IT ExpertКак это сделатьВ помощь руководителю

Бумага или цифра?

Максим Плакса | 28.03.2018

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Бумага или цифра?

Бумажный документооборот, пожалуй, более всего пострадал от повсеместной цифровизации бизнеса. И дело даже не в распространении систем электронного документооборота. Они часто и с успехом заменяются базовыми средствами Microsoft Office, системами для совместной работы, электронной почтой или даже мессенджерами. В результате объем распечатываемых документов сократился. Однако – не исчез совсем. Более того, полностью отказаться от бумажных документов не может ни одна компания, ни даже индивидуальный предприниматель.

Мы не будем рассматривать ситуацию, связанную с недоверием к электронным документам или просто привычками руководителя (а они во многом определяют работу компании). Гораздо актуальнее остановиться на тех случаях, когда бумажные документы продолжают использоваться организацией по старинке, в силу незнания или отсутствия информации о том, какие именно документы можно полностью перевести в электронный вид.

Когда можно смело отказаться от бумаги

Полностью оказаться от распечатки документов и их хранения на бумаге можно во всех случаях, когда речь идет о юридически незначимых документах. В их бумажных копиях (именно копиях, потому что все документы внутри компании так или иначе создаются в электронном виде) сегодня нет смысла. Служебные записки, заявления на отпуск и масса других внутренних документов могут и должны быть только электронными. Это облегчит жизнь и простым сотрудникам, и руководству, вне зависимости от того, используется в компании система электронного документооборота или нет.

Итак, зафиксируем:

Все документы, не имеющие юридической значимости, могут создаваться только в электронном виде.

img
В зависимости от ситуации

Значительный объем документооборота компании приходится на документы, регулирующие взаимоотношения с контрагентами – поставщиками, покупателями, заказчиками, подрядчиками и т. п. К ним относятся договоры и дополнения к ним, акты приемки-сдачи работ, счета-фактуры. Все они должны визироваться обеими сторонами.

Любой бухгалтер или руководитель скажет, что такие документы нужно хранить в обязательном порядке, и будет прав – ведь они могут потребоваться проверяющим органам, банкам и множеству других организаций, с которыми приходится взаимодействовать компании. Но вовсе необязательно такие документы переводить на бумажный носитель.

Дело в том, что российское законодательство определяет одинаковую юридическую значимость бумажных и электронных документов. Последние могут быть использованы в качестве официальных и приниматься к рассмотрению регулирующими органами и судами. Но при одном условии. Чтобы электронный документ, подписанный двумя сторонами, приобрел юридическую значимость, при его подписании должны использоваться электронные цифровые подписи. Их наличие и является единственным, но обязательным критерием выбора. Если ваша компания и ваши партнеры имеют ЭЦП и используют ее для подписания документов, то распечатывать комплект из договора и закрывашек необязательно, достаточно будет и электронной копии.

Если хотя бы у одной из сторон электронной цифровой подписи нет, то распечатывать и подписывать такие документы нужно обязательно.

Есть и еще одно обстоятельство, на которое следует обратить внимание. Полностью уверенным в действенности электронной цифровой подписи и в том, что у проверяющих органов не возникнет вопросов к документам, сопровождающим сделку, можно быть только в том случае, когда и компания, и ее контрагент используют услуги одного и того же оператора защищенного электронного документооборота. В России работает сразу несколько таких операторов, и роуминга между ними, увы, не существует. Поэтому сторонам сделки, работающим с разными операторами, придется заключать соглашение с каждым из них. Использовать бумажные документы в такой ситуации проще.

Документы, регулирующие отношения с контрагентами распечатываются всегда в случае, если хотя бы одна из сторон не использует электронную цифровую подпись.

img
Когда лучше распечатать документ

Возможность применения электронной цифровой подписи обуславливает необходимость распечатки довольно большого числа документов. И значительная их часть на практике не может быть подписана с использованием ЭЦП практически никогда. Речь идет о документах, которые сопровождают кадровое делопроизводство: трудовых соглашениях, должностных инструкциях, приказах по кадрам (обязательные для ознакомления должны содержать подпись сотрудника). На практике собственные ЭЦП имеют только единицы. При всей развитости в нашей стране государственных услуг в электронном виде в обычной жизни рядового гражданина иметь личную электронную цифровую подпись не имеет никакого смысла.

И организациям приходится мириться с этим обстоятельством. Все документы, обязательные для подписания сотрудниками, должны обязательно распечатываться.

Бумажная копия потребуется и для тех документов, которые устанавливают материальную ответственность сотрудников. Расписки в получении материальных средств, оборудования и подобные документы тоже должны храниться на бумажном носителе. Причина все та же – обязательное визирование.

Обязательно нужно распечатывать все документы по кадровому делопроизводству.

Печатать обязательно

Сегодня существует только один вид документа, который распечатывать нужно в обязательном порядке вне зависимости от того, используется ли в организации система электронного документооборота, пусть и самая совершенная, с ЭЦП и подключением к операторам передачи данных. Всего один – и это хорошая новость.

Плохая новость заключается в том, что этот вид документов весьма распространен в огромном количестве компаний – и крупных, и совсем мелких. Речь идет о товарно-транспортных накладных.

Необходимость оформления ТТН на бумаге обуславливается одним простым, но пока непреодолимым обстоятельством: проверить электронную цифровую подпись в «полевых» условиях, на дороге, невозможно. Ни транспортная инспекция, ни полиция не смогут удостовериться в подлинности такого документа при контроле, а посему любая товарно-транспортная накладная должна в обязательном порядке иметься и на бумажном носителе.

Товарно-транспортные накладные нужно распечатывать в любом случае.

Журнал IT-Expert № 03/2018    [ PDF ]    [ Подписка на журнал ]

Об авторах

Максим Плакса

Максим Плакса

Окончил Историко-архивный институт, преподавал и защитил диссертацию, но в 1997-м изменил исторической науке с ИТ-журналистикой. С тех пор ни разу об этом не пожалел, тем более что считает информатику и источниковедение близкими дисциплинами. Работал в журналах «ИнфоБизнес» и iBusiness.Ru, сотрудничал во многих других изданиях. Больше всего тяготеет к проблематике софтверного бизнеса, но не чужд и других направлений. С удовольствием ведет разговор о мобильности, облаках, инновациях и инфраструктурных проектах.


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Загрузка...

Другие материалы рубрики

Компании сообщают

Мероприятия

16.05.2019 — 25.06.2019
Growth Marketing Summit

онлайн

21.05.2019
Digital Construction Forum 2019

Центр цифрового лидерства SAP Космодамианская наб., 52к7,

24.05.2019
Google Cloud Day

Москва, ул.Балчуг. д. 7, БЦ Балчуг Плаза

27.05.2019
Conference for best brands

Москва, Центр "Открытый мир"

28.05.2019
Smart City 2019: госпроекты и их реализация

Москва, Веранда ЦМТ, Краснопресненская наб., 12