TechnoGuideКак это сделатьВ помощь руководителю

Бюджетные системы документооборота

Андрей Шуклин | 28.11.2011

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Бюджетные системы документооборота

В статье:

Зачем нужна система документооборота

Чем отличаются бюджетные системы документооборота

Каковы особенности внедрения бюджетных систем документооборота 

Как выбрать систему документооборота


Зачем нужна система документооборота

В любой организации ежедневно создается огромное количество документов. Одни просматриваются руководителями, рецензируются, отправляются на доработку. Другие документы вводятся со сканера или приходят по электронной почте. Чтобы упорядочить работу с ними, сохраняя историю всех изменений, применяются системы электронного документооборота (СЭД), позволяющие повысить эффективность работы персонала. Кроме того, СЭД помогают обеспечить соответствие требованиям законодательства по хранению деловой документации.

Чем отличаются бюджетные системы документоборота

СЭД отличаются друг от друга по цене, позиционированию и функционалу. Малый бизнес, безусловно, обычно выбирает наиболее доступные решения, но важнее всего – приобрести именно тот продукт, который будет максимально соответствовать потребностям компании.

Разработчики СЭД предлагают три варианта поставки: облегченный, стандартный и максимальный. Они могут называться иначе, но суть от этого не меняется. Чаще всего бюджетные СЭД характеризуются меньшим функционалом, чем более дорогие системы. При этом нормальной практикой является дополнение СЭД модулями, не входящими в базовый комплект. Вот почему необходимо знать, что базовая стоимость лицензий на бюджетные СЭД может быть увеличена за счет установки модулей расширения.

Каковы особенности внедрения бюджетных систем документооборота

Если дорогие системы специально адаптируются, настраиваются и интегрируются с информационными системами компании, то бюджетные СЭД представляют собой «коробочные» продукты, которые просто устанавливаются на сервер, а также на каждый компьютер, где будут использоваться. Кроме того, бюджетные СЭД обладают определенным набором функций и не требуют тонкой настройки. Достаточно лишь установить основные компоненты, провести обучение пользователей и начать работу с документами в готовой системе.

Какую систему документооборота выбрать

Учитывая обилие предложений на рынке СЭД (см. таблицу), многим кажется, что сделать выбор в пользу конкретной системы сложно. В большинстве случаев в небольшой компании система документооборота позволит решить базовые задачи – совместной работы над документами, согласования, сохранения истории изменений, перевода документов в различные виды (электронный, бумажный) и рассылки.

Выбор системы может быть продиктован ее техническими особенностями – наличием интерфейса для интеграции с другой системой, например бухгалтерской, возможностью организации портала для доступа к документам. Большую роль играет наличие технической поддержки, поэтому крайне важно, чтобы поставщик решения был способен провести консультацию, находился в пределах ближайшей досягаемости и предоставлял необходимый сервис.

Дальше я рассмотрю четыре недорогих продукта. Автоматизировать электронный документооборот позволяет система «1С:Документооборот». Последняя версия (8.0) использует платформу «1C:Предприятие 8.2», что автоматически подразумевает применение базы данных 1С. Это выгодно для тех, кто уже работает с подобной БД и не имеет желания приобретать дорогостоящие лицензии на БД MS SQL или другие.

img

Таким образом, «1С:Документооборот 8.0» является естественным решением в компаниях, где установлена корпоративная информационная система от 1С. В дополнение к базовым функциям «1C: Документооборот 8.0» поддерживает работу удаленных сотрудников через веб-интерфейс или при помощи «тонкого» клиента. Система существует в двух версиях – корпоративной и профессиональной. Для малого бизнеса больше подходит второй вариант – более доступный, обладающий базовым функционалом. С помощью профессиональной версии можно создать систему документооборота со стандартным функционалом стоимостью от 30 тыс. руб.

Профессиональную СЭД предлагает компания Naumen. Преимущество решения Naumen DMS – наличие большого количества интерфейсов для внешних продуктов и широкий спектр поддерживаемых баз данных. Поэтому данная СЭД будет удобна в компаниях с развитой ИТ-инфраструктурой. Naumen DMS поставляется в трех вариантах – Lite, Standard  и Enterprise. Малому бизнесу подойдет версия Lite, в которую входит лицензия на сервер Naumen DMS, а также персональные и конкурентные лицензии для рабочих мест, лицензии на модули «Канцелярия» и «Архив», лицензия для интеграции со службой каталогов LDAP и три лицензии для сканирования текста с распознаванием через ABBYY FineReader Script Edition. Конкретное количество лицензий зависит от комплекта поставки и может быть изменено по требованию клиента. Система позволяет работать через веб-интерфейс, используя браузер. Общая стоимость – от 70 тыс. руб. и выше, так как разработчик изначально включает в комплект от 20 пользовательских лицензий.

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» от Cognitive Technologies поставляется в любом комплекте, а стоимость серверной лицензии зависит от количества пользователей. Так, если в вашей компании СЭД будет предназначена лишь для пяти–десяти человек, вы можете приобрести серверное ПО по цене около 15 тыс. руб., а если меньше пяти человек – за 7 тыс. руб. При расширении штата лицензию легко обновить. В качестве базы данных «ЕВФРАТ-Документооборот «использует Microsoft SQL Server или собственную СУБД «НИКА», что позволяет значительно снизить стоимость внедрения, если в вашей компании нет приобретенных лицензий Microsoft. Прямо с официального сайта можно заказать полнофункциональную демонстрационную версию, которая проработает 33 дня – за это время вы примете решение о пригодности продукта. Cognitive Technologies имеет собственные достижения в области распознавания текста, благодаря чему для обработки документов, полученных со сканера, не требуется настройка интерфейсов и приобретение дополнительного ПО. В «ЕВФРАТ-Документооборот» многие модули являются дополнительными, например можно не платить за веб-интерфейс, если он не нужен. То же самое касается других модулей. При условии обслуживания до 10 пользователей стоимость системы составит 50–100 тыс. руб.

Простотой внедрения отличаются системы Dokmee и Dokmee web компании Office Gemini. При использовании сервиса Cloud Document Management система документооборота не требует наличия сервера – все документы хранятся в облачной среде в защищенном ЦОД. При этом стоимость лицензий Dokmee колеблется от 2600 руб.за домашнюю версию до 8900 руб. за профессиональную версию на одну рабочую станцию. Эта система документооборота обладает базовым функционалом, позволяя контролировать документы и электронную почту. Перечень файлов, с которыми может работать Dokmee, ограничен PDF, TIFF, Word, Excel и CAD. Однако если вам и не нужно больше, данное решение станет оптимальным и позволит за относительно небольшую стоимость (до 50 тыс. руб.) создать СЭД на четыре–шесть пользователей.

img


Сравнительные характеристики систем документооборота

 

База данных

Распознавание текста

Веб-интерфейс

ОС

Архивирование

Работа с почтовой перепиской (хранение, архивация)

1С:Документооборот 8.0

1C

дополнительно

есть

Windows

есть

есть

Naumen DMS

Postgree SQL или MS SQL

ABBYY FineReader

есть

Windows, Linux, Solaris

есть

есть

ЕВФРАТ Документооборот

НИКА или MS SQL

встроенное

опция

Windows

дополнительно

есть

Dokmee

Cloud DB

встроенное

есть

Windows

нет

есть

 

Заключение

Каждая из систем имеет свою архитектуру и требует наличия определенных баз данных, поэтому первое требование – приобретать продукт исходя из того, какая в вашей компании ИТ-инфраструктура. Второе требование – выбирайте СЭД в зависимости от того, сколько пользователей будет в ней работать. Не следует забывать, что для любой системы необходимы настройка и интеграция. Выбрав решение, убедитесь, что ее разработчик готов обеспечить нужный уровень поддержки и обслуживания. Только настроенная и интегрированная в информационную среду СЭД может стать инструментом повышения эффективности бизнеса, а не еще одной проблемой для системного администратора.

Об авторах

Андрей Шуклин


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Другие материалы рубрики

Компании сообщают

Мероприятия

17.07.2018
NetApp Directions

Москва