IT ExpertКак это сделатьВ помощь руководителю

Бумага или цифра?

Максим Плакса | 28.03.2018

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Бумага или цифра?

Бумажный документооборот, пожалуй, более всего пострадал от повсеместной цифровизации бизнеса. И дело даже не в распространении систем электронного документооборота. Они часто и с успехом заменяются базовыми средствами Microsoft Office, системами для совместной работы, электронной почтой или даже мессенджерами. В результате объем распечатываемых документов сократился. Однако – не исчез совсем. Более того, полностью отказаться от бумажных документов не может ни одна компания, ни даже индивидуальный предприниматель.

Мы не будем рассматривать ситуацию, связанную с недоверием к электронным документам или просто привычками руководителя (а они во многом определяют работу компании). Гораздо актуальнее остановиться на тех случаях, когда бумажные документы продолжают использоваться организацией по старинке, в силу незнания или отсутствия информации о том, какие именно документы можно полностью перевести в электронный вид.

Когда можно смело отказаться от бумаги

Полностью оказаться от распечатки документов и их хранения на бумаге можно во всех случаях, когда речь идет о юридически незначимых документах. В их бумажных копиях (именно копиях, потому что все документы внутри компании так или иначе создаются в электронном виде) сегодня нет смысла. Служебные записки, заявления на отпуск и масса других внутренних документов могут и должны быть только электронными. Это облегчит жизнь и простым сотрудникам, и руководству, вне зависимости от того, используется в компании система электронного документооборота или нет.

Итак, зафиксируем:

Все документы, не имеющие юридической значимости, могут создаваться только в электронном виде.

img
В зависимости от ситуации

Значительный объем документооборота компании приходится на документы, регулирующие взаимоотношения с контрагентами – поставщиками, покупателями, заказчиками, подрядчиками и т. п. К ним относятся договоры и дополнения к ним, акты приемки-сдачи работ, счета-фактуры. Все они должны визироваться обеими сторонами.

Любой бухгалтер или руководитель скажет, что такие документы нужно хранить в обязательном порядке, и будет прав – ведь они могут потребоваться проверяющим органам, банкам и множеству других организаций, с которыми приходится взаимодействовать компании. Но вовсе необязательно такие документы переводить на бумажный носитель.

Дело в том, что российское законодательство определяет одинаковую юридическую значимость бумажных и электронных документов. Последние могут быть использованы в качестве официальных и приниматься к рассмотрению регулирующими органами и судами. Но при одном условии. Чтобы электронный документ, подписанный двумя сторонами, приобрел юридическую значимость, при его подписании должны использоваться электронные цифровые подписи. Их наличие и является единственным, но обязательным критерием выбора. Если ваша компания и ваши партнеры имеют ЭЦП и используют ее для подписания документов, то распечатывать комплект из договора и закрывашек необязательно, достаточно будет и электронной копии.

Если хотя бы у одной из сторон электронной цифровой подписи нет, то распечатывать и подписывать такие документы нужно обязательно.

Есть и еще одно обстоятельство, на которое следует обратить внимание. Полностью уверенным в действенности электронной цифровой подписи и в том, что у проверяющих органов не возникнет вопросов к документам, сопровождающим сделку, можно быть только в том случае, когда и компания, и ее контрагент используют услуги одного и того же оператора защищенного электронного документооборота. В России работает сразу несколько таких операторов, и роуминга между ними, увы, не существует. Поэтому сторонам сделки, работающим с разными операторами, придется заключать соглашение с каждым из них. Использовать бумажные документы в такой ситуации проще.

Документы, регулирующие отношения с контрагентами распечатываются всегда в случае, если хотя бы одна из сторон не использует электронную цифровую подпись.

img
Когда лучше распечатать документ

Возможность применения электронной цифровой подписи обуславливает необходимость распечатки довольно большого числа документов. И значительная их часть на практике не может быть подписана с использованием ЭЦП практически никогда. Речь идет о документах, которые сопровождают кадровое делопроизводство: трудовых соглашениях, должностных инструкциях, приказах по кадрам (обязательные для ознакомления должны содержать подпись сотрудника). На практике собственные ЭЦП имеют только единицы. При всей развитости в нашей стране государственных услуг в электронном виде в обычной жизни рядового гражданина иметь личную электронную цифровую подпись не имеет никакого смысла.

И организациям приходится мириться с этим обстоятельством. Все документы, обязательные для подписания сотрудниками, должны обязательно распечатываться.

Бумажная копия потребуется и для тех документов, которые устанавливают материальную ответственность сотрудников. Расписки в получении материальных средств, оборудования и подобные документы тоже должны храниться на бумажном носителе. Причина все та же – обязательное визирование.

Обязательно нужно распечатывать все документы по кадровому делопроизводству.

Печатать обязательно

Сегодня существует только один вид документа, который распечатывать нужно в обязательном порядке вне зависимости от того, используется ли в организации система электронного документооборота, пусть и самая совершенная, с ЭЦП и подключением к операторам передачи данных. Всего один – и это хорошая новость.

Плохая новость заключается в том, что этот вид документов весьма распространен в огромном количестве компаний – и крупных, и совсем мелких. Речь идет о товарно-транспортных накладных.

Необходимость оформления ТТН на бумаге обуславливается одним простым, но пока непреодолимым обстоятельством: проверить электронную цифровую подпись в «полевых» условиях, на дороге, невозможно. Ни транспортная инспекция, ни полиция не смогут удостовериться в подлинности такого документа при контроле, а посему любая товарно-транспортная накладная должна в обязательном порядке иметься и на бумажном носителе.

Товарно-транспортные накладные нужно распечатывать в любом случае.

Журнал IT-Expert № 03/2018    [ PDF ]    [ Подписка на журнал ]

Об авторах

Максим Плакса

Максим Плакса

Окончил Историко-архивный институт, преподавал и защитил диссертацию, но в 1997-м изменил исторической науке с ИТ-журналистикой. С тех пор ни разу об этом не пожалел, тем более что считает информатику и источниковедение близкими дисциплинами. Работал в журналах «ИнфоБизнес» и iBusiness.Ru, сотрудничал во многих других изданиях. Больше всего тяготеет к проблематике софтверного бизнеса, но не чужд и других направлений. С удовольствием ведет разговор о мобильности, облаках, инновациях и инфраструктурных проектах.


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Другие материалы рубрики

Компании сообщают

Мероприятия

15.11.2018
Teradata Форум 2018

Москва, Отель «Ритц-Карлтон»

15.11.2018
Docsvision User Day 2018

Москва, ул. Поклонная, д.3 (м. Кутузовская), конференц-центр Newsroom

20.11.2018
Intel® Innovation Day – Осень 2018

Москва, Россия, г.Москва, Новинский бульвар, 8, стр.2 Лотте Отель Москва

22.11.2018
Передача Audio, Video и KVM по IP: решения, опыт, истории успеха

Казань, пр. Фатыха Амирхана, 1A, комплекс «Казанская Ривьера».