IT ExpertКак это сделатьВ помощь руководителю

Оптимизация документооборота

Михаил Григорьев | 28.11.2016

Оптимизация документооборота

Расходы в области печати составляют существенную часть бюджета на ИТ. Мы попросили Владимира Поликаркина, менеджера по продукту компании Xerox Россия, рассказать о том, как сэкономить на документообороте и не понести репутационные риски.

img

– Расходы обычно делят на первоначальные – покупка принтера/МФУ – и последующие – замена расходников, бумаги, обслуживание и т. п. Как можно сэкономить на обоих этапах?

– Прежде всего, нельзя экономить на печати за счет качества работы, иначе репутационные риски могут свести на нет всю полученную выгоду. Для наибольшей экономии в долгосрочной перспективе при покупке печатной техники необходимо сфокусироваться не на разовых ценовых предложениях и скидках, а на показателях совокупной стоимости владения.

Перед покупкой важно оценить, во сколько обходилась эксплуатация всех принтеров и МФУ. Учету должны подлежать первоначальные вложения в закупку каждого аппарата и все расходы на замену тонера и ресурсных запчастей, ремонт и вызовы сервисного инженера. Поскольку у всех принтеров и МФУ есть счетчик отпечатков, после подсчета общей стоимости владения каждого аппарата можно выяснить с помощью простого деления, во сколько в среднем обходилась печать одной страницы. Если разделить значение счетчика отпечатков на количество месяцев эксплуатации, легко узнать другую важную величину – средний объем печати в месяц. Оперируя величинами среднемесячной нагрузки и совокупной стоимости владения, несложно подобрать подходящее устройство на замену.

Многие компании сокращают расходы на печать, закупая совместимые картриджи. Однако к такой экономии следует относиться с большой осторожностью. Недорогие расходные материалы от непроверенного производителя могут оказаться некачественными, что влечет за собой неоправданно высокие риски.

Значительную долю издержек можно сократить, если уменьшить объем печати и потребление бумаги. В частности, это помогают сделать системы контроля печати. Они позволяют вести учет расходов и контролировать доступ к функциям принтеров и МФУ, уменьшая объем нецелевой печати документов или полностью ее исключая.

Сэкономить можно и путем закупки недорогих сортов бумаги. Однако при этом необходимо быть уверенными в качестве материала, иначе пострадает внешний вид документов. Важный недостаток некачественной бумаги – высокое содержание бумажной пыли, которая со временем может накапливаться в узлах печатающего устройства, вызывая сбои в работе и неисправности. Использование некачественной бумаги может обойтись значительно дороже, чем закупка сортов более высокого сегмента, если принять во внимание возникающие при печати проблемы и рост расходов на вызов специалистов по техническому обслуживанию.

– Мы живем в непростое с точки зрения экономики время, когда на счету каждая копейка. Это приводит к тому, что фирмы все чаще используют расходники подешевле, в том числе неоригинальные, объясняя это тем, что качество их более-менее устраивает, а минусы не очевидны. Поясните подробно, каковы здесь риски?

– Использование некачественных расходных материалов может повысить износ печатной техники, вызвать сбои в ее работе и увеличить затраты на ремонт, сводя на нет выгоду от экономии. Если поломка принтера или МФУ будет вызвана использованием неоригинальных расходных материалов, это может привести к потере гарантии производителя. Совместимые картриджи непроверенных брендов часто производятся с браком, и их применение может привести к замятию бумаги, повышенному расходу и просыпанию тонера. В результате возникает риск дополнительных издержек и ощутимых репутационных потерь, связанных с ухудшением внешнего вида документов. Кроме того, совместимые и перезаправленные картриджи могут быть негерметичны, что небезопасно для здоровья пользователей из-за попадающих в воздух частиц тонера.

img Владимир Поликаркин

– Поможет ли приобретение одного МФУ вместо нескольких устройств – принтера + сканера + копира – решить все задачи компании в области документооборота?

– Это лишь одно из множества доступных направлений оптимизации, которые только в комплексе позволяют достигнуть значительного снижения затрат.

Одним из самых простых способов сокращения издержек является переход от нескольких персональных устройств к одному, рассчитанному на работу группы пользователей и высокие месячные нагрузки. Чем большей производительностью обладает печатающее устройство и чем больше сотрудников могут с его помощью удовлетворить свои потребности в печати, тем меньше у него стоимость отпечатка. «Коридорное» МФУ требует больше первоначальных инвестиций, но его установка гораздо более выгодна, если учитывать, сколько устройств оно заменит и во сколько обошлась бы их эксплуатация.

Разумеется, устанавливать одно мощное устройство на весь офис неудобно для сотрудников и весьма рискованно с точки зрения технической поддержки. Потому следует тщательно планировать расстановку оборудования с учетом бизнес-процессов, чтобы в случае поломки одного аппарата работникам было удобно печатать документы на других.

Не стоит забывать о применении высокотехнологичных решений. При оптимизации печатной инфраструктуры мы советуем более активно использовать электронные документы, чтобы повысить эффективность бизнес-процессов и уменьшить объем расходов. Эффективным средством сокращения издержек и оптимизации документоемких процессов может стать система контроля печати, например YSoft SafeQ или Xerox PrintSafe. Существует мнение, что сам факт установки такого ПО в некоторых случаях снижает затраты на печать до 30%, поскольку сотрудники понимают: использование офисной техники в личных целях не останется незамеченным.

Целый комплекс задач, связанных с оптимизацией офисного документооборота, решит передача печатной инфраструктуры на аутсорсинг надежному сервис-провайдеру. Аутсорсинг не только позволяет сократить в среднем 25 – 40% издержек на печать, но также освобождает сотрудников от непрофильных обязанностей и обеспечивает максимальную эффективность процессов работы с документами.

– Дайте, пожалуйста, несколько советов руководителю: на что обратить внимание при покупке печатающего устройства и при его последующей эксплуатации?

– Необходимо учитывать обширный комплекс факторов, поэтому у печатной инфраструктуры в вашей компании должен быть хозяин – сотрудник, отвечающий за работоспособность аппаратов от покупки до списания и несущий ответственность за все затраты, в том числе стоимость владения. Такой специалист должен следить за состоянием техники, контролировать наличие расходных материалов на локальном складе и проводить регламентное обслуживание, чтобы свести к минимуму риск выхода из строя и простоя оборудования. Если есть такая возможность, разумным решением было бы переложить обязанности по управлению печатной инфраструктурой на профильного сервис-провайдера. Это позволит как спрогнозировать ежемесячные расходы, так и избежать простоев, при этом гарантию результата можно закрепить в условиях договора.

выбор принтера, МФУ многофункциональное устройство

Журнал: Журнал IT-Expert [№ 11/2016], Подписка на журналы


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Другие материалы рубрики

Мысли вслух

Можно ли, поняв, что половина информации не доходит до серого вещества, отсеиваемая «вратами сортировки», что-нибудь с этим сделать?
Уже довольно многие согласны с тем, что в крупных организациях необходимо создавать т. н. «службы заказчика», предоставляющие аутсорсинг ИТ-услуг.
На первой встрече по первому проекту, на котором я выступала в роли аналитика, я молчала, хмурила брови и писала что-то в блокнот. В общем-то, я и сейчас на встречах с бизнесом хмурю брови и пишу в блокнот. Но только раньше я это делала от неопытности, а теперь от неожиданности.

Компании сообщают

Мероприятия