IT ExpertКак это сделатьСам себе админ

Каким должно быть МФУ для малых рабочих групп?

Сергей Грицачук | 31.08.2020

Каким должно быть МФУ для малых рабочих групп?

Нередко потенциальные пользователи пытаются найти ответ на вопрос, вынесенный в заголовок, руководствуясь данными на сайте одного или нескольких вендоров. И, разумеется, ошибаются с вероятностью 80%, поскольку довольствуются лишь посещением раздела «МФУ для малых и средних рабочих групп». Разумный выбор базируется не на позиционировании компании-изготовителя, а на специфических расчетах, в основу которых кладется не численность сотрудников, а тип поставленной перед ними задачи и прогнозируемая нагрузка на копир.

И это еще не всё. Перед тем как приступать к подбору многофункционального копирующе-тиражирующего устройства (попросту МФУ), необходимо точно определиться с моделью использования прибора. И не следует удивляться, если найдется требуемое отнюдь не в разделе «Для малых рабочих групп» и стоимость будет не вполне ожидаемой.

Впрочем, девиации возможны в обе стороны, так что не надо заранее пугаться. Тем более что многое становится понятным после прояснения ответов на следующие вопросы.

1. Что такое малая рабочая группа?

Формальное определение радостно сообщает, что под этим понимается от двух до нескольких десятков участников, объединенных общей целью и собравшихся для решения единой задачи, проекта или продвижения определенного задачами предприятия направления развития. Это правильно в теории, но, увы, совершенно недостаточно применительно к нашей ситуации. Ведь три-четыре финансиста (медика, юриста, страховых агента, продавца и т. п.) могут в день напечатать несколько сотен документов, тогда как малая рабочая группа из двадцати программистов (конструкторов, проектировщиков, дизайнеров, радиоэлектронщиков) нагрузит принтер от силы десятком-другим заданий в неделю.

Следовательно, надо руководствоваться не количеством пользователей, а прогнозируемым (или счетным) количеством распечатываемых материалов. Но тогда выходит, что три человека, генерирующие сотни документов, никак не малая группа, а 20-30 с мизерной нагрузкой – малая? Нет, потому и не подходит такое определение.

На сегодняшний день есть один-единственный критерий, который никак не обойти, его и примем за основу: малой рабочей группой можно считать такой коллектив участников, который в процессе работы способен обойтись не более чем одним МФУ правильно выбранного типа, используемым не более чем на 80% паспортной нагрузки в пиковых ситуациях. Если группа нуждается в нескольких множительных устройствах, то вне зависимости от количества ее участников она уже имеет другой статус.

2. Что такое МФУ?

Уверены, что знаете ответ? Ну что ж, проверим – повторенье мать ученья! Итак, под многофункциональным устройством (МФУ) принято понимать универсальный самостоятельный однокорпусный программно-электронный прибор широкого применения, сочетающий в себе функции печатающего модуля (принтера), сканирующего блока (сканера), факсимильного устройства (факса или факс-модема) и копировального модуля.

Ах да, одной из особенностей аппарата является автономность: он вполне способен функционировать без постоянно подсоединенного компьютера. Например, может отправить отсканированный документ в облачное хранилище или записать на внешний накопитель (флеш-диск или SD-карту, например). Или, наоборот, распечатать с поддерживаемого носителя без посредников. А уж сделать одну или несколько копий оригинала и вовсе проще простого.

Ну что, ничего не забыли? Значит, формируем второй критерий: выбор МФУ для малой рабочей группы зависит от наиболее востребованной в коллективе целевой модели использования. Например, sales-менеджмент будет задействовать факс весьма часто, а вот нужен ли он программистам? Вряд ли, потому и делают модели с факсом и без факса, и при выборе это следует учесть.

3. Какие документы печатаем?

Этот вопрос важен, поскольку от ответа на него непосредственно зависит выбор формата устройства – ведь отдел конструкторов может нуждаться в тиражировании документов формата А3 (а то и А1), а бухгалтерия вполне обойдется исключительно А4. Конечно, сотрудники могут весело проводить время за склейкой большого плаката из нескольких элементов, но такое нецелевое растрачивание рабочих ресурсов обернется финансовыми потерями. Куда белее серьезными, чем расходы на принтер большого формата.

Следующее. Важна ли печать оригинальных форматов, таких как двусторонние документы, требующие дуплексного модуля? И нужен ли специальный автоподатчик для конвертов или модуль для надпечаток на ткани/пленке? Или, например, емкий лоток для автоподачи или приема готовых документов? Нередко важным фактором могут стать разрешающая способность, возможность качественной печати фотоснимков и, наконец, распечатка на ткани или древесине. Достаточно ввести хотя бы одно из перечисленных требований в вишлист, чтобы ваш выбор резко сузился.

4. В цвете или монохроме?

Пожалуй, самый очевидный и в то же время коварный вопрос. Дело в том, что в случае выбора монохромного варианта сразу же следует рекомендация по приобретению лазерного МФУ – о струйном речь уже не идет. А отказ от струйника сразу может вызвать противоречия по другим пунктам, и придется решать, чем пожертвовать. Подсказка: если все сложно, а объемы черно-белой печати действительно велики, лучше приобрести два устройства: дополнить монохромное лазерное МФУ цветным фотопринтером (большого формата, например). Это вполне разумно даже для небольших групп и ощутимо выгоднее по стоимости. Если, конечно, сотрудники не станут распечатывать электронную почту в цвете...

Второй подводный камень кроется в ответе «цветной». Вообще-то в подавляющем большинстве ситуаций его сразу же рекомендуют, тем более что проблема с цветными расходниками давно решена фабричным СНПЧ, а качество оттисков вплотную подбирается к лазерным. Но… до сих пор не решена задача длительного хранения документов: даже самая прогрессивная технология струйной печати неприменима для хранения архивных копий – оттиски не любят яркого света, сильных морозов и жары. Таким обрпазом, без лазерной печати тут не обойтись.

А еще цветная печать не означает «фотопечать», и, если не планируется печатать с фотокачеством, вполне можно задуматься о цветном лазерном МФУ. Особенно при больших объемах печати.

5. Скорость, надежность или качество?

Как ни смешно прозвучит, но этот вопрос неуместен. В самом простом случае ответ один: и то и другое способны обеспечить лазерные МФУ. Зачастую для них проблема скорости тиражирования вообще не поднимается – они и так отличаются мизерным временем задержки на выход первого экземпляра и совершенно пулеметными характеристиками при печати последующих. Да и надежность лазерников промышленного класса весьма высока. Впрочем, для струйных принтеров время наработки на отказ велико, если не говорить о домашних моделях.

Вот так, медленно, но верно мы подобрались к наиглавнейшему пункту в выборе принтера для малых рабочих групп, который позволяет свести воедино все три составляющие в вопросе номер пять. И скорость, и надежность, и качество можно учесть в едином параметре, который каждый производитель определяет как «максимальное/номинальное количество копий».

Согласитесь, если для принтера граничное значение – 30 000 страниц в месяц, а скорость печати – 20 страниц в минуту, то нетрудно подсчитать, что за час он напечатает 1200 страниц, за восьмичасовый рабочий день – 9 600, следовательно его ресурс закончится к концу рабочей недели.

Конечно, пример чисто теоретический, но ведь если 20 человек, да по 50 страниц каждый, – уже 1000 в день, и те самые 80% нагрузки в месяц готовы. Вывод: необходимо посчитать, сколько копий в день (в среднем) будет печатать ваша рабочая группа (разумеется, в горячие дни, а не в период отпусков), помножить это на количество рабочих дней в году и разделить на 12 месяцев. Полученное число и будет ориентиром.

И да, важно знать, какова скорость выхода первого отпечатка в самом медленном режиме, чтобы прикинуть, а справится ли МФУ с нагрузкой вообще?

Выводы

Пять вопросов – пять ответов. Зная требуемую скорость печати, ежемесячную нагрузку, необходимость в цветной, фотографической и специализированной печати, а также востребованность факс-модема, бумаги большого формата, дуплекс-модуля, дополнительных лотков для бумаги, можно приступать к поиску и сравнению предложений. Ну а если идеальный вариант найдется в разделе «МФУ для малых рабочих групп» – что ж, значит, ваша группа действительно соответствует классическому пониманию этого термина.

МФУ многофункциональное устройство

Журнал: Журнал IT-Expert [№ 08/2020], Подписка на журналы


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Другие материалы рубрики

Мысли вслух

Документацию писать мы предлагали — нам сказали — «займитесь чем-нибудь более срочным и полезным». Код комментировать — лишние трудозатраты. Людей учить смежным специальностям — бюджета нет.

Я первое время ходил на все встречи с диктофоном, что спасал о меня от ситуации, когда я полностью понял собеседника, идеально подстроился, обо всем договорился… но вот о чем договорился и вообще, что обсуждали –, не помню хоть убей.

«Пока больше некого назначить, поэтому заткнем дыру тобой. Потом переназначим». Упражнение называется «как убить сломать сотрудника за одно действие: повысить и понизить обратно». Для надежности повторять неоднократно.

Компании сообщают

Мероприятия