке

Первое: потеря документов. На первый взгляд это кажется абсолютно невозможным, но статистика показывает: около 7% документов, отправляемых на обработку («оцифровку»), теряются. Их поиск заставляет сотрудников тратить время, значительно снижая продуктивность их работы. Документ может быть утрачен, даже если он имеет цифровую форму.

Существует правило, позволяющее снижать остроту этой проблемы: заранее выбрать методику назначения имен для создаваемых копий. Это повышает результативность поиска пропавших файлов.

Второе: для управления информацией, хранящейся на оцифрованных копиях, необходимо применять профессиональные системы документооборота. В противном случае искать требуемые данные после оцифровки может оказаться непростой задачей. Новаторам придется не раз услышать, что «при бумажном документообороте такого не случалось».

Третье: при выполнении оцифровки принято исправлять ошибки, обнаруженные на бумажных носителях. На первый взгляд это кажется спорным: задача оцифровки рассматривается как простое дублирование документа с бумажной формы, а не его редактирование (правка). Тем не менее в процессе подготовки бумажных документов и работы с ними часто обнаруживаются неправильные метки, ошибочно введенные даты, пропуск важной информации. Их надлежит исправлять, но вносить в бумажном виде нельзя. Обычное решение – хранение исправлений на отдельных листах, поэтому перенос документов в цифровую форму разумно совместить с внесением исправлений. Данный факт может быть отражен в комментариях к цифровым копиям.

Наконец, четвертое: наиболее часто встречающаяся ошибка при оцифровке – порядок размещения бумажных оригиналов в архиве. Обычно их складывают без всякого порядка, возникает хаос, и, если потребуется снова найти оригинал, то оказывается, что документы разбросаны повсюду.

Но проблема не только в потере времени на поиск – возможен доступ посторонних к информации и риск компрометации. Таким образом, необходимо заранее продумать и создать организованное хранилище под оцифрованные бумажные оригиналы либо уничтожать их согласно установленной процедуре.

Запрет на оцифровку

А теперь поговорим о том, что многие считают невероятным: может ли правообладатель запретить оцифровку своего документа? Кто запретит отсканировать лист бумаги со всем его содержимым, если никого нет рядом?

Однако можно привлечь к ответственности за незаконное копирование, если на документе стоит гриф «Секретно», например. Но это уже юридический вопрос, касающийся работы правоохранных органов. Мы не касаемся этой темы здесь.

И все-таки технология запрета на копирование существует.

Трудности для фальшивомонетчиков

Если взять в руки купюру любого номинала (доллар, евро, британский фунт, чешскую, шведскую или датскую крону, китайский юань, киргизский сом и др.) и попробовать оцифровать (распечатать), то результат многих удивит: возникнут трудности.

img

Сканеры позволяют скопировать только часть банкнот

Разные модели МФУ по-разному реагируют на такое задание: одни запечатывают лист плашкой черного цвета, другие выводят только часть изображения, третьи наносят надпись о незаконной печати, четвертые выдают ошибку на дисплей управления, и т. д. Такая реакция говорит об одном: МФУ каким-то непостижимым образом узнаёт, что предпринимается попытка печати денежного знака. Неужели в памяти каждого устройства хранятся изображения всех банкнот мира?

«Созвездие Евриона»

Долгое время защита от копирования банкнот ограничивалась использованием технологических ухищрений, связанных только с производством купюр. Применялись водяные знаки, особая краска, светящаяся под действием УФ-лучей и пр. Эти способы были эффективными, но требовали специальных детекторов для распознавания подделки. Распечатать купюры, трудноотличимые от настоящих, можно было только на профессиональных офсетных станках.

Ситуация оставалась управляемой вплоть до первой половины 1990-х гг., до появления современных моделей устройств печати. В результате рынок наводнили подделки непрофессионалов, купюры которых были практически неотличимы от оригиналов, если не применялись специальные средства проверки.

img

Поддельная купюра £20, обнаруженная полицией городка Джерси в США. Источник: States of Jersey Police

Решить проблему удалось специалистам японской корпорации Omron. В 1994 году они защитили патент на графический шаблон, составленный из пяти «колец Омрона» (Omron rings) — графических меток, представлявших собой тонкие кольца одинакового размера: внешний диаметр – 1,2 мм, внутренний – 0,8 мм.

Позднее, пытаясь раскрыть секретную на тот момент технологию, исследователи провели проверку на банкнотах евро, и, поскольку геометрическая форма обнаруженной ими группы окружностей напоминала созвездие Ориона, они и дали шаблону название EURion Constellation – «Созвездие Евриона».

img

«Созвездие Евриона» состоит из пяти окружностей («колец Омрона»). Источник: Wikipedia

В том же 1994 году в США появился патент № 5,845,008, а в 1998 году он стал публичным. Патент распространяется на создание аппаратно-программного комплекса для проведения анализа изображения. Он гласит, что если при работе устройств тиражирования обнаруживается присутствие графических меток в виде определенной конфигурации – «колец Омрона», то устанавливается запрет на воспроизведение или печать этого изображения.

На практике эта технология начала применяться с 1996 года. Сегодня ее используют финансовые учреждения 40 стран мир. Применяется этот элемент и для других задач: например, с его помощью контролируют номинал банкноты при работе счетных машинок и в банкоматах.

img

Элементы коллекции «созвездий Евриона» на 20-долларовой купюре

Метки «колец Омрона» проставляют так, что они выглядят хаотически разбросанными в разных местах банкноты. Сами окружности настолько малы (диаметр около 1 мм), что разглядеть их крайне трудно. Для нанесения меток используют, как правило, бледный цвет (желтый, оранжевый или зеленый), что создает дополнительные трудности для подделки.

img

Банковские купюры разных стран, где применяется технология защиты «Созвездие Евриона»

Защита срабатывает при любой попытке дублирования (оцифровки) купюр. Эту технологию поддерживает практически все современные МФУ и даже программы работы с графикой, например, Adobe Photoshop.

img

Adobe Photoshop блокирует попытку сканирования денежной купюры

Впрочем, развитие технологий продолжается. Если говорить о защите финансового сектора, то некоторые цветные принтеры и копиры при обнаружении на банкноте цвета, совпадающего с «гамма-формулой» для купюры американского доллара, например, автоматически искажают формируемый ими цвет. Эта технология будет срабатывать не только при попытках копирования банкнот, но и при любой оцифровке. Но выявить подделку за счет замены в передаче PANTONE сможет только гуру.

Итак: может ли правообладатель запретить повторную оцифровку своего документа?

Пример с защитой денежных купюр от массовой подделки подробно рассмотрен нами неслучайно. Возможно, вы заметили, что первые пять лет о применении этой технологии на массовом рынке было неизвестно. Открывателем ее стал исследователь из Кембриджа Маркус Кун (Markus Kuhn). В 2002 году, пытаясь ответить на вопрос, почему МФУ не делают оцифровку купюр, он обратил внимание на странные метки – «кольца Омрона». Анализ позволил ему доказать на практике, что пяти этих элементов достаточно, чтобы заблокировать работу копира.

Теперь мы знаем, что размещение на любом документе подробной «конструкции» фактически является средством его защиты от копирования (если, конечно, был получен соответствующий патент). Впрочем, этим способом обычном не пользуются – он требует жестко выдерживать линейные размеры, степень размытости и иные геометрические параметры. Но в принципе такой подход, как и некоторые другие, вполне возможен для защиты документов от оцифровки.

печать, Электронный документооборот

Журнал: Журнал IT-Expert [№ 03/2020], Подписка на журналы


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Другие материалы рубрики

Мысли вслух

Поскольку люди не роботы и каждый живой участник процесса выполняет даже одну и ту же функцию немного по-разному, наш цифровой двойник будет выглядеть как некое «облако событий» вокруг «идеального процесса».

Слово произнесенное – есть ложь. Впрочем, и не произнесенное тоже. Если мы что-то облекли в слова, мы что-то потеряли. Именно так мы познаем мир и взаимодействуем с миром.
Вопросы приходят не только от подростков, но и от взрослых, которые стесняются спросить о чем-то детей и внуков, или сталкиваются с проблемами общения с цифровым поколением.
Олег Седов :: 24.05.2020

Компании сообщают

Мероприятия