IT ExpertКак это сделатьВ помощь руководителю

Как организовать учет рабочего времени сотрудников

Дмитрий Разумовский | 06.08.2018

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Как организовать учет рабочего времени сотрудников

Любой руководитель хочет (да и должен) постоянно быть в курсе, все ли подчиненные на рабочем месте и чем каждый из них занимается. Способов для этого великое множество: от очевидного «встать и самому посмотреть» до специальных систем – с турникетами, видеокамерами и GPS-чипами. Но если весь персонал работает за компьютерами, задача существенно упрощается, и в настоящей статье мы поговорим, как это сделать.

1. С помощью корпоративного мессенджера

Поскольку корпоративный мессенджер создан именно для работы в организации, он более удобен, чем, скажем, обычные Viber или WhatsApp (подробнее на эту тему читайте в статье «Как внедрить корпоративный мессенджер и нужно ли это делать»). Популярные решения подобного типа – HipChat, Slack, Flock.

img

При запуске такого сервиса на компьютере система отмечает каждого вошедшего пользователя как активного, так что и руководитель, и остальные сотрудники всегда могут видеть, кто находится в сети, а значит, включил рабочий компьютер с мессенджером.

У всех перечисленных выше сервисов есть и мобильные приложения, и каждый сотрудник может полноценно пользоваться этим сервисом и с телефона. Но система позволяет проконтролировать, каким образом человек вошел в мессенджер – с телефона или с компьютера. Например, HipChat показывает пользователя активным, только когда он пишет или читает сообщения в телефоне, все же остальное время рядом с его именем будет стоять значок телефона. А вот при входе с компьютера пользователь будет активен всегда, пока тот не выключится или не будет закрыто приложение.

Но у данного метода есть принципиальный недостаток – руководитель не может проконтролировать, что именно делает сотрудник за компьютером: работает или же читает новости, играет, смотрит Youtube, либо просто подходит к компьютеру раз в полчаса, чтобы пошевелить мышью (дабы он не выключился). Да и сам факт прихода сотрудника в офис выявляется не со стопроцентной гарантией.

И еще одно но. Если сотрудник, например, занялся обустройством офиса или ушел на встречу с клиентом, то система будет показывать его как неактивного, хотя он занят именно рабочими вопросами. Так что указанный метод не подходит в тех случаях, когда сотрудники не только работают за ПК, но и выполняют массу других дел, не предполагающих запуска мессенджера.

2. С помощью системы CRM

Данный подход очень похож на предыдущий, только здесь активный статус пользователя показывает не корпоративный мессенджер, а система CRM (Customer Relationship Management – «Управление взаимоотношениями с клиентами»). Практически все подобные системы имеют функцию взаимодействия между сотрудниками: общий чат (здесь можно увидеть, кто из сотрудников в сети, а кто нет) или выделение активных сотрудников при назначении им задания. В панели администратора (а у руководителя обычно есть такие права) практически всегда можно посмотреть общий список сотрудников и тех из них, кто в настоящий момент активен в сети.

img

Пользоваться CRM с телефона неудобно, так что вводить в заблуждение руководителя с помощью мобильного приложения вряд ли кто-то решится.

Таким образом, принципиальные минусы те же: с помощью CRM нельзя отслеживать все действия пользователя за компьютером и сложно контролировать сотрудников, не постоянно работающих за компьютером.

3. С помощью программ слежения

Данные сервисы работают по принципу «родительского контроля», позволяя видеть, когда был включен и выключен компьютер, какие программы запускались и сколько времени работали, на какие сайты пользователь заходил и даже как он выглядел в объективе веб-камеры. То есть по сути они обеспечивают полный контроль действий пользователя за компьютером и идеально подходят для мониторинга деятельности удаленных сотрудников (все-таки в офисе какой-то надзор босс может осуществлять и визуально).

img

В качестве примера таких решений можно назвать Kickidler, HubStaff, «ТаймДоктор» и др. Некоторые агенты устанавливаются на ПК пользователей скрытно и внешне себя не проявляют, другие же (например, HubStaff) пользователь должен сам запустить перед началом рабочего дня.

Но как бы там ни было, руководитель может следить за всем, что делается на компьютере (например, Kickidler позволяет это делать в режиме реального времени). Кроме того, все программы подобного рода делают скриншоты экрана и через некоторое время отправляют их на сервер системы, после чего руководитель может делать выводы об эффективности труда каждого из сотрудников.

img

Еще одна замечательная функция данных сервисов – возможность назначить одни приложения (или сайты) доверенными, то есть нужными в работе, а другие – нет. Тогда программа будет подсчитывать время, потраченное и на работу, и на досуг, что делает ее просто незаменимой при почасовой оплате труда и удаленной работе. Кстати, некоторые подобные решения, например HubStaff, позволяют указать каждому сотруднику стоимость рабочего времени и в конце определенного периода автоматически подсчитывают ему зарплату.

Однако при использовании таких систем следует учесть некоторые правовые нюансы. Например, если сотрудник зашел на свою страницу в соцсети, а руководитель станет хранить или даже распространять содержащуюся там информацию, то здесь явные признаки вмешательства в личную жизнь (даже несмотря на то, что сотрудник, нарушение рабочих правил, сам сделал ее достоянием программы отслеживания). Кроме того, шпионить за сотрудниками без их ведома по меньшей мере неэтично. Поэтому при использовании подобных сервисов рекомендуется извещать об этом всех работников или даже требовать их согласия на такие условия.

* * *

Как видим, возможностей контроля рабочего времени сотрудников у корпоративного компьютера множество, вплоть до самых тотальных. При офисном режиме и сдельной оплате труда продвинутые ИТ-системы могут и не понадобиться, а вот при удаленной работе и повременной оплате без них не обойтись. Благо широкий ассортимент рынка позволяет найти продукт, учитывающий задачи любой степени.

Журнал IT-Expert № 07/2018    [ PDF ]    [ Подписка на журнал ]

Мероприятия

23.10.2018
Северо-Западный форум Cisco

Санкт-Петербург, Гостиница Астория

26.10.2018
Цифровая трансформация для Руководителей и Собственников бизнеса

Москва, Озерковская наб. 26, отель «АКВАМАРИН» (М. Новокузнецкая, Третьяковская), конференц-зал «ЭМЕРАЛЬД» (1 этаж)