ПрактикаКак это сделать

Проекты, которые гуляют сами по себе

Кирилл Брагин | 16.11.2016

Проекты, которые гуляют сами по себе

По мере развития бизнеса вера в ответственность людей умирает, но рождается вера в инструкции.

По мере развития бизнеса вера в ответственность людей умирает, но рождается вера в инструкции. Как и понимание того, что рядовой сотрудник с охапкой лаконичных инструкций эффективнее десятка гениев на вольном выпасе. Однако к этому еще надо прийти, а в GoodSellUs все начиналось с веры в людей.

В начале славных дел

Впрочем, конечно, стартовали мы не с нуля. На тот момент (июнь 2015-го) я уже шесть лет занимался разработкой сайтов, имел немало клиентов, а еще больше потенциальных источников заказов. Кроме того, двоих помощников, которые не знали друг друга.

Управлять парой сотрудников просто, если общаешься с ними каждый день: всегда в курсе текущей ситуации с проектом, всегда есть возможность (а точнее, необходимость) вникнуть в детали и разобраться в вопросах.

Несмотря на то, что три человека (включая меня) не так уж много, потребность вести учет задач и как-то хранить документацию созрела уже тогда. Никаких особых знаний по организации проектов у меня не было, зато среди клиентов нашлось немало тех, кто использовал CRM-системы. Естественно, нам тоже ее захотелось.

Первым делом составили список всех бесплатных предложений, какие только удалось найти. В итоге остановились на «Битрикс24» (более-менее устраивал функционал, работать удобно, но не без проблем, конечно).

Первая схема управления проектами

На мои плечи легли: поиск клиентов, общение с ними, оценка работы, прием платежей, распределение задач между помощниками. Если в какой-то момент у меня не было своего проекта, то ставил задачи и себе. Данные о том, что кто-то интересуется нашими услугами, не хранились, если не считать почту и мессенджеры, через которые и происходило общение с клиентом.

Задача сначала заносилась в «Битрикс24»: наряду со всей необходимой информацией о проекте, указывался дедлайн и добавлялись исполнители. При помощи «Google Документов» в таблицу вбивались ID задачи из «Битрикс24», ее название, имя клиента и исполнителя, сумма за задачу, сумма оплаты исполнителю, дата постановки задачи, дедлайн и дата фактической сдачи. Помощникам таблица была недоступна. Документы и файлы проектов хранились на сервере либо у меня на рабочем компьютере (в специальной папке). Команда общается в Slack, что позволяет быстро обмениваться сообщениями и уточнять детали.

img

Как видите, все просто, минимум бюрократии, и первое время нас все устраивало. Однако автоматизации в этом деле никакой, напоминалок тоже. Все зиждилось на честном слове исполнителей. В качестве финального штриха добавили разделение по месяцам: новый месяц – новый лист. Однако первые проблемы появились на отложенных проектах – они тонули в старых листах среди задач. Добавили цветную разметку: выполненные выделяли зеленым фоном, проваленные или отмененные – красным.

Второй минус в том, что считать расходы и доходы за месяц приходилось либо вручную, либо писать внешний скрипт, который бы все это делал. Само собой, времени на скрипт не нашлось. В результате лишились нескольких заказов – просто из-за того, что они потерялись среди задач.

Со временем сотрудников прибавилось, и, как следствие, стало труднее отслеживать задачи на основе связки «Битрикс24» + таблица в «Google Документах».

Подключение менеджера и новая система выплат

Одним из самых важных нововведений стал наем менеджера, который взял на себя всю работу с добавлением информации о задачах, клиентах и проектах. Это усложнило документацию, но повысило эффективность работы.

Вторым важным изменением стало планирование выплат сотрудникам – их стали производить дважды в месяц. Это уменьшило заботу по поводу ежедневного запаса денег на счету, но добавило головной боли: как узнать, что задача уже оплачена и не оплатить ее дважды? как удостовериться, что исполнитель получил оплату за все выполненные задачи? что делать, если оплата за один проект, а в проекте несколько задач? Кроме того, было бы удобней оплачивать работу после того, как она сдана клиенту.

Пришлось добавить условие: оплачивать задачи, которые сданы за пять дней до выплаты. В итоге добавилась еще одна таблица – с датами и суммами выплат – и оговорены цвета для обозначения статусов задач и выплат. Это решило большую часть проблем, но не упростило жизнь ответственному менеджеру.

Todoist и события

img

По-прежнему было сложно уследить за всеми задачами, промежуточными сроками или какими-либо событиями, привязанными к дате. Сейчас-то понятно: нужен был to-do-лист, но в то время, когда проблема с отслеживанием ела деньги компании, это не казалось столь очевидным.

Были испробованы календари, простые to-do-листы, специализированные сервисы, даже отправили менеджера проходить курс по «Битрикс24»… Но подходящее решение нашлось случайно, благодаря сарафанному радио – знакомые в «Твиттере» похвалили сервис.

Todoist позволяет совместно работать с to-do-листами (с разбивкой по проектам, датам и важности). Удобный интерфейс позволил быстро освоить сервис и сразу же ввести в работу. Теперь по каждой задаче в Todoist создаются события-напоминалки.

Минус же в том, что это уже четвертый сервис, который регулярно используется для ведения проектов. А чем больше сервисов, тем сильнее загружен менеджер и тем больше времени понадобится на обучение еще одного менеджера.

Лиды, сделки, контакты

На старте компания имела несколько крупных клиентов, которые обеспечивали работой около 40 человек. Из-за низкой эффективности серьезные заказчики отвалились, и на смену им пришло много мелких.

С ростом базы клиентов потребовалось хранить их контактные данные не только на почте и в скайпе, но и централизованно, в удобном формате. Ведь доступ к этим сведениям нужен не только мне, но и менеджерам. Прослушанные нами курсы по «Битрикс24» не помогли с событиями, но позволили решить проблему хранения данных о лидах, сделках и клиентах.

А главный плюс – исчезла проблема неизвестных клиентов: откуда они, чего хотят, обещали ли мы им что-то. Кроме того, сбор информации о клиентах открыл дополнительные возможности в виде email-маркетинга.

Однако, есть еще масса направлений для развития: безопасность данных, автоматизация типовых задач, упрощение работы с отчетами и инструкциями к проектам. Впрочем, всему свое время.

Сейчас в GoodSellUs пять разработчиков. Их эффективность выше, чем у 40 разработчиков год назад. Мы разрабатываем внутренние инструкции и гайдлайны, чтобы качественно выполнять типичные задачи. На данном этапе это приоритет номер один, но о нем я расскажу в следующей статье.

Журнал: Журнал IT-Expert [№ 11/2016], Подписка на журналы


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Мысли вслух

Десять лет назад мы говорили о будущем цифры и управления с Пеккой Вильякайненом - технологическим предпринимателем и опытным инноватором. То будущее, о котором мы говорили тогда, наступило. День за днем, со скоростью времени.
Согласно прогнозам Gartner, к 2022 г. 75% организаций, использующих инфраструктуру как сервис (IaaS), будут реализовывать продуманную мультиоблачную стратегию, в то время как в 2017 г. доля таких компаний составляла 49%.
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

Компании сообщают

Мероприятия

ТехноКлуб «Дефицит чипов: как выжить в новой реальности?»
Зеленоград, конгресс-центр ОЭЗ «Технополис Москва»
Бесплатно
04.08.2021
10:30
У лояльных хмурый день светлей.
ОНЛАЙН
09.08.2021 — 10.08.2021
19:00
Международная конференция по информационной безопасности ZeroNights
Санкт-Петербург, Кожевенная линия, 40, «Севкабель Порт»
3 490 руб
25.08.2021
09:00–23:00
Конференция «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»
Москва, отель Метрополь, Театральный проезд, 2
25.08.2021
09:30–17:00