IT ExpertКак это сделатьВ помощь руководителю

Укротить бумажных червей

Ольга Ларина | 18.09.2015

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Укротить бумажных червей

Зачем нужен аудит печати

Какой софт использовать для аудита печати


Леса безжалостно вырубаются, почвы разрушаются, а бюджеты компаний медленно, но верно утекают… в лоток принтера. Улучшенные системы подачи чернил, оригинальные картриджи по выгодной цене, стопка черновиков на тумбочке – может быть, мы и так неплохо экономим на печати? В любом случае, эти расходы считаются обязательными. Однако давайте выясним, что же такого жизненно необходимого печатают ваши сотрудники целыми днями?

Зачем нужен аудит печати

Прежде чем что-то оптимизировать, следует понять, как все это работает. В нашем случае – установить, кто и что печатает. Например, какие-то из бизнес-процессов компании предполагают неконтролируемое размножение бумажных копий там, где можно обойтись электронной версией. К тому же часто бывает, что удобно расположенный на пути к кофе-машине принтер работает с высокой нагрузкой, а пылящееся в углу МФУ используется от случая к случаю. Аудит не помешает даже тем организациям, где уверены, что никто из сотрудников втихаря не распечатывает для себя «Войну и мир».

Рынок программ для мониторинга, аудита и контроля печати велик. Основные критерии выбора – функционал, размеры компании и цена софта.

Какой софт использовать для аудита печати

O&K Print Watch

img

Работает с сетевыми и локальными принтерами, сохраняя информацию о том, с какого компьютера, что, в каком количестве (включая число копий) и формате печаталось. Более того, каждый распечатанный документ сохраняется в формате графического изображения или PDF – всегда можно просмотреть его содержимое. Программа следит за расходными материалами в принтерах и МФУ (вовремя напомнит о необходимости пополнения), генерирует широкий спектр отчетов (статистику вы вправе просматривать в браузере). Предусмотрена возможность устанавливать квоты и ограничения для различных принтеров, компьютеров или групп по объему напечатанного материала и отдельным параметрам: цветности, количеству страниц, ключевым словам в названии файла и стоимости отпечатка. Последнее рассчитывается исходя из режима печати и формата бумаги. Можно запретить любому пользователю прямую печать – тогда задания будут помещаться в очередь, но выполняться только с разрешения администратора.

O&K Print Watch подразумевает гибкий ценник. За годовую лицензию на один принт-сервер можно заплатить от 1500 до 40 000 рублей в зависимости от количества принтеров. У всех видов лицензий есть бесплатный пробный период – 21 день. А вариант с ограниченным функционалом для контроля одного принтера бесплатен.

Print Audit

img

Позволяет собирать статистику и показывает подробный отчет: имя пользователя, название принтера и документа, время и дату, приложение, из которого файл отправлен на печать. Представление в виде диаграмм по заданному параметру удобно тем, что вы видите, какие документы печатаются чаще всего, и сможете оптимизировать печатающую технику под реальные нагрузки.

Print Audit даст представление об объеме и характере работ по каждому устройству и при необходимости позволит их скорректировать. В результате служебные записки больше не будут печататься на цветном МФУ формата А3 с высокой стоимостью отпечатка, а внутренние документы (те же письма) будут выводиться только в двустороннем режиме.

Программа способна вести учетные записи пользователей с личными счетами и регулировать стоимость отпечатков с учетом указанных параметров.

Print Audit интегрируется с Citrix, Novell eDirectory и Microsoft Active Directory. Выбор определяется исходя из набора сервисов и количества рабочих мест. Минимальный комплект на пять компьютеров обойдется в $275. Не самый дешевый, зато функционал богатый.

Print Job Manager

img

Отличается широкими возможностями интеграции в сеть организации. Можно назначать контроль не только за принтерами, подключенными к серверам печати или к сети по IP, но и за пользовательскими устройствами, соединенными непосредственно с компьютерами. Среди большого количества вариантов отчетности много понятных графических форм. В частности, легко получить информацию о расходах на печать с детализацией по времени, ПК, типам печати и прочим параметрам.

Цена зависит от редакции (стандарт, премиум и специальная сборка), количества принтеров и рабочих станций. Стандартную версию для двух компьютеров с одним принтером можно использовать бесплатно.

Выводы

Компании, проводящие аудит печати, в один голос утверждают, что в долговременной перспективе можно снизить затраты на 20–50%. Причем работает уже сам фактор учета, о котором известно всем сотрудникам. Однако тут, как и в любом деле, важно не переборщить, чтобы затраты на контроль не превысили выгоду от него, а внимание к параметрам распечаток не затормозило рабочий процесс.

Ключевые слова: программное обеспечение компьютера

    [ Подписка на журнал ]

Об авторах

Ольга Ларина

Ольга Ларина

Журналист, фотограф-репортер, специалист по оптике, фототехнике и освещению. В свободное время преподает детям занимательную физику и путешествует по местам, где не ступала нога разумного человека. «Люблю роботов. В детстве хотела быть космонавтом».


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Загрузка...

Другие материалы рубрики

Компании сообщают

Мероприятия

16.05.2019 — 25.06.2019
Growth Marketing Summit

онлайн

21.05.2019
Digital Construction Forum 2019

Центр цифрового лидерства SAP Космодамианская наб., 52к7,

23.05.2019
Презентация программного комплекса "Integrity SCADA"

Пресненская набережная, д. 10, стр. 2.

24.05.2019
Google Cloud Day

Москва, ул.Балчуг. д. 7, БЦ Балчуг Плаза

27.05.2019
Conference for best brands

Москва, Центр "Открытый мир"

28.05.2019
Smart City 2019: госпроекты и их реализация

Москва, Веранда ЦМТ, Краснопресненская наб., 12